Klanten / Asana

Dropbox Business biedt Asana een eenvoudige manier om de productiviteit te verhogen en alles synchroon te houden

Asana is een gedeelde takenlijst op het web, die bedrijven helpt georganiseerd en in verbinding te blijven. De toepassing zorgt ervoor dat er minder vergaderingen en e-mails met statusinformatie nodig zijn, en stelt teams in staat efficiënter naar hun doelstellingen toe te werken. Het hoofdkantoor van Asana bevindt zich in San Francisco en het bedrijf heeft momenteel meer dan 35 innovatieve denkers in dienst.

Houd het centraal

Productiviteit is een van de pijlers van de missie van Asana. Daarom staat het zo efficiënt mogelijk maken van de workflows hoog in het vaandel bij het bedrijf. De oprichters van Asana wilden alles, inclusief de benodigde computertechnologie, het liefst zo eenvoudig mogelijk houden. In die geest werd al in een vroeg stadium besloten geen grote investeringen te doen in servers of IT-infrastructuur. In plaats daarvan kozen ze voor een strategie voor het delen en opslaan van bestanden met minder overhead. Deze aanpak werkte tot op zekere hoogte goed, vooral omdat het bedrijf de eigen software kon inzetten om projecten georganiseerd en volgens planning te laten verlopen. Naarmate er echter meer spreadsheets, marketingontwerpen en documenten gingen circuleren, begon de opslag van bestanden problematisch te worden. Medewerkers maakten gebruik van USB-sticks en persoonlijke Dropbox-accounts om bestanden te bewaren, maar vaak was het lastig om exact vast te stellen waar de bestanden waren gebleven. Kenny Van Zant, hoofd Business Operations, vertelt: 'Overal waren bestanden. Het was een ramp.' Door over te stappen op Dropbox Business kreeg Asana eindelijk een centrale plek om bestanden op te slaan, zodat iedereen er snel toegang toe heeft en er samen aan kan werken. Van Zant herinnert het zich nog goed: 'We installeerden Dropbox, leerden iedereen met één e-mail ermee werken, migreerden onze grootste gedeelde mappen en hebben nooit meer achterom gekeken.'

"Het komt regelmatig voor dat iemand die niet achter zijn eigen bureau zit, maar bijvoorbeeld in een vergaderruimte, even een laptop van iemand anders pakt. Met Dropbox kan dit zonder dat we ons zorgen hoeven te maken over hoe we bij onze bestanden komen."

Steeds efficiënter

Nu vormt Dropbox Business een integraal onderdeel van de workflow bij Asana. Het is het eerste waarmee nieuwe medewerkers tijdens de introductie kennismaken. Naast de gewone toegang tot bestanden, fungeert Dropbox vooral als plek waar medewerkers belangrijke presentaties, prognoses en zelfs financiële informatie over Asana kunnen vinden. 'Met behulp van Dropbox creëren wij een cultuur van volledige transparantie', aldus Van Zant. Dankzij Dropbox Business zijn flexibele werkplekken mogelijk, omdat het personeel bestanden vanaf elke computer kan openen. Van Zant legt uit: 'Overal op kantoor zwerven laptops rond. Het komt regelmatig voor dat iemand die niet achter zijn eigen bureau zit, maar bijvoorbeeld in een vergaderruimte, even een laptop van iemand anders pakt. Met Dropbox kan dit zonder dat we ons zorgen hoeven te maken over hoe we bij onze bestanden komen.' Zelfs medewerkers die thuis werken, kunnen via Dropbox snel en handig in verbinding blijven met Asana. Van Zant zelf heeft thuis twee computers gesynchroniseerd met zijn Dropbox-account van Asana. Hij verklaart: 'Toegang hebben tot al je spullen waar je ook bent, zonder dat je vastzit aan één computer of achter je bureau, dat is echt machtig.' Behalve voor het intern opslaan en delen van bestanden, gebruikt Asana Dropbox ook voor samenwerking met externe partners. Door bijvoorbeeld juridische documenten en directiepresentaties in Dropbox op te slaan, kunnen medewerkers van Asana en externe juridische en financiële partners informatie uitwisselen zonder steeds heen en weer te hoeven e-mailen. Dat is volgens Van Zant van onschatbare waarde. 'E-mail is in mijn visie de plaats waar bestanden aan hun einde komen', grapt hij. Het streven om interne processen eenvoudig te houden plus de wens om e-mailverkeer te vermijden, houdt in dat medewerkers alleen Asana-software en Dropbox gebruiken om samen te werken. 'Zo weten we dat er wordt gewerkt met de meest actuele informatie en dat we geen tijd of energie verspillen', vertelt Van Zant. 'Dat is heel belangrijk voor de efficiëntie van ons bedrijf.'

Financiële en culturele vrijheid

Een van de grootste voordelen die Asana heeft bereikt dankzij de overstap op Dropbox Business, is een enorme sprong vooruit qua technologische mogelijkheden, zonder dat er extra technische mensen nodig zijn. Van Zant bevestigt dat Asana dankzij Dropbox minder personeel nodig heeft. 'Als we kijken naar de kosten voor de infrastructuur en naar de personeelskosten per fulltime medewerker, lopen de besparingen echt in de honderdduizenden dollars', zegt hij. 'Het rendement is enorm hoog.' In plaats daarvan kan Asana zich richten op een uitbreiding van het personeel in belangrijke regio's om de groei van het bedrijf te stimuleren. Van Zant is van mening dat met Dropbox de productiviteit per medewerker is toegenomen en Asana zijn doelstellingen heeft kunnen bereiken met een kleiner team. Hij voegt daaraan toe: 'De uiteindelijke voordelen komen tot uiting in de winstgevendheid en de efficiëntie per medewerker. En dat zijn belangrijke ijkpunten voor ons.' Door te werken met een kleinere staf, kon Asana ook de cultuur voortzetten die al sinds de oprichting kenmerkend is voor het bedrijf. Van Zant vertelt dat Dropbox Business Asana heeft geholpen op het juiste moment te groeien, zonder overbodige technologie of mensen en middelen die de voortgang in de weg staan. Hij voegt daaraan toe: 'Het is een ongrijpbaar voordeel, maar wel een voordeel dat we echt koesteren.'