Klanten / Centric Projects
Play video

Centric Projects houdt de overhead laag en de productiviteit hoog met Dropbox Business

Centric Projects is een commercieel bouwbedrijf dat oog heeft voor innovatie, flexibiliteit, duurzaamheid en ambachtelijkheid. Met een portefeuille die bedrijventerreinen, winkelcentra, zorginstellingen en de publieke sector omvat, onderscheidt Centric zich van andere bouwbedrijven door het gebruik van unieke ontwerpen, innovatieve technologieën en creatief denken.

De fundamenten aanbrengen

Toen Centric Projects in 2010 werd opgericht, bestond het bedrijf uit drie partners, Courtney Kounkel, Steve Swanson en Richard Wetzel, die met de bureaus tegen elkaar in een tijdelijke kantoorruimte zaten. Samenwerken en het delen van bestanden was niet moeilijker dan boven het scherm van de laptop met elkaar praten en flash-sticks doorgeven.

De communicatie bij Centric kreeg echter voorgoed een andere invulling toen een collega voorstelde om met het prille team een Dropbox-account te nemen. Het trio downloadde de app diezelfde middag nog en begon die zo vaak te gebruiken dat ze na twee weken al meer opslagruimte nodig hadden.

Naarmate het personeelsbestand van het bedrijf groeide, nam ook de behoefte aan extra opslagruimte voor bestanden toe. Toen heeft Swanson iedereen overgezet naar Dropbox Business. Met overhead en efficiëntie als hoogste prioriteit onderzocht hij een aantal andere oplossingen. Hij is zelfs zo ver gegaan dat hij het 'pijnlijke' proces heeft doorstaan om bestanden te uploaden naar een ander product voor opslag in de cloud. En uiteindelijk concludeerde hij dat Dropbox gewoon het beste bij Centric paste. 'Dropbox Business fungeert als onze server', legt hij uit. 'Al onze bedrijfsgegevens staan erop. We kunnen grote hoeveelheden informatie snel en makkelijk delen met heel veel mensen.'

'In de bouw kun je de winstgevendheid het beste behouden door de overheadkosten heel laag te houden. Onze overhead bedraagt de helft tot een derde van die van onze concurrenten, en dat komt gedeeltelijk door Dropbox Business.'

Eenvoudig en handig

Omdat ongeveer driekwart van het Centric-team regelmatig op een bouwterrein staat, is een betrouwbare methode om te communiceren en informatie te delen essentieel voor het bedrijf. Met Dropbox kunnen medewerkers op het terrein en op kantoor direct contact houden. Eventuele projectwijzigingen worden in Dropbox opgeslagen, zodat alle betrokkenen er meteen over beschikken. Wetzel voegt daaraan toe: 'Mensen die ergens anders werken, hoeven Dropbox maar te openen en het is net alsof ze hier bij ons op kantoor zitten. Niemand hoeft zich via een Citrix-server aan te melden. We maken direct verbinding en onze bestanden zijn altijd actueel.'

Teamleden die op afstand werken, vertrouwen ook op Dropbox-apps. Ze hoeven niet meer met laptops te zeulen en kunnen bestanden snel openen op hun iPhone of iPad. Wetzel is van mening dat deze toegankelijkheid past bij de manier waarop het bedrijf tegen technologie aankijkt. 'Ons bedrijf heeft geen enorme server en er liggen niet overal kabels en snoeren', zegt hij. 'Technologie moet dingen makkelijker maken, niet moeilijker. Mede daarom gebruiken we Dropbox Business.'

Dropbox wordt niet alleen intern ingezet, de medewerkers van Centric maken ook gebruik van gedeelde links om belangrijke bouwtekeningen naar aannemers te sturen en om offertes en aanbestedingen met mogelijke nieuwe klanten te delen. Swanson verklaart: 'Door een map te maken in Dropbox, kan ik grote bestanden met onderaannemers delen en kunnen zij hun inbreng meteen weer uploaden, zodat ik die heb zodra ze er klaar mee zijn. Dat is veel eenvoudiger dan werken met een FTP-site.'

Een wezenlijk onderdeel van zowel de interne als externe samenwerking bij Centric is de beveiliging. Alle drie de partners hebben tweestapsverificatie op Dropbox ingeschakeld en zijn blij met de mogelijkheid om computers, apparaten en websessies snel te ontkoppelen. Ook letten ze erop dat medewerkers een wachtwoord instellen op hun mobiele apparaten en in de Dropbox-app zelf, zodat niemand anders bij hun bestanden kan. Wanneer het de veiligheid van hun gegevens betreft, grapt Wetzel: 'Ik heb liever dat alles op beveiligde, versleutelde, redundante systemen als Dropbox staat, dan dat ik het in mijn kantoor achterlaat en het risico loop lokale gegevens kwijt te raken. Als ons kantoor nu door een natuurramp wordt getroffen, zijn we binnen 30 minuten weer aan het werk op een andere locatie!'

Voorsprong op de concurrerentie

Omdat de kosten in de bouwsector van maand tot maand schommelen, is Centric ervan overtuigd dat een lage overhead een belangrijke leidraad is. Door te werken met Dropbox, hoeft Centric geen IT-personeel in te huren of te investeren in dure servers. Wetzel: 'In de bouw kun je het beste winstgevend blijven door de overheadkosten heel laag te houden. Onze overhead bedraagt de helft tot een derde van die van onze concurrenten, mede dankzij Dropbox. Concurrenten zitten met verouderde systemen die de efficiëntie niet ten goede komen en de kosten omhoog jagen. Tegenwoordig nog een server kopen heeft echt geen zin meer.'

Wat Centric nog meer voor heeft op de concurrentie, is de mogelijkheid van medewerkers om ook op het bouwterrein snel en efficiënt te werken. Omdat medewerkers bij veel andere bouwbedrijven op afstand werken via serversystemen, hebben zij niet even snel toegang tot gegevens als hun collega's bij Centric. Kounkel, wiens team voornamelijk op locatie werkt, verklaart: 'Echt, op technologiegebied is Dropbox bepalend geweest voor hoe ons bedrijf er nu uitziet.'

Dropbox is zo onmisbaar geworden voor de processen en productiviteit bij Centric, dat het bijna lijkt alsof het programma speciaal voor het bedrijf gemaakt is. Swanson geeft toe: 'Waarschijnlijk is Dropbox het meest gebruikte woord binnen ons bedrijf. We weten allemaal hoe we Dropbox kunnen gebruiken. Dropbox is deel gaan uitmaken van onze cultuur.'