Het taaltechnologiebedrijf gebruikt Dropbox Business om eenvoudig en veilig wereldwijd scripts en opnamen te delen. Hierdoor kan het bedrijf de verzendkosten aanzienlijk verlagen en heeft het ook geen last meer van verloren harde schijven.

De belangrijkste resultaten voor Appen

Versnelde overdracht van grote bestanden

Aanzienlijke tijd- en kostenbesparingen

Minder tijd besteden aan het oplossen van problemen

De uitdaging

Een flinke vertaalslag

Voor de clienttechnologie, zoals spraakherkennings- of tekst-naar-spraaksystemen, moeten spraakpatronen, dialecten en de uitspraak van woorden op accurate wijze worden vastgelegd. Daarom stuurt Appen regelmatig teams naar tal van plaatsen in Afrika, Azië, Europa en Noord-Amerika. Medewerkers kunnen maar liefst zes maanden veldwerk doen, waarbij ze gesprekken en scenario's opnemen die enorme hoeveelheden gegevens opleveren. Omdat sommige klanten van Appen projecten snel afgerond willen hebben, moeten medewerkers ter plaatse in staat zijn de opnamen zo snel mogelijk terug te sturen naar de Appen-vestigingen in de VS, Australië en de Filipijnen. Eerder werkte het bedrijf met handgeprogrammeerde FTP-oplossingen, het versturen van harde schijven en zelfs het heen en weer vliegen van medewerkers met gegevensopslagapparaten, zodat ze er zeker van konden zijn dat er niets verloren zou gaan of gestolen zou worden. Maar elk van die methoden bracht weer eigen problemen met zich mee in termen van snelheid en efficiëntie. Stephen Norris, VP of Operations for Language Resources bij Appen, verklaart: 'De tools die we hebben ontwikkeld voor het kopiëren van gegevens vereisten allemaal handmatige handelingen en waren niet erg betrouwbaar. Met verschillende tijdzones en logistieke problemen kon het wel drie tot vier dagen duren om ons IT-team op één lijn te krijgen met de teams in het veld, waardoor veel tijd verloren ging.' Tijdens één specifiek lastig project betrapte Norris zichzelf op de gedachte dat het delen van bestanden zo veel eenvoudiger zou zijn 'als het gewoon net zo soepel zou verlopen als met Dropbox.' Het ontwikkelteam van Appen gebruikte Dropbox al en had geweldige resultaten geboekt. 'Ik maakte me wel wat zorgen of Dropbox de grote hoeveelheden gegevens die wij verzenden, zou aankunnen', bekent Norris. 'Maar volgens het ontwikkelteam was het aanmerkelijk sneller dan het oude systeem. Ze gaven ons het vertrouwen dat Dropbox gewoon werkt.'

'Dropbox Business is ongelooflijk betrouwbaar en degelijk. Ik loop al sinds de jaren negentig rond in de technologiebranche en het is heel verrassend om een product te vinden dat ook echt doet wat wordt beloofd.'

Stephen Norris, VP van het Language Resources-team, Appen

De oplossing

Betrouwbaar synchroniseren in de praktijk

Norris besloot Dropbox Business voor iedereen in het Language Resources-team uit te rollen en kwam er snel achter dat Dropbox probleemloos terabytes aan gegevens kon synchroniseren. In het synchronisatieproces van Dropbox verloopt de bestandsoverdracht sneller omdat het downloaden van bestanden wordt gestart terwijl het uploaden nog aan de gang is. Zo kunnen duizenden uren audio-interviews snel worden gedeeld met het hoofdkantoor van Appen in Sydney. 'Met Dropbox kunnen wij enorme hoeveelheden gegevens verzenden zonder dat iemand zijn handen vuil hoeft te maken', aldus Norris. 'Vroeger moesten mensen vragen of de overdracht gelukt was, maar nu hoeven ze maar in de mappen te kijken en zien ze actuele informatie.' Waar ter wereld de medewerkers van Appen zich ook bevinden of welk apparaat ze ook gebruiken, met Dropbox Business blijven ze verbonden. Norris zegt: 'Dropbox Business is ongelooflijk betrouwbaar en degelijk. Ik loop al sinds de jaren negentig rond in de technologiebranche en het is heel verrassend om een product te vinden dat ook echt doet wat wordt beloofd.' Zelfs wanneer Appen-medewerkers op locaties zijn met een trage internetverbinding (of helemaal geen internetverbinding), hapert de synchronisatie van Dropbox nooit. De technologie zorgt ervoor dat de overdracht automatisch wordt hervat, en dat garandeert dat bestanden volledig worden gesynchroniseerd. Of zoals Norris uitlegt: 'Wanneer de internetverbinding ermee ophoudt en weer wordt hervat, merkt Dropbox dat en wordt de synchronisatie weer opgepakt op het punt waar het was gebleven.'

'We hebben vestigingen in Sydney, de Filipijnen en Pakistan, met personeel in Nieuw-Zeeland, Australië, Europa en de VS. Al die locaties met elkaar proberen te coördineren met een andere oplossing dan Dropbox Business zou gekkenwerk zijn.'

Stephen Norris, VP van het Language Resources-team, Appen

De resultaten

Besparing van tijd en kosten

Toen Appen nog werkte met bezorgdiensten voor het transport van harde schijven, gaf het bedrijf tienduizenden dollars uit om te garanderen dat bestanden snel zouden worden afgeleverd. En volgens Norris: 'Van alles moest een back-up worden gemaakt omdat er natuurlijk schijven zoekraakten. Dat was heel irritant.' Dropbox Business voorkomt niet alleen dat Appen zich zorgen maakt over verloren bestanden, het bespaart het bedrijf ook verzendkosten. Ook hoeven er geen personeelskosten meer te worden gemaakt voor FTP-oplossingen. 'Degene die onze FTP-site bijhield, heeft minstens een jaar lang ongeveer een derde van zijn tijd besteed aan het oplossen van problemen en het uitleggen hoe mensen ermee moesten werken', aldus Norris. Met Dropbox kunnen medewerkers productiever werken en de aandacht richten op de voortgang van projecten. Volgens Norris kost het met Dropbox veel minder tijd om gegevens naar de Appen-vestigingen te krijgen, waardoor de producten sneller klaar zijn. Ook is er een kleiner risico dat de verzamelaars van gegevens te ver vooruitlopen op de mensen die zich met de kwaliteitsbewaking bezighouden, zodat de noodzaak vervalt om slechte gegevens opnieuw op te nemen. 'Op alle fronten is het echt een geweldige oplossing', vertelt hij. 'We hebben vestigingen in Sydney, de Filipijnen en Pakistan, met personeel in Nieuw-Zeeland, Australië, Europa en de VS. Al die locaties met elkaar proberen te coördineren met een andere oplossing dan Dropbox Business zou gekkenwerk zijn.'

De beste oplossing voor delen en opslag in jouw bedrijf

of nu kopen