Klanten / Dentsu

Dentsu blijft zich creatief ontwikkelen dankzij Dropbox Business

Dentsu uit Tokio is een van de grootste reclamebureaus ter wereld. Het bedrijf ontwikkelt bekroonde reclame, marketingstrategieën, mediaplannen, evenementen en meer voor klanten in 110 landen. Door de producten en merken van klanten op ongeëvenaarde wijze te promoten helpt Dentsu de relaties tussen bedrijven en consumenten te versterken.

Inpakken en bezorgen kost geld

In de snelle wereld van de reclame is tijd een luxe. Je moet deadlines halen, ook als advertenties en strategieën in een andere tijdzone moeten worden goedgekeurd. Voor Dentsu betekende dit extra stress en hectiek bij het afgeven van pakketten aan koeriers.

Sommige bestanden die Dentsu maakt en deelt (voor billboardprojecten en tv-spots) zijn honderden megabytes groot. Omdat de mailserver van Dentsu zulke grote bestanden niet kon verwerken, moesten medewerkers bestanden op dvd aanleveren aan klanten en collega's in het buitenland.

Door de levering op dvd besteedde Dentsu niet alleen tijd aan het vullen van enveloppen en pakketten. Het betekende ook dat productieschema's moesten worden ingekort, zodat medewerkers advertentieprojecten haastig moesten afraffelen. Bovendien leidde het tot hoge verzendkosten. Aangezien duidelijk werd dat verzenden via dvd onnodig duur was, begon Dentsu andere opties te onderzoeken. Dropbox Business bood een oplossing die niet alleen snel, betrouwbaar en betaalbaar was, maar die ook werkte in gebieden waar mensen moeite hadden met bestanden delen. Account Supervisor Ai Ando van Dentsu zegt: 'Internationale markten zijn erg belangrijk voor ons, dus we moeten vaak gegevens naar het buitenland verzenden. We wisten dat Dropbox Business veilig en betrouwbaar genoeg was om in het buitenland te gebruiken.'

'Een paar jaar geleden waren we honderdduizenden yen kwijt aan de factuur van een koeriersdienst voor alle verzendingen in een periode van vier maanden. Met Dropbox Business hebben we die kosten drastisch kunnen verlagen.'

Een nieuwe benadering van wereldwijd zakendoen

Dropbox Business heeft het delen van bestanden en workflows voor altijd veranderd. Hierdoor kunnen afdelingen van Dentsu, zoals het internationale accountteam, sneller dan ooit informatie uitwisselen met klanten, hoe groot de bestanden ook zijn. 'Na fotosessies verzenden we regelmatig 20 tot 30 bestanden van hoge kwaliteit tegelijk naar klanten. Elk bestand is 200 tot 300 MB groot,' voegt Ando toe. Dropbox Business maakt het makkelijk om iedere dag grote, zware bestanden te verwerken. We verzenden gewoon links naar onze klanten, en die krijgen meteen wat ze nodig hebben.'

Medewerkers van Dentsu vinden het prettig dat klanten met Dropbox geen gegevens hoeven te downloaden om concepten, materialen en video's te bekijken. Omdat Dropbox Business eenvoudig toegankelijk is via het web, kunnen ze alles online bekijken: van printadvertenties tot commercials. Ando licht toe: 'Het is geweldig dat klanten advertenties en commercials in Dropbox Business kunnen bekijken zonder de bestanden te downloaden. Ze kunnen het materiaal snel beoordelen en zelfs tijdens zakenreizen hun definitieve goedkeuring geven.'

Dentsu-medewerkers, en met name het IT-team, stellen het ook op prijs dat de gegevens veilig worden bewaard in Dropbox Business. 'Beveiliging is een prioriteit voor ons IT-team, omdat we met zeer vertrouwelijke gegevens werken. Dropbox Business komt tegemoet aan onze behoeften. Voor optimale gegevensbeveiliging voegen we vervaldatums en wachtwoorden toe aan onze gedeelde links,' aldus Ando.

'Als je onderweg bent van of naar kantoor, kun je snel de bestanden voor je werk ophalen in je Dropbox Business-account. Ik bekijk projecten vaak via de mobiele Dropbox-app en stuur links naar collega's voordat ik op kantoor aankom.'

Lagere kosten, hogere productiviteit

Door Dropbox Business te gebruiken, werkt Densu nu veel efficiënter en voordeliger. De tijd van dure facturen voor internationale verzendingen is voorbij. Ando zegt: 'Een paar jaar geleden waren we honderdduizenden yen kwijt aan de factuur van een koeriersdienst voor alle verzendingen in een periode van vier maanden. Met Dropbox Business hebben we die kosten drastisch kunnen verlagen.'

De uitgaven zijn gedaald, maar de productiviteit is gestegen. Deadlines hoeven niet meer te worden ingekort om rekening te houden met het verzenden van dvd's. Medewerkers hebben nu meer tijd om reclamemateriaal mooi af te werken. En ze zijn productiever wanneer ze buiten het kantoor, bij een fotosessie of op bezoek bij een klant zijn. Zoals Ando zegt: 'Als je onderweg bent naar het kantoor, kun je snel de bestanden voor je werk ophalen in je Dropbox Business-account. Ik bekijk projecten vaak via de mobiele Dropbox-app en stuur links naar collega's voordat ik op kantoor aankom.'

Deze externe toegang tot projectbestanden op elk uur van de dag is essentieel in een branche die in zo'n hoog tempo werkt. Met Dropbox Business kan Dentsu voorop blijven lopen in de reclamewereld en internationale klanten tevreden en succesvol houden.