Klanten / Cleveland Community College

Uitgelichte klant: Cleveland Community College

Dankzij Dropbox Education kan deze vervolgopleiding in North Carolina de aandacht gericht houden op het lesgeven, aangezien docenten op verschillende apparaten kunnen werken. Zo wordt tijd bespaard op IT en administratieve taken.

DE UITDAGING

Beter bestanden delen en openen

Cleveland Community College heeft altijd de nieuwste technologie omarmd, om meer dan 13.000 studenten voor te bereiden op de toekomst. De school in Shelby, North Carolina heeft onlangs de grootste federale subsidie voor technologie ontvangen die ooit is toegekend aan een community college (hbo/roc) in de staat. De meeste docenten en medewerkers van de technologievriendelijke school gebruiken meerdere apparaten (onder meer iPads en Surface-tablets) om onderwijs te geven op de verschillende vestigingen waar cursussen worden aangeboden.

Maar werken op verschillende apparaten en platforms maakte het vaak lastig voor docenten en medewerkers om toegang te hebben tot bestanden en ze te delen. Bovendien moesten werknemers handmatig back-ups van bestanden maken op het verouderde serversysteem. Daardoor werden bestanden vaak per ongeluk verwijderd - een nachtmerrie voor de IT-afdeling. Veel werknemers gebruikten al hun persoonlijke Dropbox-account om deze problemen te omzeilen. Daarom begon de school na te denken over een oplossing voor het synchroniseren en delen van bestanden voor ondernemingen waar de hele campus mee zou kunnen werken.

Na het beoordelen van verschillende leveranciers koos het college voor Dropbox Education. 'We hadden hoge verwachtingen op het gebied van functies, zoals samenwerken, delen, toegang op meerdere locaties, dat soort dingen', zegt Athena Smith, Instructional Development Coordinator van het college. 'Het was moeilijk een product te vinden dat daarbij in de buurt kon komen.'

'Als iemand zijn bestanden verliest, moet de IT-afdeling die bestanden herstellen in hun oorspronkelijke staat. Ook moeten we een server ondersteunen die alleen bedoeld is voor back-ups. Als we alles naar Dropbox verplaatsen, is dat niet meer nodig. Dat is voor ons een enorme tijdbesparing.'

Howard Roberts, Chief Information Officer, Cleveland Community College

DE OPLOSSING

Eenvoudiger lesgeven in en buiten het klaslokaal

Met Dropbox Education kan de school betere services bieden aan de studenten. Docenten kunnen nu hun favoriete apparaten meenemen naar middelbare scholen en andere locaties buiten de campus, en direct toegang krijgen tot het materiaal dat ze nodig hebben. 'Docenten hoeven zich geen zorgen meer te maken over op welk apparaat een bestand staat', zegt Smith, 'want de bestanden staan op al hun apparaten. Ze kunnen er overal bij: op de campus, op andere locaties, op het strand, kortom overal waar ze zijn.'

Docenten kunnen zonder papier werken door mappen te delen met studenten. Dat maakt het vervolgens veel makkelijker om huiswerk op te geven en te ontvangen. Verder verloopt samenwerken vlotter voor medewerkers die deelnemen aan werkgroepen en andere planningsinitiatieven, dankzij de Dropbox-badge. Met deze functie kunnen lezers bestanden delen en bijwerken naar de nieuwste versie wanneer iemand iets wijzigt. En dat allemaal in Microsoft Office. 'In het hoger onderwijs is er altijd wel een team ergens mee bezig', zegt dr. Shannon Kennedy, Executive Vice President Instruction and Student Development. 'Dus het is een groot voordeel dat meerdere mensen aan hetzelfde document kunnen werken.'

Howard Roberts, Chief Information Officer van het college, vertelt dat Dropbox Education ook de beveiligingsfuncties biedt die het college nodig heeft. De service is geïntegreerd met SecureAuth, de provider van eenmalige aanmelding (SSO) van het college, zodat docenten en medewerkers zich bij Dropbox kunnen aanmelden met aanmeldgegevens die ze ontvangen van de school. 'De beveiliging is zo geregeld dat alleen de bedoelde persoon toegang kan krijgen tot een document', zegt hij.

'Faculteitsmedewerkers hoeven zich geen zorgen meer te maken over op welk apparaat een bestand staat, want de bestanden staan op al hun apparaten. Ze kunnen ze overal openen: op school, buiten school, op het strand, het maakt niet uit.'

Athena Smith, Instructional Development Coordinator, Cleveland Community College

DE RESULTATEN

Tijd besparen voor IT en docenten

Met Dropbox Education hoeft IT-personeel minder tijd te besteden aan problemen met het delen en de back-ups van bestanden, verklaart de school. Binnenkort maken docenten en medewerkers back-ups van alle bestanden in Dropbox Education in plaats van op de verouderde servers van de school. Daardoor wordt het makkelijker om bestanden te herstellen wanneer iemand ze per ongeluk verwijdert of de school verlaat. 'Dat lijkt me een enorme tijdbesparing voor ons', zegt Roberts.

Conclusie? Onderwijzend personeel houdt meer tijd over om les te geven en hoeft minder tijd te besteden aan administratieve taken. 'Ik ken een docent die de studenten een map liet maken en die map liet delen met hem', vertelt Smith. 'De docent kon gewoon in de klas rondlopen, in de map van die student kijken en zeggen: 'O ja, ik heb je huiswerk gekregen' en een kruisje bij diens naam zetten.'