Klanten / Huge

Huge verbetert de samenwerking en productiviteit met Dropbox Business.

Huge, Inc. is een end-to-end reclamebureau voor digitale advertenties dat diensten op het gebied van strategie, ontwerp en ontwikkeling aanbiedt aan klanten als HBO, PepsiCo, IKEA en Toyota. Met vestigingen in de VS, Europa en Zuid-Amerika is het voor de dagelijkse werkzaamheden essentieel dat ideeën en informatie effectief kunnen worden uitgewisseld met de leden van het Huge-team overal ter wereld.

Eenvoudige, krachtige methode voor delen in de cloud

Omdat het team over de hele aardbol verspreid zit, is samenwerken voor Huge niet altijd eenvoudig geweest. Het bedrijf moest een manier vinden waarop het personeel snel en gemakkelijk grote bestanden met elkaar en op verschillende apparaten kon delen, waar ze zich ook bevonden. "Gezien de snelheid waarmee we zaken moeten afronden, is het belangrijk dat we vlot kunnen werken," licht Paul Doyle, Director of IT bij Huge, toe. "Medewerkers zijn geografisch verspreid en de gegevens die worden gedeeld zijn zo omvangrijk, dat het steeds moeilijker werd om op de traditionele manier zaken te blijven doen." Toen het bedrijf besefte dat het bestaande systeem voor het delen van bestanden tekort begon te schieten, is Doyle de verschillende opties gaan verkennen waarmee kon worden ingespeeld op de toenemende behoefte aan betere samenwerkingsmogelijkheden. Zijn grootste prioriteit was de bestaande workflows intact te houden, maar hij heeft ook gekeken naar eenvoudige methoden om bestanden te delen, toegang vanaf verschillende apparaten, flexibiliteit qua bestandsgrootte en kosten. Maandenlang heeft Huge geprobeerd een opensourcetoepassing geschikt te maken en te testen, maar uiteindelijk werd besloten dat het beheer en de kosten (met inbegrip van de noodzaak om internationaal extra personeel in dienst te nemen) te omvangrijk werden. Het bedrijf begon andere oplossingen te evalueren maar vond de prijs en de beperking van de bestandsgrootte een obstakel.

"We hebben heel wat mensen die op twee computers werken. Met de gegevens in Dropbox kunnen ze hun laptops en pc's synchroon houden. Zo is er minder druk op de IT-afdeling om met een oplossing te komen die verschillende apparaten synchroon laat lopen. Dat doet Dropbox voor ons."

Een oplossing die bestaande workflows ondersteunt

Toen Doyle Dropbox Business ontdekte, vond hij naar eigen zeggen 'een systeem dat zich aanpast aan de bestaande workflows, in plaats van een systeem waarbij de workflows moeten worden aangepast aan het systeem.' Niet alleen de prijs was scherp, Dropbox Business bood Huge ook de benodigde opslagruimte en vrijheid om grote bestanden te delen en een groeiend aantal medewerkers en klanten op diverse locaties onder te brengen. Dankzij functies als LAN-synchronisatie kon Huge meteen bestanden synchroniseren met de vestigingen in Londen en Rio de Janeiro. Gebruikers kregen eindelijk de mogelijkheid om afbeeldingen en video's met een hoge definitie te delen, ongeacht de grootte, en raw-bestanden te gebruiken, zodat ze veel sneller konden werken. Beheerders konden bestanden vergrendelen en bewaken, zodat materiaal correct kon worden verspreid, en verwijderde bestanden herstellen. Ook de overstap naar Dropbox Business als bedrijfsbreed systeem voor delen en opslag was eenvoudig. Sam Gorney, Manager of Technical Support Systems bij Huge, zegt het als volgt: 'De overgang verliep heel soepel. Zo'n zeven van de tien mensen hadden al een Dropbox-account en ze waren heel blij dat ze er zoveel opslagruimte bij konden krijgen. Het was voor iedereen echt heel eenvoudig om de persoonlijke Dropbox-accounts over te zetten naar ons zakelijk account.'

Verbeterde efficiëntie en tevreden klanten

Dankzij de nieuwe, gestroomlijnde manier waarop medewerkers belangrijke, dagelijkse taken kunnen afhandelen, heeft Dropbox Business op bijna elke afdeling binnen Huge zijn stempel gedrukt. 'We hebben heel wat mensen die op twee computers werken', aldus Doyle. Met de gegevens in Dropbox kunnen ze hun laptops en pc's synchroon houden. Zo is er minder druk op de IT-afdeling om met een oplossing te komen die verschillende apparaten synchroon laat lopen. Dat doet Dropbox voor ons.' Nu blijven de verschillende afdelingen makkelijker op dezelfde golflengte. Zo vindt de groep die verantwoordelijk is voor ontwerpen voor eindgebruikers, Dropbox Business vooral heel handig bij het samenwerken aan de ontwikkeling van draadmodellen voor websites. Door de mogelijkheid om software te delen in Dropbox is het bovendien voor de IT-afdeling een stuk eenvoudiger geworden om updates te installeren. 'Als ik software op externe sites moet implementeren, is Dropbox echt de beste oplossing', vertelt Gorney. 'Ik moest onlangs een nieuwe versie van het besturingssysteem voor de Mac verspreiden en via Dropbox kon ik dat bestand heel eenvoudig met de rest van mijn team delen.' Ook de samenwerking met internationale kantoren gaat nu van een leien dakje. 'Dropbox geeft ons de flexibiliteit om spullen te delen met onze vestiging in Brazilië, zonder dat we een bepaalde infrastructuur hoeven op te zetten. Voorheen was het ingewikkeld om alles op zijn plaats te krijgen, maar met Dropbox hebben we onze bestanden in een handomdraai bij ons team in Zuid-Amerika', aldus Gorney. Projectmanagers zijn de grootste gebruikers binnen Huge. Zij verzenden via Dropbox onder meer hun begrotingen, projectbestanden en werkomschrijvingen. Een van de grootste voordelen voor projectmanagers is de mogelijkheid om eindresultaten makkelijk te delen met hun klanten. Of in de woorden van Doyle: 'Met Dropbox kunnen we gegevens op een veilige manier delen door alleen maar een link te verzenden. We hoeven dus geen specifieke mappenstructuur te maken wanneer we één bestand willen verzenden. De samenwerking tussen ons team en externe partijen verloopt veel soepeler, en dat maakt een wezenlijk verschil.' Huge heeft ook baat bij het nieuwe opslagsysteem tijdens externe vergaderingen met klanten. 'Vaak krijgen we een telefoontje van mensen uit het team met de vraag een bestand in Dropbox te zetten zodat ze het kunnen downloaden op het systeem van de klant. Dropbox biedt hen de flexibiliteit om werk dat ze niet bij zich hebben, toch te kunnen laten zien. Vroeger moest dat via e-mail of FTP gebeuren', aldus Doyle. Nu kan Huge met Dropbox Business elk bestand altijd en onmiddellijk delen.