VPN

Hvordan konfigurer jeg VPN som en fildelingsløsning?

Det kreves nøye konfigurasjon og løpende vedlikehold å oppnå sikkerhet og enkel bruk på et VPN. Vi anbefaler at de fleste bedrifter samarbeider med IT-eksperter for å konfigurere og vedlikeholde et VPN.

VPN

  • Samarbeid med IT-avdelingen for å kjøpe en VPN-server
  • Få IT-avdelingen til å konfigurere en VPN-konto for alle brukere
  • Samarbeid med IT-avdelingen for å kjøpe en filserver som skal brukes til VPN
  • Opprett en delt mappe på filserveren og gi tillatelser til de ønskede brukerne
  • Installer en VPN-klient på datamaskinen til hver enkelt bruker, og konfigurer tilgang
  • Tilordne en nettverksstasjon til den delte mappen på datamaskinen til hver bruker

Dropbox

  • Registrer deg for Dropbox
  • Last ned Dropbox-programmet

Bortsett fra konfigurasjon av VPN-serverne, må IT-avdelingen opprette en konto for alle brukere, legge til hensiktsmessige tillatelser på delte mapper på filserveren, overvåke ytelse, forhindre skadeprogrammer og lære opp nye brukere i å koble til VPN-nettverket.

Selv om både VPN og Dropbox kan brukes til å forenkle fildeling via, f.eks. en delt mappe, er det å konfigurere disse mappene mye mer intuitivt med Dropbox. Det krever ingen tekniske ferdigheter å legge til brukerkontoer. Det er like enkelt som å skrive inn en e-postadresse, og teamet har minimalt med programvare å lære seg.


Hvordan deler jeg en fil med et medlem av teamet?

Med VPN kan teamet behandle delte filer på samme måte som lokale filer på harddisken. Du kan redigere filer der de er, og du slipper å manuelt laste opp og ned fra serveren, slik du må med FTP. Et kompromiss er at all interaksjon med filen skjer over en nettverkstilkobling, noe som betyr at ytelse er avhengig av Internett-tilkoblingen og VPN-serverens evne til å håndtere forespørsler.

VPN

  • Åpne VPN-programvaren
  • Skriv inn serveradressen og VPN-kontoens brukernavn og passord
  • Vent til VPN-serveren har bekreftet påloggingsinformasjonen
  • Koble til filserveren
  • Legg til filen til den delte nettverksstasjonen som ble opprettet tidligere
  • Filen kommer automatisk fram på den delte nettverksstasjonen til teammedlemmene
  • Når noen redigerer filen, vil endringene automatisk være tilgjengelig for resten av teamet – med én gang

Dropbox

  • Opprett en ny mappe i Dropboxen for å dele dokumenter med teamet ditt
  • Høyreklikk på mappen og del dem med teammedlemmene
  • Plasser den ønskede filen i den delte Dropbox-mappen på datamaskinen din
  • Filen dukker opp i teammedlemmenes Dropbox-mapper
  • Når noen redigerer filen, vil alle de andres kopi automatisk oppdateres.

I utgangspunktet kan det virke som om Dropbox og VPN leverer lignende brukeropplevelser når det gjelder deling av filer: filene kan redigeres direkte (ikke nødvendig å laste ned) og endringene vises automatisk i teamets delte mapper. Dropbox gir imidlertid hver enkelt bruker sin egen lokale kopi av alle dokumentene, noe som gjør det mye enklere å bla gjennom og redigere filene.

I motsetning til VPN, som bare lar deg samhandle med filer mens du er koblet til nettverket, kan du med Dropbox lagre filene og ha tilgang og redigere filene mens du er frakoblet. Dropbox vil laste opp eventuelle endringer så fort du kobler deg til Internett igjen. Dropbox vil også opprette en kopi i konflikt hvis flere brukere redigerer den samme filen samtidig, i stedet for å låse andre brukere i skrivebeskyttet modus.


Hvordan deler jeg en fil med en klient?

Deling av filer med klienter via VPN kan være vanskelig, siden du ikke vil gi en som ikke er ansatt ubegrenset tilgang til hele nettverket. Det er både lettere og tryggere å installere Dropbox eller et annet system for å dele filer med en klient.

Hvis du insisterer på å bruke VPN, kan du bruke Secure Sockets Layer (SSL) VPN. Det er en mindre vanlig utgave av standarden som lar systemadministratorer begrense tilgang til spesifikke servere eller filer på det private nettverket.

