Klanten / Kayak

Kayak zet reizen in het zonnetje met Dropbox Business

Kayak is een reiswebsite die is opgericht door Expedia, Travelocity en Orbitz met als doel om consumenten één handige plek te bieden met een zo breed mogelijk aanbod aan vluchten, hotels, huurauto's en andere reisopties. De zoekresultaten van honderden reissites kunnen worden vergeleken in één overzichtelijke, intuïtieve weergave op kayak.com.

Tegen de stroom in roeien

Met een enorme hoeveelheid voortdurend veranderende reisopties en aanbiedingen is de informatie op de website van Kayak continu in beweging. Tientallen medewerkers in het productontwikkelingsteam werken er hard aan om de site actueel te houden zodat gebruikers een zo prettig mogelijke ervaring hebben. Productontwerpen gaan regelmatig door de handen van de ontwerpers, productmanagers en ontwikkelaars in het team en worden steeds weer bijgewerkt. Aanvankelijk probeerde het bedrijf dit proces te stroomlijnen door middel van een server, maar zoals Bill O'Donnell, Chief Architect en SVP of Mobile Products bij Kayak, zegt: 'Het VPN was traag, het was moeilijk om verbindingen tot stand te brengen en het was eerlijk gezegd een blok aan ons been.' De Linux-server van Kayak was niet geschikt, want bestanden konden er niet makkelijk mee worden bewerkt, ingedeeld en teruggeplaatst. O'Donnell voegt daaraan toe: 'We hebben een gigantische website vol met handmatig gemaakte bestanden. Na verloop van tijd stonden er honderdduizenden ontwerpen op de server, waar je nog moeilijk doorheen kon, omdat je ze niet kon sorteren of doorzoeken.' Wat het bedrijf nodig had, was een eenvoudige oplossing waarmee teamleden bestanden zonder gedoe konden openen en bijwerken. O'Donnell werkte al in een vroeg stadium met Dropbox en bedacht dat dit ook wel een handige oplossing voor Kayak kon zijn. Toen hij de zakelijke versie ontdekte, was het besluit snel genomen. We vonden het geweldig dat Dropbox Business is ontwikkeld voor organisaties', zegt hij. 'We waren meteen verkocht.'

'Dropbox Business biedt ons een veilige, centrale plek waar we al ons werk kunnen opslaan en het helpt gedoe te voorkomen, wat niet gek is met honderden computers in één bedrijf.'

Het tij keert

Dankzij Dropbox Business is het maken van webpagina's nu veel eenvoudiger geworden. Ontwerpers, ontwikkelaars en de mensen van de kwaliteitsbewaking kunnen nu ontwerpelementen en prototypen op één plek bekijken en goedkeuren voordat ze op kayak.com worden gepubliceerd. En wanneer het marketingteam beeldmateriaal nodig heeft voor advertenties of marketingdocumenten, kan het die bestanden meteen in Dropbox vinden. 'Ik hoef niemand meer specifiek toegang te verlenen', verklaart O'Donnell. 'Dropbox Business is als een reusachtig gedeeld mainframe. Je hoeft je gebruikers alleen maar te vertellen waar ze moeten zijn. Daarna ligt alles voor het oprapen in de gedeelde mappen.' Met mobiele toegang tot bestanden is de werkwijze van Kayak aanzienlijk vereenvoudigd. Omdat medewerkers met Dropbox Business bestanden direct op hun iPad of smartphone kunnen openen en gebruiken in presentaties, hoeven ze zich nooit meer zorgen te maken over het tot stand brengen van verbindingen met de server of daarmee hun tijd te verdoen. 'Met Dropbox hebben we altijd de juiste bestandsversie en kan iedereen alles openen op zijn eigen apparaten', merkt O'Donnell op. 'Zelfs wanneer iemand een bestand bewerkt met een toepassing op zijn pc, kunnen wij het probleemloos openen op een mobiel apparaat. Dat is toch geweldig.' Naast de talloze manieren waarop Dropbox Business van pas komt bij de ontwikkeling van projecten voor externe gebruikers, maakt Kayak er ook handig gebruik van om de interne website met informatie over medewerkers te beheren. Alle Kayak-medewerkers staan op de site en hun foto's zijn in hoge resolutie opgeslagen in Dropbox. 'Het is een behoorlijk ingewikkelde database met zo'n 200 GB aan beeldmateriaal', legt O'Donnell uit. 'Maar zelfs toen we besloten het hele pakket foto's te verplaatsen naar Dropbox, bleef alles gewoon werken. We waren onder de indruk.'

Alles laten varen

Gezien het aantal productontwerpen dat Kayak maakt, en de hoeveelheid herzieningen daarop, is de snelle navigatie in Dropbox van onschatbare waarde voor de medewerkers. Niet alleen kunnen ontwerpers sneller bewerkingen doorvoeren, ook wordt ervoor gezorgd dat er altijd een back-up van hun werk wordt gemaakt. O'Donnell voegt daaraan toe: 'Wanneer je in Dropbox werkt, worden je bestanden opgeslagen op al je computers en apparaten. En als je spullen met anderen deelt, komt alles op wel vijftig computers te staan. Dat zorgt voor veel gemoedsrust.' Als medewerkers in het verleden problemen met hun computer hadden, liepen ze het risico hun werk kwijt te raken als ze niet ergens op kantoor handmatig een back-up hadden gemaakt. Maar met Dropbox Business hoeven ze daar helemaal niet meer bij stil te staan. 'Als iemands laptop om de een of andere reden in vlammen opgaat, kan hij gewoon een nieuwe pakken, die aansluiten en zich aanmelden bij Dropbox', aldus O'Donnell. 'Alles wordt gesynchroniseerd via het netwerk en de medewerker kan in een mum van tijd weer aan de slag.' De verbeteringen in de workflows, organisatie en bestandsbeveiliging dankzij Dropbox Business zorgen alles bij elkaar voor gestroomlijnde processen bij de productontwikkeling en de algehele bedrijfsvoering van Kayak. Of in O'Donnells woorden: 'Dropbox Business biedt ons een veilige, centrale plek waar we al ons werk kunnen opslaan en het helpt gedoe te voorkomen, wat niet gek is met honderden computers in één bedrijf.'