Lagringsenheter

Hvordan konfigurerer jeg lagringsenheter som en fildelingsløsning?

Som med e-post, krever ikke implementering av en fildelingsløsning med lagringsenheter noe ekstra konfigurering. Du må imidlertid bruke litt tid på å vurdere hva slags lagringsenheter du ønsker å bruke.

Lagringsenheter

  • Kjøp det nødvendige antallet lagringsenheter
  • Gjør dem tilgjengelige for teamet

Dropbox

  • Registrer deg for Dropbox
  • Last ned Dropbox-programmet

Lagringskapasitet er viktig, men husk også på at enheten vil sendes mye rundt. Dette gjør at enheter med bevegelige deler, som alle andre harddisker enn SSD-harddisker, kan utsettes for skade.

For å komme i gang med Dropbox, må du opprette en konto og laste ned Dropbox-programmet. Denne innsatsen er vel verdt det, når du ser hvor enkelt det er å dele filer over Internett.


Hvordan deler jeg en fil med et medlem av teamet?

Det å bruke en lagringsenhet som fildelingsløsning er på mange måter som å bruke FTP, men i stedet for å laste filer opp og ned, sender du «serveren» fysisk rundt. De har derfor det samme problemet som FTP, nemlig å holde filene synkroniserte.

Lagringsenheter

  • Koble lagringsenheten til datamaskinen
  • Kopier filen fra datamaskinen til lagringsenheten
  • Løs ut lagringsenhet på en trygg måte
  • Gå bort til teammedlemmet og koble den til teammedlemmets datamaskin
  • Kopier filen fra lagringsenheten til datamaskinen
  • Løs ut lagringsenhet på en trygg måte
  • Gjenta prosessen hver gang du vil dele en oppdatering

Dropbox

  • Opprett en ny mappe i Dropboxen for å dele dokumenter med teamet ditt
  • Høyreklikk på mappen og del dem med teammedlemmene
  • Plasser en fil i den delte mappen på datamaskinen din. Filen dukker automatisk opp i teammedlemmenes Dropbox-mapper
  • Når noen redigerer filen, vil alle de andres kopi automatisk synkroniseres

Lagringsenheter er et mye mer intuitivt alternativ enn et system som FTP, siden det ikke kreves noen spesiell programvare (og heller ikke Internett-tilkobling). Lagringsenheter kan imidlertid være vanskelige å ha med å gjøre dersom forskjellige plattformer benyttes. Siden Mac og PC bruker forskjellig filsystem, er det ikke alltid like enkelt å dele filer på tvers av operativsystemene.

Det å konfigurere en delt Dropbox-mappe krever en liten innsats, men så fort du er ferdig, vil den erstatte lagringsenhetene på en effektiv måte. Den vil også automatisk oppdaterer dine kollegers filer når du foretar en endring, noe som betyr at du ikke trenger reise deg og gå til den andre siden av kontoret hver gang du ønsker å dele en oppdatering med kollegene dine.


Hvordan deler jeg en fil med en klient?

Lagringsenheter kan være en helt grei løsning for samarbeid internt, men begrensningene blir tydelige når du prøver å dele dokumenter med en klient som sitter på et annet fysisk sted enn teamet ditt.

Det å gi en klient en minnepinne eller et SD-kort er enkelt nok. Men hvis de trenger hyppige fremdriftsrapporter, er det utrolig upraktisk at du og klienten fysisk må møtes hver gang en fil skal overføres.

Lagringsenheter

  • Koble lagringsenheten til datamaskinen
  • Kopier ønsket fil over på lagringsenheten
  • Løs ut lagringsenhet på en trygg måte
  • Gi lagringsenheten til klienten

Dropbox

  • Høyreklikk på filen i Dropbox-mappen
  • Velg menyelementet Del Dropbox-kobling for å generere en delbar kobling
  • Send koblingen til klienten. Den kan vises eller lastes ned i hvilken som helst nettleser

Dropbox gjør deling av dokumenter med klienter mye enklere. Siden filene overføres over Internett, trenger du ikke besøke klientene for å vise frem de nyeste versjonene av filene.


