Opprett et organisert teamområde

Sett opp mapper for å hjelpe alle med å finne det de trenger raskt. Denne guiden gir de beste fremgangsmåtene og noen få eksempler, slik at du kan opprette ett enkelt område for filene til teamet ditt.

Finn ut hvordan teamet ditt arbeider

Før du begynner å opprette mapper, ta deg litt tid til å forstå teamet ditt sin arbeidsflyt. Oppretting av en skalerbar struktur og navnekonvensjon for teamet ditt betyr mindre vedlikeholdsarbeid senere. Ta i betraktning:

  • Arbeider brukerne dine vanligvis alene eller i team?
  • Arbeider det én person på hver fil, eller bidrar flere personer med endringer til hver fil?
  • Forventer du at filer deles utenfor Dropbox Business-teamet ditt ofte?
  • Hvis Dropbox erstatter et eksisterende system, vil du kopiere den mappestrukturen?
  • Hvordan foretrekker forskjellige avdelinger å gruppere filene sine?

Sett opp grupper for å gjøre deling enklere

Grupper lar deg dele mapper med en forhåndsvalgt liste med personer, umiddelbart. Sett opp en gruppe for alle avdelingene som har medlemmer som regelmessig deler filer med hverandre. Grupper lar deg dele mapper med en avdeling raskt, i stedet for å invitere medlemmer én etter én. Og når de blir lagt til i grupper, får nye personer som blir med automatisk tilgang til avdelingens delte mapper.

Opprette en ny mappe i teamområdet delt med Business Development Group

Organiser med standardiserte mappenavn.

Diskuter med teamet ditt hvordan du skal navngi filer og mapper etter du har opprettet strukturen og grupper. Etablering av en effektiv navngivningskonvensjon vil gjøre det lettere for alle å finne det de trenger, spesielt ettersom antallet av filer i teamområdet ditt bygger seg opp. Her er et par tips:

  • Månedlige mapper bør navngis i ÅÅÅÅ-MM-formatet slik at de vises i kronologisk rekkefølge.
  • Hvis du organiserer etter kunde, og bedriften din bruker kundekoder, vil det hjelpe folk med å finne hva de trenger hvis du setter hver kundes kode først i kundens mappenavn.
Klikk inn på Marketing-undermappen, endre navn på den øverste mappen til Design, dra to filer inn.

Styr hvem som ser hva

Mapper opprettet i teamområdet  ditt er synlige for alle på teamet, men det betyr ikke at alle har tilgang til dem. Fra administratorverktøyet kan administratorer legge til og slette enkeltpersoner og grupper fra mapper, og velge om mapper kan redigeres eller kun vises.

Klikk på administrer for å se hvem som har tilgang til en mappe, og legg til medlemmer med visnings- eller skrivetilgang.

Bruk mapper til å kontrollere tilgang

Blå mappe med bygningsikon

Teammappe

Dette deles automatisk med hele teamet ditt, men du kan kontrollere hvem som har visnings- eller skrivetilgang, og dele med personer utenfor teamet ditt.

Blå mappe med minusikon

Begrenset mappe

Dette opprettes når du inviterer spesifikke personer eller grupper til en mappe innenfor teamområdet. Kun personene eller gruppene som du utpeker kan se eller endre dette innholdet.

Lilla mappe med personikon

Teammedlemsmappe

​​Hvert teammedlem har en mappe med innhold som er privat som standard. De er oppkalt etter brukeren, og brukere kan velge å dele filer og mapper inni.

Blå mappe med to-personer-ikon

Delt mappe

Dette lar brukere dele innhold i teammedlemsmappen sin. Når brukere inviteres, kan de legge dette til i medlemsmappen sin for å holde den privat, eller til en teammappe for å holde andre oppdatert.

Oppretthold teamområdet ditt.

Etter at du har invitert teammedlemmer og de legger til innhold i teamområdet, har du noen tips her for å holde orden:

  • Flytt ferdige prosjekter til arkivmapper. Bruk deretter Dropbox sin smart synkronisering til å markere disse som "Kun på nettet" og frigjøre plass på teammedlemmers harddisker.
  • Administratorer kan logge inn som et teammedlem for å få tilgang til tillatelser for alle mapper brukeren har delt.
  • Oppdater gruppemedlemskap når folk flytter til forskjellige team.
  • Tilbakekall tilgang til bedriftsdata ved å suspendere eller slette teammedlemmer som har forlatt selskapet. 
Fremhev flere filer og velg smart synkronisering > kun på nett, slik at de ikke tar opp lokal harddiskplass.

Se et eksempel

Her er en mappestruktur inspirert av eksempler delt av Dropbox Business-kunder. Ikoner med blå personer er medlemmer av teamet, mens ikoner med grå personer er medlemmer som er utenfor bedriften.

Mappehierarki som dekker hele bedriften med mapper organisert etter avdeling, kunder, og prosjekter, som viser hvem som har tilgang til hva