Klanten / CEL Electric

Uitgelichte klant: CEL Electric

Het elektra-aannemingsbedrijf gebruikt Dropbox Business om het hoofdkantoor te verbinden met voormannen op bouwplaatsen in de meest afgelegen gebieden van Canada.

DE UITDAGING

Een schok voor het systeem

Met een economie die grotendeels is gebaseerd op mijnbouw, industrie en landbouw vertrouwt de Canadese provincie Saskatchewan op aannemingsbedrijven voor elektra zoals CEL Electric om belangrijke productielocaties van energie te voorzien. Sinds de oprichting in 1979 is CEL gestaag gegroeid. Het bedrijf heeft inmiddels zes kantoren in verschillende delen van Canada. Maar naarmate het bedrijf groeide, werd het delen van informatie tussen werknemers en met klanten beperkt door bestaande tools. Als medewerkers tekeningen mailden naar eigenaren van gebouwen, moesten ze grote PDF-bestanden verdelen in kleinere stukken om limieten aan de grootte van bestanden te omzeilen. 'De stappen waren omslachtig en gegevens raakten kwijt', zegt Mark Karr, Project Manager. Erger nog: sommige medewerkers moesten zelfs cd's, USB-sticks of stapels papieren tekeningen en contracten per koerier verzenden - een langzaam en kostbaar proces. 'De druppel die de emmer deed overlopen was een blikseminslag in een server van CEL in Saskatoon, waardoor zes maanden werk werd gewist', vertelt Shaun Unger, VP Corporate Affairs. 'Dat schudde ons wakker om onze werkwijze te veranderen,' aldus Unger. CEL besloot naar de cloud te verhuizen en koos voor Dropbox Business omdat het daarmee eenvoudig was om bestanden te delen met externe partners. Het besluit was des te makkelijker doordat veel CEL-medewerkers al een persoonlijk Dropbox-account hadden. 'De acceptatie was erg makkelijk omdat mensen al gewend waren met het systeem te werken', zegt Unger. 'Dropbox was veruit de meest efficiënte manier om projecten op te zetten.'

'Als ik naar een bouwlocatie ga, kost dat mijn hele dag. Ik moet erheen vliegen, naar een afgelegen locatie rijden, vergaderen en weer terugreizen. Dat kost ons een hoop geld. Met Dropbox Business kan ik voormannen vanuit het hoofdkantoor ondersteunen, zodat ik niet naar ze toe hoef te komen.'

Mark Karr, Project Manager, CEL Electric

DE OPLOSSING

Energie voor een betere manier van samenwerken

Dropbox Business heeft de manier waarop CEL opdrachten beheert compleet veranderd, van de eerste offerte tot de ontwerpfase en de uiteindelijke bouw van generatoren, waterzuiveringsinstallaties en graansilo's, om een aantal projecten te noemen. Om dit ingewikkelde proces overzichtelijk te houden, gebruikt CEL submappen voor ieder project, waarin belangrijke bestanden worden opgeslagen, zoals tekeningen, wijzigingsopdrachten en vergunningen. 'Nu weet iedereen altijd waar alles te vinden is', zegt Karr. 'Ik draag geen USB-sticks aan mijn sleutelring meer.' Teams van ingenieurs en ontwerpers werken samen aan enorme AutoCAD-ontwerpen. Daarbij hebben medewerkers toegang tot de nieuwste bestanden in Dropbox, waardoor de doorlooptijd van projecten korter is geworden. Als het bestek wordt gewijzigd, kunnen voormannen op de bouwplaats nu de bestanden die ze nodig hebben ophalen op hun telefoon, zodat ze eenvoudig in realtime kunnen samenwerken met CEL-kantoren. Dankzij de functie camera-upload in Dropbox kunnen foto's van nieuwe bedrading of een nieuwe stroomvoorziening op een bouwterrein direct met het hoofdkantoor worden gedeeld. 'Zodra een voorman een foto maakt, weet ik wat er aan de hand is', zegt Karr. Wanneer ze op afgelegen locaties werken, hebben medewerkers nog steeds toegang tot de bestanden die ze nodig hebben, want Dropbox Business werkt ook in omgevingen met lage bandbreedte. 'We konden wijzigingen zien binnenkomen, zelfs met een instabiele verbinding helemaal bij de Hudsonbaai', zegt Karr. CEL-medewerkers verspillen geen tijd meer met het werken aan verouderde documenten, want de Dropbox-badge laat gebruikers weten wie er nog meer een bestand heeft geopend. De IT-afdeling slaapt nu beter, in de wetenschap dat vertrouwelijke bedrijfsgegevens echt veilig zijn. Met de functie accountoverdracht kunnen beheerders bestanden verplaatsen naar het account van een andere werknemer als iemand het bedrijf verlaat. En door vervaldatums voor links wordt de toegang tot offertes of ontwerpconcepten na een bepaalde datum beperkt.

'De acceptatie was erg makkelijk omdat mensen al gewend waren met het systeem te werken. Dropbox was veruit de meest efficiënte manier om projecten op te zetten.'

Shaun Unger, VP Corporate Affairs, CEL Electric

DE RESULTATEN

Op links klikken in plaats van het vliegtuig nemen

Dankzij Dropbox Business heeft CEL een betrouwbare back-up van gegevens. Dat was de belangrijkste behoefte van het bedrijf na de blikseminslag. Maar volgens CEL heeft de service ook op andere gebieden vruchten afgeworpen. Onbeperkt versieherstel is een handige functie. Eén werknemer heeft daarmee $ 5000 aan tekeningen en spreadsheets gered die per ongeluk waren verwijderd. Het grootste effect bestaat echter uit grotere efficiëntie en productiviteit. 'Met Dropbox Business kan ik voormannen vanuit het hoofdkantoor ondersteunen, zodat ik niet naar ze toe hoef te komen', zegt Karr. 'Als ik naar een bouwplaats ga, moet ik erheen vliegen, naar een afgelegen locatie rijden, vergaderen en weer terugreizen. Dat kost ons een hoop geld. Met Dropbox Business blijft iedereen in het veld op de hoogte. 'Alles is gecentraliseerd, waar ons team ook aan het werk is', zegt Unger. 'Er is geen twijfel aan dat we daardoor allemaal productiever worden.'