Klanten / Chapman University

Uitgelichte klant: Chapman University

De IT-afdeling van de universiteit is overgestapt op Dropbox Education om de samenwerking tussen docenten veiliger te laten verlopen en zo de productiviteit en kostenbesparingen te stimuleren.

DE UITDAGING

Op het progressieve pad blijven

Chapman University is opgericht op 4 mei 1861, de dag waarop de eerste ambtstermijn van de Amerikaanse president Abraham Lincoln van start ging. Dit was geen toeval. Enkele uren na de toespraak van Lincoln opende de school in Los Angeles haar deuren voor mannelijke én vrouwelijke studenten van elk ras, iets wat in die tijd voor ophef zorgde. Meer dan 150 jaar later is Chapman op veel gebieden nog steeds een voorloper. 'Het verleggen van grenzen zit in ons DNA en zo benaderen we technologie dus ook', zegt Armando Diaz, Technical Services Engineer. Zo wisten docenten dat er een betere manier was om samen te werken aan onderzoek en lesmaterialen dan het uitwisselen van cd-roms en USB-sticks. 'Je maakte gebruik van de postbezorging van de universiteit of liep naar iemands kantoor', aldus Diaz. 'Het kostte allemaal erg veel tijd.' Veel medewerkers stapten over op persoonlijke Dropbox-accounts om snel documenten te delen, iets wat door IT niet onopgemerkt is gebleven. 'Omdat zoveel docenten al een Dropbox-account hadden, wisten we dat we die voorzieningen konden beveiligen met Dropbox Education', zegt Helen Norris, Chief Information Officer. 'Van alle producten die we hebben getest, was dit de meest flexibele en gebruiksvriendelijke optie.'

'Omdat zoveel docenten al een Dropbox-account hadden, wisten we dat we die voorzieningen konden beveiligen met Dropbox Education. Van alle producten die we hebben getest, was dit de meest flexibele en gebruiksvriendelijke optie.'

Helen Norris, Chief Information Officer, Chapman University

DE OPLOSSING

Veiliger samenwerken

Voor de implementatie van Dropbox Education heeft Chapman een webportal gemaakt waar gebruikers zich konden registreren. 'We wilden mensen niet verplichten om lid te worden, maar wilden zien hoe het product zou worden geaccepteerd', aldus Paul Kang, Assistant Director, Infrastructure. Een week nadat de portal live was gegaan, bestond het team uit meer dan 300 gebruikers. Dat was bijna een derde van alle docenten en medewerkers van Chapman. Volgens Kang werd een andere oplossing na vier jaar door slechts 20% van de medewerkers gebruikt. 'Met Dropbox Education hebben we dat percentage al na zeven dagen bereikt', zegt hij. 'En de mensen hebben zich niet alleen geregistreerd, ze zijn actief met het product aan de slag gegaan. Het was een enorm succes.'

De docenten nemen hun lezingen inmiddels op en voegen ze toe aan gedeelde Dropbox-mappen om samenwerking aan onderzoek te bevorderen. Medewerkers hebben niet alleen op de universiteit, maar overal ter wereld toegang tot de opnamen. Elke dag uploadt het departement Farmaceutische Wetenschappen alleen al acht uur aan lezingen uit vijf klassen naar Dropbox. Een docent van de faculteit gebruikt een gedeelde map als collectieve werkruimte voor onderzoekspartners in Brazilië, Egypte en Zuid-Afrika. 'Ik kan laboratoriumverslagen, publicaties en subsidieaanvragen lezen', zegt Dr. Ayman Noreddin, Professor van Farmacie en Associate Dean of Academic Affairs. 'Al mijn onderzoek is ondergebracht in Dropbox, omdat de bestanden zo eenvoudig kunnen worden gezocht en gedeeld.'

Faculteitsmedewerkers vinden het prettig dat ze met Dropbox veilig elk apparaat kunnen gebruiken op de verschillende platforms van Chapman. 'De gegevens zijn overal beschikbaar, of het nu een pc, Mac of Android is', zegt Kang. 'Dat is een van de pluspunten van Dropbox.' Naarmate steeds meer mensen binnen Chapman de oplossing begonnen te gebruiken, kon de IT-afdeling de nieuwe accounts en gekoppelde apparaten van gebruikers volgen via de beheerconsole. 'Het dashboard is geweldig. We zien het meteen als er sprake is van ongebruikelijke activiteiten', aldus Kang. 'En omdat de kwaliteitseisen van Dropbox voor versleuteling en naleving zo hoog zijn, kunnen we met een gerust hart onze belangrijke bestanden toevoegen aan het platform.'

'Na vier jaar werd onze vorige oplossing door slechts 20% van de medewerkers gebruikt. Met Dropbox Education hebben we dat percentage al na zeven dagen bereikt.'

Paul Kang, Assistant Director, Infrastructure, Chapman University

DE RESULTATEN

Hogere besparingen en productiviteit

Dankzij Dropbox Education kunnen de IT-afdeling, de faculteitsmedewerkers en de onderzoekers van Chapman hun werkzaamheden beter uitvoeren. 'Ik was vroeger verantwoordelijk voor het beheer van de e-mailservers, een tijdrovende en dure aangelegenheid', zegt Kang. 'Maar mensen sturen door Dropbox Education veel minder e-mails. Dat leidt voor ons tot veel lagere kosten en minder kopzorgen.' Volgens universiteitsmedewerkers heeft het gebruiksgemak ertoe geleid dat ze minder supportverzoeken ontvangen van gebruikers. 'Voor Dropbox heb je eigenlijk geen training nodig', aldus Ramiro Landeros, Web Manager. 'Iedereen kan het zelfstandig leren gebruiken, waardoor we tijd en middelen besparen.' Voor de onderzoekers op Chapman heeft Dropbox Education nog een positief effect. Ze kunnen hun netwerk met collega's vergroten. 'Ik kan mijn werk veel beter georganiseerd houden', zegt Noreddin. 'Ik ben doelgerichter en productiever, en merk dat mijn collega's ook anders zijn gaan werken. We delen veel eenvoudiger ideeën met elkaar, zodat we beter onderzoek kunnen doen.'