VPN

  • Samarbeid med IT-avdelingen fra starten av for å sikre at serveren kan konfigureres som et SSL VPN
  • Få IT-avdelingen til å opprette en SSL VPN-konto for klienten. Denne kontoen skal bare ha tilgang til nødvendige servere og filer.
  • Gi klienten VPN-kontoinformasjonen
  • Klientene kan logge inn på SSL VPN-nettverket ved hjelp av en hvilken som helst nettleser
  • Alle tillatte ressurser, inkludert filservere, delte mapper og filer, vises i nettgrensesnittet

Dropbox

  • Høyreklikk på filen i Dropbox-mappen
  • Velg menyelementet Del Dropbox-kobling for å generere en delbar kobling
  • Send koblingen til klienten. Klienten kan vise eller laste ned filen med en hvilken som helst nettleser

Med de delbare koblingene i Dropbox, kan du bestemme nøyaktig hvilke filer kundene kan se. For å få tilgang til filene klikker kunden ganske enkelt på koblingen, noe som fjerner behovet for å bruke komplisert VPN-programvare. Du har også muligheten til å legge til passord og utløpsdatoer for koblinger hvis du bruker Dropbox Pro eller Dropbox Business. Du kan dessuten fjerne tilgangen til et dokument når som helst ved å deaktivere koblingen.


Hvordan deler jeg store filer?

Store filer kan være et problem for VPN. Hver gang du lagrer, sendes hele filen via VPN-tilkoblingen til filserveren for det private nettverket. Dette er lite effektivt for store filer.

Én løsning er å flytte filen fra nettverksstasjonen til en lokal harddisk for å gjøre endringer, og deretter flytte den tilbake til nettverksstasjonen når du er ferdig. Resultatet er den samme ineffektive arbeidsflyten som med FTP, med opplasting og nedlasting av filer – noe som gjør det vanskelig å holde filer synkronisert med resten av teamet.

VPN

  • Det er ingen størrelsesbegrensninger for overføring av filer med VPN
  • Det å jobbe med store filer kan være vanskelig siden VPN er avhengig av å være tilkoblet til Internett
  • Store filer må sendes på nytt hver gang det foretas en endring

Dropbox

Den integrerte versjonskontrollen i Dropbox registrerer hver eneste redigering i bakgrunnen. Du kan hente den fullstendige historikken til et dokument med et par museklikk, noe som sikrer at du ikke vil slette informasjon ved et uhell.


Hvordan administrerer jeg gamle versjoner av en fil?

En filserver har bare én enkelt, gjeldende kopi av hver fil. Den kjenner ikke til filhistorikken, så det er fare for å miste data. Hvis for eksempel en av brukerne sletter deler av informasjonen og laster dokumentet opp til serveren igjen, er denne informasjonen borte for godt.

VPN

  • VPN støtter ikke versjonskontroll for filer
  • En vanlig løsning er å kopiere filen og endre navnet på den, så det inneholder et versjonsnummer

Dropbox

  • Høyreklikk på filen i Dropbox-mappen
  • Velg menyelementet Vis tidligere versjoner for å liste opp filens historikk
  • Velg den ønskede versjonen og klikk Gjenopprett

Når filene dine bor hos Dropbox, registreres hver eneste lagring i filene. Hvis du innser at viktige data ble slettet for en stund siden, kan du hente tilbake dataene med noen få museklikk. På samme måte som med fildeling, skjer dette helt automatisk – du trenger aldri tenke på versjonskontroll før du ønsker å ta en titt på en gammel kopi av en fil.


Hvordan får jeg tilgang til filer på mobilenhetene mine?

De fleste VPN-klientene for mobile enheter fokuserer bare på å etablere en kryptert forbindelse. Dette er nyttig for sikker nettsurfing, sending av e-post og VoIP, men er ikke mye til hjelp når det gjelder fildeling. Det er vanligvis opp til et annet program å tilordne en nettverksstasjon og få tilgang til bedriftens delte filer, og noen krever til og med egen konfigurasjon av IT-avdelingen.

VPN

  • Bruk den integrerte VPN-støtten eller installer en VPN-app på den mobile enheten
  • Koble til VPN-nettverket ved å skrive inn serveradressen, samt brukernavnet og passordet
  • Tilordne en nettverksstasjon med et tredjeparts program og få tilgang til filen på samme måte som på datamaskinen din
  • Redigering av dokumenter krever en stabil Internett-forbindelse

Dropbox

  • Last ned mobilapplikasjonen for Dropbox
  • Logg på kontoen og forhåndsvis dokumentene rett fra Dropbox-mobilappen
  • Når du bruker Dropbox-tilknyttede mobilapper som Microsoft Office, blir alle endringer du foretar, synkronisert over alle enhetene

Med mobilappen til Dropbox slipper du å opprette en VPN-tilkobling. Alt du trenger gjøre, er å logge deg på Dropbox første gang du åpner programmet. Når du er logget på, har du et fullverdig filsystem på den mobile enheten. Du kan bla gjennom filer, redigere dem med tredjepartsapper og lage delbare koblinger, på samme måte som du ville gjort fra den delte mappen på datamaskinen din.

Mobil VPN-programvare er spesielt utsatt for å miste tilkoblingen (f.eks. når du kjører gjennom en tunnel). Avhengig av VPN-programvaren og redigeringsapplikasjonen, kan dette forhindre deg fra å jobbe på filene når du ikke har en stabil tilkobling. Med Dropbox løses dette problemet ved at du kan laste ned filer til offline bruk.