Opprett et organisert teamområde
Finn ut hvordan teamet ditt arbeider
Før du begynner å opprette mapper, ta deg litt tid til å forstå teamet ditt sin arbeidsflyt. Oppretting av en skalerbar struktur og navnekonvensjon for teamet ditt betyr mindre vedlikeholdsarbeid senere. Ta i betraktning:
- Arbeider brukerne dine vanligvis alene eller i team?
- Arbeider det én person på hver fil, eller bidrar flere personer med endringer til hver fil?
- Forventer du at filer deles utenfor Dropbox Business-teamet ditt ofte?
- Hvis Dropbox erstatter et eksisterende system, vil du kopiere den mappestrukturen?
- Hvordan foretrekker forskjellige avdelinger å gruppere filene sine?
Velg én av disse 3 mappestrukturene
Etter avdeling
Hvis avdelinger pleier å styre sine egne prosjekter—i motsetning til tiltak som går over hele bedriften—så er denne strukturen ideell. Jobb med ledere for å opprette undermapper som på best måte møter hvert teams behov. Markedsføringsavdelingen ville hatt mapper som Administrator, Annonser, Budsjett, og Logoer, mens IT-avdelingen kunne hatt mapper som Installatører, Nettverk, og Inventar.
Etter kunde
Kundebaserte virksomheter (som konsulentbyråer, eiendomsmeglere, og advokatfirmaer) har vanligvis mapper for generelle formål på toppnivået i teamområdet sitt, samt en for kunder. Inni kundemappen kan du legge til en undermappe for hver kunde, med undermapper for individuelle prosjekter.
etter prosjekt
Hvis bedriften din har flere inntektsstrømmer—for eksempel salg, kundestøtte, og rådgivning—kan det gi mening å la dem lede mappestrukturen din. Du kan velge en undermappestruktur innenfor hver type. I dette eksempelet vil du se et prosjekt organisert etter år, mens det andre er etter kvartal.
Sett opp grupper for å gjøre deling enklere
Grupper lar deg dele mapper med en forhåndsvalgt liste med personer, umiddelbart. Sett opp en gruppe for alle avdelingene som har medlemmer som regelmessig deler filer med hverandre. Grupper lar deg dele mapper med en avdeling raskt, i stedet for å invitere medlemmer én etter én. Og når de blir lagt til i grupper, får nye personer som blir med automatisk tilgang til avdelingens delte mapper.
Organiser med standardiserte mappenavn.
Diskuter med teamet ditt hvordan du skal navngi filer og mapper etter du har opprettet strukturen og grupper. Etablering av en effektiv navngivningskonvensjon vil gjøre det lettere for alle å finne det de trenger, spesielt ettersom antallet av filer i teamområdet ditt bygger seg opp. Her er et par tips:
- Månedlige mapper bør navngis i ÅÅÅÅ-MM-formatet slik at de vises i kronologisk rekkefølge.
- Hvis du organiserer etter kunde, og bedriften din bruker kundekoder, vil det hjelpe folk med å finne hva de trenger hvis du setter hver kundes kode først i kundens mappenavn.
Styr hvem som ser hva
Mapper opprettet i teamområdet ditt er synlige for alle på teamet, men det betyr ikke at alle har tilgang til dem. Fra administratorverktøyet kan administratorer legge til og slette enkeltpersoner og grupper fra mapper, og velge om mapper kan redigeres eller kun vises.
Bruk mapper til å kontrollere tilgang
Oppretthold teamområdet ditt.
Etter at du har invitert teammedlemmer og de legger til innhold i teamområdet, har du noen tips her for å holde orden:
- Flytt ferdige prosjekter til arkivmapper. Bruk deretter Dropbox sin smart synkronisering til å markere disse som "Kun på nettet" og frigjøre plass på teammedlemmers harddisker.
- Administratorer kan logge inn som et teammedlem for å få tilgang til tillatelser for alle mapper brukeren har delt.
- Oppdater gruppemedlemskap når folk flytter til forskjellige team.
- Tilbakekall tilgang til bedriftsdata ved å suspendere eller slette teammedlemmer som har forlatt selskapet.
Se et eksempel
Her er en mappestruktur inspirert av eksempler delt av Dropbox Business-kunder. Ikoner med blå personer er medlemmer av teamet, mens ikoner med grå personer er medlemmer som er utenfor bedriften.
