Klanten / Distilled

Met Dropbox Business laat Distilled marketingexpertise en efficiëntie samenvloeien

Distilled is een online marketeer die gespecialiseerd is in optimalisaties van zoekmachines, PPC-campagnes en sociale media. Met kantoren in Londen, New York en Seattle is het bedrijf klanten van dienst met consultancy, creatieve services, interactieve training en opleidingssessies. Distilled heeft als uiteindelijke missie bedrijven te helpen bij het in kaart brengen en online implementeren van strategieën die succes opleveren. Je vindt hen online op www.distilled.net.

Het grote plaatje

In het begin werkte Distilled vanuit één kantoor in Londen, met een klein team dat een server op locatie gebruikte om alle belangrijke bestanden van het bedrijf op te slaan. Eenmaal per week nam een van de directieleden van Distilled een losse harde schijf mee om alles van de server te kopiëren en thuis veilig op te bergen. Maar naarmate Distilled groter werd, en uiteindelijk zelfs besloot een vestiging te openen in Seattle, werd het duidelijk dat er iets moest veranderen. Om snel een oplossing te hebben, werden er persoonlijke Dropbox-accounts gemaakt zodat de medewerkers in Londen en Seattle konden samenwerken. Maar de directie van Distilled besloot over te stappen op een netwerkopslagsysteem voor het synchroniseren van bestanden tussen de vestigingen. Helaas was dat systeem niet erg betrouwbaar. 'Qua opslag en samenwerking aan bestanden was het een duistere periode voor ons', grapt Rob Ousbey, Chief Operating Officer. Toen er een derde vestiging werd geopend in New York en steeds meer medewerkers op afstand gingen werken, wist Distilled dat het de opties opnieuw onder het licht moest houden. En omdat de eerdere ervaringen met Dropbox goed waren, besloot Ousbey er nog eens naar te kijken. Hij liet zijn personeel beginnen met persoonlijke Dropbox-accounts, waarna hij het gehele bedrijf migreerde naar Dropbox Business zodra dat beschikbaar kwam. Zoals Ousbey het zich herinnert, verliep de overstap op Dropbox Business eenvoudig: 'We gingen er makkelijk mee aan de slag, we hoefden geen enkel ingewikkeld technologisch proces te doorlopen.'

'Dropbox Business zorgt ervoor dat onze dagelijkse processen gladjes verlopen zodat wij ons op het echte werk en de belangrijke projecten kunnen concentreren.'

Marketing in beweging

Vandaag de dag helpt Dropbox Business de medewerkers van Distilled om vlekkeloos samen te werken met elkaar en met externe partners. Wanneer teams uit verschillende disciplines moeten samenwerken om gegevens te verwerken, rapporten te schrijven en resultaten te analyseren, kan dat allemaal vanuit één gedeelde map, zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken over het beheer van bestandsversies of back-ups. Ousbey voegt daaraan toe: 'We hoeven nooit meer bestanden te e-mailen omdat al onze bewerkingen en interacties binnen Dropbox plaatsvinden. Het is voldoende als we mensen vertellen in welke map ze moeten kijken, en ze vinden alles wat ze nodig hebben.' Distilled heeft vooral baat gehad bij deze vereenvoudigde werkwijze voor projecten waarbij meerdere vestigingen in verschillende tijdzones zijn betrokken. Wanneer een medewerker in New York bijvoorbeeld creatief materiaal opvraagt bij het team in Londen, kan het PR-team in Seattle vervolgens makkelijk al het definitieve materiaal uit Dropbox halen om te gebruiken in reclameacties. 'Dropbox Business zorgt ervoor dat onze dagelijkse processen gladjes verlopen zodat wij ons op het echte werk en de belangrijke projecten kunnen concentreren', aldus Ousbey. Nu de bestanden gesynchroniseerd beschikbaar zijn op laptops en mobiele apparaten, kunnen medewerkers ook veel makkelijker thuis, op kantoor bij de klant en onderweg werken. 'Ik hoef niet meer na te denken over het mailen van PowerPoint-presentaties of te plannen welke bestanden ik nodig heb voordat ik op het vliegtuig stap', vertelt Ousbey. 'Door Dropbox ga ik op een andere manier met mijn bestanden om.' Ook het contact met klanten en leveranciers verloopt soepeler dankzij Dropbox Business. Omdat veel externe partners van Distilled zelf Dropbox gebruiken, zijn ze vertrouwd met de manier waarop de app werkt. 'Een van de voordelen van Dropbox is dat het zo algemeen wordt gebruikt', aldus Ousbey. 'Wanneer ik het over Dropbox heb met een van onze accountants of leveranciers, hoor ik vaak dat ze zelf ook al een account hebben. Dus hoeven we alleen maar een map met hen te delen en klaar zijn we. Dat is echt heel handig voor ons.'

Beveiliging en gemoedsrust

Met al dat delen wat er intern en extern plaatsvindt, heeft de beveiliging een hoge prioriteit bij Distilled. Met de opties voor delen binnen teams kunnen teambeheerders regelen wie er toegang heeft tot belangrijke informatie. Bovendien geeft de tweestapsverificatie een extra beschermlaag, en daarmee gemoedsrust. Deze beveiligingsfuncties kwamen vorig jaar goed van pas toen er bij het kantoor in Londen was ingebroken en er 30 laptops waren gestolen. Ook al was de situatie verschrikkelijk, toch konden medewerkers met zijn allen een zucht van verlichting slaken omdat ze wisten dat al hun gegevens veilig waren in Dropbox Business. Ousbey voegt daaraan toe: 'Dropbox hielp ons binnen een paar dagen na de inbraak weer in het zadel. We gingen naar de winkel, kochten 30 nieuwe laptops, startten ze op, installeerden en synchroniseerden Dropbox, en we konden weer verder.' Het gemak van Dropbox draagt bij aan een eindresultaat waaraan Distilled grote waarde hecht: blijere medewerkers en klanten. 'Alles wat ons een beetje efficiënter maakt, zorgt ervoor dat we onze klanten meer toegevoegde waarde kunnen bieden', legt Ousbey uit. 'Dus zelfs als Dropbox de efficiëntie met maar 3 procent zou hebben verbeterd, is dat al een enorm voordeel voor ons.'