Hvordan deler jeg store filer?

Håndtering av store filer er en av styrkene til lagringsenheter. I motsetning til e-postservere, som har grenser for hvor store filer kan være, eller FTP-servere som krever dedikert programvare, er deling av store dokumenter via en lagringsenhet en intuitiv prosess.

Lagringsenheter

  • Enheter formatert med FAT32-filsystemet har en maksimal filstørrelse på 4 GB
  • Den eneste andre grensen for filstørrelsen er kapasiteten til lagringsenheten
  • Store filer må kopieres på nytt hver gang en endring utføres

Dropbox

  • Det er ingen begrensninger på filstørrelse når du laster opp via Dropbox-programmet
  • Når du oppdaterer en tidligere opplastet fil, er det bare de endrede delene av filen som sendes til Dropbox

Siden det ikke er nødvendig med en nettverkstilkobling når man bruker lagringsenheter, er overføringen av filer en utrolig rask prosess hvis personen du skal dele filene med er i nærheten. Men Mac og PC bruker forskjellig filsystem, og begge formatene har sin egen begrensning på filstørrelse og størrelse på volum.

Dropbox kombinerer fordelene lagringsenheter har, med bekvemmeligheten Internett byr på. Store dokumenter håndteres på samme måte som små dokumenter, så du trenger ikke tenke over om samarbeidet omfatter små eller store filer. Selv om den første opplastingen kanskje tar lengre tid enn å kopiere en fil over på en lagringsenhet, laster Dropbox deretter bare opp delene av filen som endres, noe som gjør etterfølgende oppdateringer mye mer effektive.


Hvordan kan jeg samarbeide med andre i samme fil?

Når to personer jobber i samme fil samtidig, resulterer det ofte i en konflikt: hvilke endringer skal aksepteres? Måtene man kan håndtere dette problemet på, er svært forskjellige når man bruker lagringsenheter i motsetning til å jobbe med Dropbox.

Lagringsenheter

  • Lagringsenheter støtter ikke konfliktløsning
  • Den nyeste kopien av filen overskriver alle andres arbeid
  • Løsningen er ofte å «sjekke ut» filene, så det er bare én person som kan redigere dem til enhver tid

Dropbox

  • Når en konflikt oppstår, beholder Dropbox en kopi av begge filene
  • Dette lar deg vise begge brukernes endringer, så du kan avgjøre hvordan de skal slås sammen

Det å håndtere konflikter på en lagringsenhet er sårbart overfor menneskelige feil. Siden det bare finnes én «gjeldende» utgave av dokumentet på lagringsenheten, er det lett å miste endringer ved å overskrive filen. Teamet er nødt til å være veldig forsiktig for å sikre at bare én person redigerer av gangen.

Måten kopier i konflikt oppfører seg på i Dropbox, gjør at du ikke trenger bekymre deg for å overskrive en annens arbeid. Hvis to personer tilfeldigvis redigerer den samme filen samtidig, advarer Dropbox deg om konflikten og lar deg bestemme hvordan endringene fra begge kopiene skal integreres.


Hvordan administrerer jeg gamle versjoner av en fil?

I likhet med en FTP-server, kan ikke lagringsenheter spore filendringer. Dette introduserer risikoen for å miste viktige endringer, siden det ikke er mulig å gå tilbake å hente en gammel kopi av filen hvis den ble skrevet over ved et uhell.

Lagringsenheter

  • Lagringsenheter støtter ikke filversjonskontroll
  • En vanlig løsning er å kopiere filen og endre navnet på den, så det inneholder et versjonsnummer

Dropbox

  • Høyreklikk på filen i Dropbox-mappen
  • Velg menyelementet Vis tidligere versjoner for å liste opp filens historikk
  • Velg den ønskede versjonen og klikk Gjenopprett

Dropbox har integrert versjonskontroll, så du trenger ikke bekymre deg for at data skal gå tapt. Hver eneste lagrede redigering blir registrert i bakgrunnen, og du kan finne fram den fullstendige historikken til en fil med noen få museklikk.