De vacatureportal maakt gebruik van Dropbox Business om eenvoudig marketingmaterialen te delen met klanten. Hierdoor wordt de klantenservice verbeterd en de IT-afdeling minder belast.

ABSOLVENTA, een vacatureportal

De belangrijkste resultaten voor ABSOLVENTA

Een snellere en eenvoudigere samenwerking

Meer tijdbesparing door de verminderde behoefte aan IT-ondersteuning

Een betere beveiliging van bedrijfsgegevens

De uitdaging

Serverproblemen stimuleren de zoektocht naar een nieuwe oplossing

Voordat Dropbox Business werd geïmplementeerd, werkte ABSOLVENTA met een eigen infrastructuur van bestandsservers. Alle kennis van het bedrijf stond op die servers, die veel onderhoud vergden van de IT-afdeling. Na verloop van tijd gingen de harde schijven problemen vertonen. Op de bestandsservers van het bedrijf stonden gespiegelde harde schijven en het bedrijf had natuurlijk back-ups, maar het vervangen van HDD en opnieuw creëren van RAID kostte veel tijd en moeite. 'Nu ik eraan terugdenk, was het een riskante oplossing. Toen onze servers problemen gingen vertonen, gingen we op zoek naar een solide en betrouwbare oplossing die onze gegevens veilig zou stellen', aldus Markus Waitl, lid van het ontwikkelaarsteam van het bedrijf.

De oplossing

Een naadloze gegevensoverdracht

Veel medewerkers werkten al met Dropbox en hadden eigen accounts, dus de functies en mogelijkheden waren niet nieuw voor ze. Uiteindelijk besloot ABSOLVENTA Dropbox Business aan te schaffen vanwege zijn eenvoud en gebruikersvriendelijkheid. De gegevensoverdracht vanaf oude bestandsservers werd naadloos geregeld via de Dropbox-desktopapp. Het bedrijf kon de bestaande bestandsstructuur behouden en deze spiegelen naar de cloud. Nu heeft elke medewerker een Dropbox Business-licentie en zijn alle teams in ABSOVENTA overgestapt naar de cloud, zonder dat ze ook maar iets hebben gemist. Het marketingteam van ABSOLVENTA maakt behalve van Dropbox Business ook gebruik van Paper om intern en extern kennis te delen. Persberichten en fotomateriaal worden extern gedistribueerd via Dropbox en een interne marketingnieuwsbrief wordt maandelijks in Paper geschreven en gedeeld met medewerkers. De salesteams delen materiaal met klanten via Dropbox. Zoals Markus aangeeft: 'Klanten herkennen Dropbox wanneer we ze een gedeelde link sturen, waardoor het veel gemakkelijker is om materiaal extern te delen.

De resultaten

Meer tijd voor ontwikkeling

De implementatie van Dropbox Business heeft iedereen, maar vooral de IT-afdeling, veel tijd bespaard. Aangezien ABSOLVENTA een klein bedrijf is, houden de IT-experts zich niet uitsluitend bezig met het beheren van computers en servers. Het beheer van de bestandsserver lag volledig in handen van het ontwikkelingsteam, programmeurs die nu hun handen volledig vrij hebben om aan het product te werken. Werkzaamheden als het onderhoud van servers, het maken van back-ups en het herstellen van verloren bestanden zijn nu niet meer nodig. 'De verantwoordelijkheid hiervoor wordt gedeeld door alle medewerkers, omdat ze hun gegevens opslaan in Dropbox en deze nu gemakkelijk kunnen terughalen zonder de hulp van IT. Risicobeheer is ook niet meer nodig, omdat je precies kunt zien hoe alles is gelopen en we de beveiliging hebben die we nodig hebben', voegt Markus toe. Hij kan de gewonnen tijd weer investeren in ontwikkeling, wat belangrijk is voor de innovatie en voortgang bij ABSOLVENTA. Inbellen via VPN voor toegang tot de bestanden van het bedrijf hoeft ook niet meer. Alles is onmiddellijk beschikbaar waar er een internetverbinding is. Het advies van Markus voor andere bedrijven: 'Als je op zoek bent naar een betrouwbare bestandsserveroplossing die tegelijkertijd de samenwerking tussen medewerkers verbetert, dan is Dropbox de partner die je zoekt.'

De beste oplossing voor delen en opslag in jouw bedrijf

of nu kopen