Klanten / Foursquare

Lokaal is het credo: Foursquare houdt alles synchroon met Dropbox Business

Foursquare, een mobiele app voor het delen van locatiegegevens, is ontworpen om mensen en plaatsen met elkaar te verbinden. Met deze app kunnen mensen de plekken die ze bezoeken, delen en opslaan, en persoonlijke aanbevelingen ontvangen op basis van waar ze geweest zijn. De Foursquare-community telt meer dan 25 miljoen gebruikers en één miljoen aanbieders.

Een plek onder de zon voor een groeiende organisatie

Toen Foursquare in 2009 met zijn eerste product kwam, ging het om een klein team in één kantoortje. Dit groepje starters zat in een kleine ruimte bij elkaar zodat het delen van documenten en projectinformatie geen enkel probleem vormde. Eric Friedman, Director of Sales and Revenue Operations bij Foursquare, herinnert het zich nog goed: "We waren met slechts een handjevol mensen, dus iedereen bleef gemakkelijk van alles op de hoogte." Maar met de groei van het bedrijf kwamen er ook steeds meer medewerkers in dienst en werd al snel duidelijk dat Foursquare behoefte had aan een krachtige, betrouwbare oplossing om bestanden op meerdere locaties, en over de oceaan heen, te delen. Friedman stelt: "Met vestigingen in San Francisco, New York en Londen hadden we een goed centraal bestandssysteem nodig waarmee we gemakkelijk al onze digitale documenten konden maken, organiseren en beheren." Friedman begon met de evaluatie van verschillende systemen, met veiligheid, kwaliteit en betrouwbaarheid bovenaan zijn lijstje met eisen. Omdat hij zelf Dropbox al in een vroeg stadium gebruikte, zag hij naar eigen zeggen snel in dat "Dropbox de beste oplossing voor digitale samenwerking was." Friedman wist uit ervaring dat Dropbox, in tegenstelling tot bestandssystemen of netwerkstations, bestanden niet alleen toegankelijk maakt vanaf elk willekeurig apparaat, maar ze ook synchroniseert met de computer. Dit betekende dat wanneer Foursquare-medewerkers op zakenreis zonder internetverbinding zaten, ze evengoed toegang hadden tot belangrijke documenten.

"Al onze bestanden staan lokaal op ieders computer en er wordt regelmatig een back-up van gemaakt. Dat is van onschatbare waarde. Onze vuistregel luidt: staat het niet in Dropbox, dan bestaat het niet."

Bekend terrein

Foursquare stapte al in zo'n vroeg stadium over op Dropbox, dat veel mensen in de organisatie al persoonlijke accounts hadden voordat Dropbox Business op de markt kwam. Tegen de tijd dat het bedrijf overstapte op Dropbox Business, had iedereen het systeem al onder de knie. 'Al onze klanten en partners hebben een eigen plek in Dropbox', vertelt Friedman. 'Alles wat er met hen gebeurt, komt in de app terecht, en dat is ook waar onze verkopers, accountmanagers, juridische medewerkers en de ontwerpteams al hun belangrijke documenten opslaan.' Dankzij de centrale opslagplaats voor essentiële informatie kunnen medewerkers verspreid over de drie locaties van het bedrijf snel en makkelijk toegang krijgen tot klantencontracten, verkooppresentaties en aanverwante interne stukken. En wanneer medewerkers grote bestanden moeten bewerken in Adobe Photoshop of Microsoft Office, hebben ze snel toegang tot documenten en foto's omdat een kopie ervan lokaal op hun computers is opgeslagen. Dropbox Business heeft Foursquare ook geholpen bij het stroomlijnen van een aantal voorheen erg tijdrovende administratieve taken. Of zoals Friedman uitlegt: 'Het is ongelooflijk handig om Dropbox te kunnen inzetten bij het in dienst nemen van nieuwe medewerkers. Ik hoef alleen maar mensen toe te voegen aan het team, een map te delen, en ze beschikken meteen overal alles waarmee ze tijdens de inwerkprocedure te maken krijgen.' De uitwisseling met de externe klanten van Foursquare, zoals aanbieders en bureaus, verloopt nu ook beter dankzij Dropbox Business. Documenten worden niet meer als bijlagen bij e-mailberichten verzonden, waardoor een postvak snel kan vollopen, maar de Foursquare-medewerkers kunnen nu gewoon links naar bestanden in Dropbox sturen. 'Dit bespaart ons enorm veel tijd, vooral wanneer je via de e-mail contact hebt met twintig of dertig mensen tegelijk', aldus Friedman. 'We werken hierdoor echt veel sneller.'

Een inmiddels onmisbaar systeem

Delen via een link en het herstellen en het terughalen van eerdere versies van bestanden zijn favoriete eigenschappen van Dropbox Business voor Friedman. Hij vertelt: 'Eén keer heb ik echt de kracht van Dropbox Business leren kennen, toen iemand per ongeluk een stel bestanden had weggegooid. Ik kon toen meteen online gaan en alles terugzetten. Het is een hele geruststelling te weten dat je een ongeluk meteen ongedaan kunt maken.' Foursquare hecht vooral waarde aan de lokale, gecentraliseerde toegang tot bestanden die Dropbox Business biedt. 'Met mensen die onderweg zijn en in verschillende vestigingen werken, is het cruciaal dat wij erop kunnen vertrouwen dat al onze belangrijke informatie en documenten zich op één plek bevinden en op elk gewenst moment kunnen worden bekeken. Al onze bestanden staan lokaal op elke computer, met regelmatige back-ups. Dat is van onschatbare waarde', vertelt Friedman. 'Onze vuistregel luidt: staat het niet in Dropbox, dan bestaat het niet.'