Klanten / Monarch Investment & Management Group

Uitgelichte klant: Monarch

De beheerders van de gebouwen openen en delen het nieuwste materiaal onderweg in Dropbox Business, zodat het vastgoedbedrijf veilig beoordelingen en onderhoud van panden kan uitvoeren en het aantal e-mails kan verminderen.

DE UITDAGING

Verouderde tools vervangen

De deuren van het vastgoedbedrijf Monarch Investment Group staan altijd open. Het bedrijf is trots op de praktische aanpak bij het beheren van zijn portfolio voor investeerders en het onderhoud van de panden voor de huurders. Monarch was dan ook verrast toen bleek dat de interne workflows niet altijd openstonden voor samenwerking tussen de 1000 medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de gebouwen verspreid over 15 staten. 'De beheerders van de panden waren vaak onderweg en hadden geen toegang tot belangrijke documenten, zoals plattegronden, contracten en overeenkomsten voor herfinanciering op de interne server van Monarch', aldus analist Curtis Pottle. 'We moesten de bestanden per e-mail sturen naar de beheerders, die dan in een antwoord vaak vroegen waar het bestand was gebleven', zegt Pottle. De postvakken raakten zo onoverzichtelijk dat veel medewerkers besloten dikke mappen mee te nemen met de documenten die ze nodig hadden. Verder wilde Monarch gevoelige informatie beter beveiligen, vooral wanneer medewerkers het bedrijf verlieten. 'We wilden zeker weten dat voormalige medewerkers niet aan de haal gingen met bijvoorbeeld burgerservicenummers', aldus Pottle. Na het testen van diverse oplossingen viel de keuze op Dropbox Business. Monarch concludeerde dat deze service garant stond voor de beste beveiliging en gebruikersacceptatie. 'Omdat het platform zo gebruiksvriendelijk is, voelen we ons er niet door geïntimideerd', zegt analist Greg Hidlay.

'Dropbox Business heeft iedereens werk vereenvoudigd. Beheerders kunnen hun aandacht houden bij de panden en hoeven niet meer te zoeken naar documenten. En ik bespaar tijd omdat ik veel minder e-mails hoef te verzenden.'

Curtis Pottle, Analyst, Monarch Investment Group

DE OPLOSSING

Meer delen dankzij verbeterd beheer

In Dropbox Business organiseert Monarch alle bestanden over de gebouwen, zoals exploitatieovereenkomsten en specificaties, in gedeelde mappen. Dankzij Dropbox besparen de beheerders van de panden tijd als ze een verkoop of herfinanciering moeten beoordelen, omdat ze Excel-spreadsheets en PDF-documenten nu op hun telefoon kunnen bekijken. Aanzien de mappenstructuur consequent is ingedeeld op klantnaam en materiaaltype, hoeven de beheerders van de gebouwen geen e-mail meer te sturen naar het hoofdkantoor voor informatie. 'Nu zoeken ze de bestanden, sturen ze een link vanuit de mobiele app en kunnen ze aan het werk', aldus Pottle. Deze oplossing leidt tot tijdbesparingen voor Monarch, omdat beheerders nu machtigingen instellen voor groepen medewerkers en niet voor elke medewerker afzonderlijk. 'De functie Groepen is bijzonder effectief en efficiënt', zegt Hidlay. 'Als iemand van team wisselt, verplaats je hem gewoon naar de nieuwe groep, waarna zijn toegang tot mappen automatisch wordt gewijzigd.' De machtigingen worden verder afgestemd met functies voor bewerken en alleen weergeven, zodat alleen de juiste mensen wijzigingen kunnen aanbrengen in documenten.

Monarch hoeft zich dankzij functies als Accountoverdracht en Extern verwijderen geen zorgen te maken over wat er gebeurt met bestanden wanneer medewerkers het bedrijf verlaten. 'Je kunt in een handomdraai de bestanden van voormalige medewerkers overdragen aan nieuwe personeelsleden en ervoor zorgen dat ze geen toegang hebben via andere apparaten', aldus Pottle.

'We maakten al gebruik van persoonlijke Dropbox-accounts, maar de toegenomen beveiliging van Dropbox Business is de investering waard.'

Greg Hidlay, Analyst, Monarch Investment Group

DE RESULTATEN

Personeelsleden productiever maken

Volgens Monarch zijn de beheerders van de panden onderweg productiever en is de beveiliging van het bedrijf verbeterd. 'Iedereens werk is vereenvoudigd', zegt Pottle. 'Beheerders kunnen hun aandacht houden bij de panden en hoeven niet meer te zoeken naar documenten.' Ook de onbeperkte versiegeschiedenis heeft haar waarde bewezen. 'Een aantal keer zijn belangrijke documenten verwijderd', zegt Hidlay, 'maar met drie klikken hebben we alles kunnen herstellen. Zo kunnen we met een gerust hart naar huis.' Pottle vindt dat medewerkers in het algemeen efficiënter zijn gaan werken. 'Het gebruik van Dropbox heeft zich haast op magische wijze ontwikkeld', zegt hij. 'Mensen hebben het uit zichzelf geaccepteerd en aanbevolen aan collega's. Niemand heeft ze gedwongen, en dat is de beste manier om de productiviteit te verhogen.'