Komme i gang: Dropbox for administratorer

Gratulerer med valget av Dropbox Business! Denne veiledningen vil hjelpe deg gjennom åtte enkle trinn for å konfigurere kontoen din. Overgangen til Dropbox Business vil gjøre det enklere for teamet å holde seg organisert, samarbeide på en enkel måte og sørge for at filer er trygge.

Som administrator kan du enkelt legge til eller fjerne teammedlemmer, overvåke delingsaktivitet og beskytte bedriftsdata. For å få teamet ditt til å samarbeide så raskt som mulig, anbefaler vi at du fullfører disse trinnene i løpet av de første 30 dagene.

Er det en annen person som kan hjelpe deg med å konfigurere teamet? Les om hvordan du legger til eller endrer en administrator.

Noen merknader før du begynner

1. Gi teamet et område der de kan arbeide sammen

Med et godt organisert teamområde kan teamet begynne å få mest mulig ut av Dropbox Business med én gang. Teamet ditt har et delt arbeidsområde som fungerer som en delt stasjon. Opprett mapper som kun er for visse personer, eller for hele teamet. Standardinnstillingen gir alle tilgang, men du kan endre dette for hver enkelt mappe. Du vil også ha en egen mappe for private filer.

Del mapper i teamområdet, og la personlig arbeid ligge i medlemsområdet.
Del mapper i teamområdet, og la personlig arbeid ligge i medlemsområdet.

Slik kommer du i gang med teamområdet:

  • Opprett først en mappestruktur (du kan alltids oppdatere og legge til noe i den senere). Teamområder fungerer best når du tydelig organiserer mappene dine basert på organisasjonens struktur. Du kan starte med å legge til mapper for hvert underteam, for eksempel «Regnskap», «Salg» og «Markedsføring».
  • Legg til noen arbeidsfiler. Få teamet i gang ved å legge til noen dokumenter, PDF-filer eller regneark. Oppmuntre teamlederne dine til å fortsette arbeidet du startet.
  • Mens du er i gang, kan du vurdere å organisere brukerne dine i grupper basert på teamene eller avdelingene i organisasjonen.

valgurne med hake Konfigurer teamområdet

2. Kommunisere med teamet

Det er viktig å holde alle informert slik at overgangen blir vellykket. Vi har laget noen e-postmaler med de viktigste punktene for å gjøre det så enkelt som mulig å legge til teammedlemmer. Se gjennom en liste over meldingsmaler her, eller opprett din egen.

valgurne med hake Sjekk ut malene

lyspære Visste du?

Hvis et medlem av teamet ditt brukte den arbeidsrelaterte e-postadressen sin til å opprette en separat Dropbox-konto, kan de overføre denne kontoen til Dropbox Business-teamet.

3. Legge til medlemmer på teamet

Avhengig av hvor stor bedriften din er, kan det være lurt å velge noen få pilotbrukere til å teste ut Dropbox-verktøy før de distribueres til hele teamet. Hvis du har færre enn 50 ansatte, er det antakeligvis greit å distribuere til alle på én gang.

Du har to muligheter når du skal invitere brukere til teamet ditt:

valgurne med hake Skriv inn e-postadresser via administratorverktøyet (enkelt, og anbefales for de fleste team)

valgurne med hake Bruk Active Directory Connector eller en partner innen identitetsbehandling (mindre vanlig, men nyttig for bedrifter med mange integrasjoner som allerede er på plass)

4. Gjøre Dropbox enda enklere å bruke med skrivebordsprogrammet

Når programmet er installert, fungerer Dropbox som en hvilken som helst annen mappe på datamaskinen. Dra og slipp (eller høyreklikk) på filer for å flytte dem inn i Dropbox-mappen. De lastes automatisk opp til Dropbox, og du får tilgang til dem fra hvor som helst via skrivebordsappen og mobilappen, eller ved å besøke Dropbox-nettstedet.

valgurne med hake Last ned og installer programmet for Mac, Windows eller Linux

lyspære Visste du?

Dropbox Business-teammedlemmer kan «koble sammen» en privat og arbeidsrelatert konto, noe som betyr at de kan få tilgang til begge kontoene på samme enhet.

Du kan hjelpe medlemmer på teamet ditt med å koble til eller koble fra en privat konto.

6. Spare plass på harddisken med smart synkronisering

Smart synkronisering er en Dropbox-funksjon som gjør det mulig for teamet å se og få tilgang til alle filer og mapper i Dropboxen, rett fra skrivebordet, uten at det tar opp plass på harddisken. Det er den perfekte måten å få tilbake flere gigabyte med lagringsplass på, uten å endre arbeidsflyten til teamet. Nedenfor kan du velge om nye filer skal lastes automatisk ned til teamets datamaskiner, eller om de skal starte som kun på nett.

valgurne med hake Gå gjennom innstillingene for smart synkronisering

6. Beskytte teamet med ytterligere sikkerhetsinnstillinger

Selv om Dropbox som standard følger noen av de mest aksepterte krypterings- og sikkerhetsstandardene, anbefaler vi på det sterkeste at du utfører disse ekstra trinnene for å sørge for at teamet og dataene dine er så sikre som mulig.

valgurne med hake Aktiver to-trinns verifisering (2FA) for hele teamet

valgurne med hake Angi delingstillatelser på tvers av team

valgurne med hake Aktiver Single Sign-On (kun Advanced-team)

lyspære Visste du?

Du kan bruke Dropbox Business til å overføre bedrftsdata fra en server til Dropbox

7. Koble Dropbox til favorittappene dine for produktivitet

Minimer avbrudd i arbeidsflyten ved å koble Dropbox til appene du allerede kjenner og liker. Enten du bruker Google, Microsoft, Adobe, Slack, Salesforce eller Atlassian, har vi sannsynligvis en integrering slik at teamet slipper å bytte mellom verktøy og duplisere arbeid. Ta en titt på den fullstendige listen over partnere, og prøv å koble til minst en tredjepartsapp når du kommer i gang.

valgurne med hake Koble til tredjepartsapper

8. Finne ut mer om Dropbox

Dropbox kan gjøre mye mer enn å synkronisere filer og mapper. Selv om denne veiledningen hjelpder deg med de viktigste trinnene for å komme i gang, kan du og teamet ditt finne ut enda mer med selvstyrte opplæringskurs:

valgurne med hake Sjekk ut kursene

Det var det! Når disse trinnene er fullført, er du ferdig med konfigureringen og klar til å bruke Dropbox sammen med teamet. Her er noen koblinger hvis du vil sjekke ut flere ressurser:

valgurne med hake Finn ut mer om Dropbox i hjelpesenteret

valgurne med hake Kontakt kundestøtten hos Dropbox

valgurne med hake Sjekk om Dropbox er aktiv

 

Hvor nyttig var denne artikkelen?

Vi beklager at du ikke er fornøyd med dette.
Fortell oss hvordan vi kan bli bedre:

Takk for tilbakemeldingen!
Fortell oss hvordan denne artikkelen har hjulpet:

Takk for tilbakemeldingen!

Svar fra nettsamfunnet