Fått i oppgave å skrive referat fra møte. Dropbox har maler for deg

Hvordan du tar notater i et møte begynner med å bare fokusere på det som er viktig med møtet og ha god styring på hvordan du formidler denne informasjonen til andre. Å skrive effektive møterapporter sørger for at alle kan se gjennom det som ble diskutert og ha en felles oppfatning av hva som ble besluttet. Den beste måten for å ta notater på en effektiv måte i møter er å ha en solid struktur på plass i god tid før møtet begynner. For å gjøre det, starter du ganske enkelt med denne møterapportmalen i Dropbox for å opprette ditt eget dokument med møteagenda og listen over deltakere. Deretter kan du, mens møtet pågår, legge til det som blir diskutert og hvem som sier hva. Mot slutten kan du legge til eventuelle gjøremål og tidsfrister ved å legge til @mentions samt nødvendige lenker for kontekst. Til slutt deler du dokumentet med de som deltok på møtet. 

Det er enkelt å lage en mal for møtereferater i Dropbox med Dropbox Paper. Det enkleste er å bruke den eksisterende møterapportmalen i Paper. Eller du kan lage dine helt egne møterapporter eller en mal for møteagenda ved å opprette et helt nytt dokument i Paper. Øverst til høyre i Paper-dokumentet ser du tre prikker som indikerer forskjellige alternativer du kan velge mellom. Klikk på de tre prikkene og bla ned til 'Gjør om til mal'. Derfra blir ditt Paper-dokument en skreddersydd mal som du kan bruke om igjen og om igjen for å holde orden og system i møtenotatene dine uten å måtte begynne på nytt hver gang.

Å holde oversikt over møtenotatene dine er den enkleste ting i verden i Dropbox fordi du kan organisere alt rett der. En av de beste måtene å holde oversikt over møtenotatene dine på er å opprette et organisert arkiveringssystem for alle møtenotatene dine—og andre viktige dokumenter—slik at du og teamet ditt kan se og dele filene på en enkel måte. Å lage et arkiveringssystem for møtenotatene dine er også en fin måte å hjelpe teamet ditt til å samarbeide mer effektivt på også. Da blir det blir enklere for teammedlemmene å aktivt bidra til møtenotatene dine ved å legge til kommentarer i dokumentet for å tydeliggjøre noen av punktene eller legge til viktige gjøremål. 

Du kan få bedre orden på møtenotatene dine ved å dele inn møtene dine etter temaer. Høyst sannsynlig har du ikke bare en type møter på jobben. Det kan for eksempel være halvårlige styremøter, månedlige eller kvartalsvise idédugnader, ukentlige en-til-en-møter, jobbintervjuer eller kanskje arbeidsmøter hvor det er viktig at notatene dine er mer detaljerte. Opprett en egne mappe kalt "Møter" i Dropbox og opprett deretter et system med undermapper etter møtetyper slik at du alltid vet hvor du kan finne viktige møtenotater—uansett hva slags møte det er snakk om.