Klanten / Radiolab

In alle ruis het juiste signaal zien te vinden: hoe Radiolab Dropbox Business inzet

Radiolab is a podcast- en radioprogramma dat zich verdiept in boeiende verschijnselen. Radiolab wordt geproduceerd in New York en elke week uitgezonden op meer dan 300 publieke zenders. Het programma biedt diepgang met onderwerpen zoals tijd, toeval, de grenzen van de geest en de werking van het universum.

Gaten prikken in de oude methodes

Toen Radiolab net begon, kon het handjevol medewerkers ideeën, concepten en relevante bestanden persoonlijk en ter plekke delen. Ellen Horne, Executive Producer bij Radiolab, herinnert het zich nog goed: "We waren met maar een paar mensen, dus we konden gewoon even ergens binnenstappen en snel iets beluisteren." Maar het programma werd steeds populairder en de hoeveelheid personeel groeide navenant. Radiolab moest een nieuwe manier zien te vinden om iedereen op één lijn te houden. "In het programma verloopt heel veel volgens een vast patroon," vertelt Horne. "We lezen niet zomaar een script voor. Wanneer we een verhaal ontwikkelen, schrijven we concept na concept, sturen dat door naar het personeel, krijgen feedback, schrijven weer een nieuw concept... het is niet ongebruikelijk dat we wel veertig tot vijftig concepten doorwerken." Het proces van het delen van concepten en aanverwant materiaal begon behoorlijk omslachtig te worden. "We verknoeiden tijd met het maken van cd's en het afdrukken van versies om per post of fax te versturen," zegt ze. In een poging om het proces te vergemakkelijken, investeerde Radiolab in een account bij iDisk, de service van Apple voor het delen van bestanden. Maar uiteindelijk liep het bedrijf tegen de grenzen van deze oplossing aan, zoals het ontbreken van mobiele toegankelijkheid en ernstige ruimtebeperkingen.

"Met Dropbox verloopt onze communicatie vloeiend en kunnen we onze driehonderd zenders moeiteloos voorzien van al het benodigde materiaal."

Een nieuwe formule ontwikkelen voor teamwerk

Een aantal Radiolab-medewerkers werkte al met Dropbox voor persoonlijk gebruik. 'Ik had een Dropbox-account, dat ik grotendeels gebruikte om spullen met familie te delen', legt Horne uit. Toen Radiolab van Dropbox Business hoorde, waren ze meteen enthousiast. Er werd opslagruimte aangeboden die met het bedrijf kon meegroeien, plus de mogelijkheid om snel en makkelijk bestanden te delen, ongeacht de plaats waar de verslaggevers, presentatoren of producenten zich fysiek bevonden. Horne omschrijft de overgang naar Dropbox Business als zeer eenvoudig. 'Het verliep heel intuïtief; iedereen in het team had het heel snel door', vertelt ze. Cruciale functies voor Radiolab zijn onder andere de mogelijkheid om een hele map of één bestand te delen en de optie om favoriete bestanden via de smartphone af te luisteren. 'De meesten van ons brengen dagelijks soms wel een uur in de metro door, dus wanneer we onderweg via Dropbox concepten kunnen beluisteren, wordt het een heerlijke productieve reis', aldus Horne.

Kwalitatieve resultaten die ertoe doen

Dropbox Business heeft ook de samenwerkingsmogelijkheden voor Radiolab enorm verbeterd. Communicatie en informatie delen met medewerkers van het programma op een andere locatie is veel eenvoudiger geworden met gedeelde links. Wanneer het team bijvoorbeeld een concept moet sturen naar presentator Robert Krulwich, die bij NPR werkt, kunnen ze hem gewoon een link naar de opname sturen en meteen zijn feedback krijgen, zonder dat ze hem een groot bestand hoeven te e-mailen, dat tijdrovend is om te downloaden. Eerdere zorgen over de locatie van het personeel of technisch vernuft zijn vrijwel geheel weggenomen met Dropbox Business. Horne vertelt: 'Het was best wel verrassend om te zien hoeveel eenvoudiger Dropbox de samenwerking heeft gemaakt, vooral met mensen die niet bij ons op kantoor zitten. Medewerkers op afstand bevinden zich nu in een veel betere positie.' Ook de verspreiding van materiaal is verbeterd met Dropbox Business. Horne licht toe: 'We hebben driehonderd zenders die ons programma uitzenden en zij hebben promotiemateriaal en afleveringen nodig. Met Dropbox kunnen we moeiteloos de communicatie regelen en al onze zenders voorzien van al het benodigde materiaal.' Wanneer het aankomt op het plannen en houden van roadshows is Dropbox Business volgens Horne onmisbaar. Ze vertrouwt op Dropbox voor de verspreiding van materiaal naar mogelijke partners om hen een idee te geven van wat de roadshows inhouden, en uiteindelijk precies uit te stippelen hoe de volgende show eruit komt te zien. Dus op het moment van vertrek verspilt Horne geen tijd meer met bedenken welke bestanden ze moet meenemen op haar externe schijf. 'Met Dropbox Business', zegt ze, 'heb ik wat ik nodig heb, waar ik ook heen ga. Ik hoef geen tijd te besteden aan het bij elkaar zoeken van alles en nog wat of aan voorbereidingen.' Hoewel Dropbox Business in eerste instantie was bedoeld als een opgewaardeerde vervanging voor iDisk, heeft Radiolab ontdekt dat het veel nuttiger is dan dat. Horne zegt: 'Het blijkt dat we met Dropbox als team beter samenwerken dan ooit.'