Klanten / Refinery29

Met Dropbox Business houdt Refinery29 het hoofd koel bij de ontwikkeling van grensverleggend nieuw materiaal

Met het hoofdkantoor in New York is Refinery29 de grootste onafhankelijke mode- en stijlsite in de Verenigde Staten. Miljoenen lezers zijn betrokken bij een community die hen helpt zich te uiten met behulp van het beste wat er te vinden is op het gebied van mode, schoonheid, eten, cultuur en wonen. Daarmee biedt Refinery29 alles om lezers een goed gevoel te geven.

Botsende patronen

Als je voorop wilt blijven lopen op het gebied van trends in mode en lifestyle, moet je ogen en oren hebben in de steden waar het gebeurt. Om lezers op de hoogte te houden van de nieuwste looks, verhalen en producten, heeft Refinery29 trendspotters in New York, Los Angeles, San Francisco, Chicago, Washington DC en Londen. Een over de aardbol verspreid, snel reagerend redactieteam was fantastisch voor de inhoud van de site, maar een hele uitdaging wanneer externe medewerkers bestanden moesten delen met het hoofdkantoor van Refinery29 in New York. Aanvankelijk sloeg het team in New York documenten en foto's op een server op kantoor op, terwijl de verschillende plaatselijke redacteuren werkten met persoonlijke Dropbox-accounts. Hoe meer de bestanden zich echter ophoopten, hoe moeilijker het werd om bij te houden waar al het afzonderlijke materiaal zich bevond. Door met het gehele personeel van Refinery29 over te stappen op Dropbox Business kreeg iedereen snel en makkelijk toegang tot bestanden en een gestandaardiseerde manier om belangrijke inhoud met elkaar te delen. Volgens Shawna Strayhorn, Director of Business Intelligence, waren de processen snel gestroomlijnd. 'Met Dropbox weet je precies waar je moet zijn voor de spullen die je nodig hebt', zegt ze. 'Er hoeft niemand meer met spoed op pad te worden gestuurd om materiaal op te halen waarmee je vooruit kunt in een project. Dat scheelt heel wat stress.'

"Met Dropbox weet je precies waar je moet zijn voor de spullen die je nodig hebt. Er hoeft niemand meer met spoed op pad te worden gestuurd om materiaal op te halen waarmee je vooruit kunt in een project. Dat scheelt heel wat stress."

Geheel volgens het plaatje

Voordat materiaal op de website van Refinery29 kan worden gepubliceerd, moet de lokale redacteur de foto's laten goedkeuren door de hoofdredactie. Met Dropbox-mappen kunnen de individuele redacteuren hun spullen snel en makkelijk delen met elkaar en het team in New York. Kurtz licht toe: 'In plaats van het uploaden, downloaden en opnieuw uploaden van geselecteerde foto's, kunnen we meteen in Dropbox werken. Dat is echt heel handig.' Dankzij de desktopapp van Dropbox Business kan het lokale redactieteam van Refinery29 efficiënt vanuit huis werken, terwijl de mobiele app een groot deel van het personeel in de New Yorkse vestiging helpt bij hun werk in het veld. Met Dropbox kunnen medewerkers snel en rechtstreeks via hun mobiele telefoon verwijzen naar belangrijke bestanden of met collega's samenwerken tijdens fotosessies of bedrijfsevenementen. Het marketingteam van Refinery29 vertrouwt eveneens op Dropbox Business om materiaal te organiseren en te delen. Voor elk nieuw marketingproject wordt een Dropbox-map gemaakt voor kopij, beeldmateriaal en andere noodzakelijke onderdelen. Strayhorn vertelt: 'Dropbox helpt ons enorm bij het beheer van projecten. Nu weet iedereen waar en hoe voor elke campagne de juiste bestanden te vinden zijn, en zijn we in staat nauwkeuriger de toegang te regelen en verschillende versies te beheren.' Voor het uitwisselen van informatie met externe partners gebruikt Refinery29 Dropbox Business in plaats van e-mail of FTP-sites. Teamleden hoeven alleen maar gedeelde mappen klaar te zetten en de desbetreffende fotografen of anderen die een bijdrage leveren toe te voegen om de bestanden over en weer te kunnen delen.

De reddende engel

Elke dag weer helpt Dropbox Business Refinery29 om informatie soepeler te delen en efficiënter te werken. Maar Refinery29 heeft vooral de voordelen van de toepassing leren inzien tijdens een paar spannende situaties die het bedrijf heeft moeten doormaken. Een daarvan was orkaan Sandy, die eind oktober 2012 hard de oostkust trof. Kurtz erkent: 'Dropbox heeft ons tijdens de orkaan gered. Niemand hoefde moeite te doen om vanuit huis op afstand in te loggen bij een server. We hebben het werk nog geen 5 minuten hoeven te onderbreken.' Ook al is het heel wat minder zenuwslopend dan een orkaan, het per ongeluk verwijderen van een groot aantal bestanden was een andere horde die Refinery29 met Dropbox Business heeft kunnen nemen. Kurtz vertelt dat mensen zich vaak niet eens realiseren dat ze bestanden hebben weggegooid, maar dankzij de herstelfunctie van Dropbox is het terughalen van bestanden nu kinderspel. 'Het is ongelofelijk handig om verloren materiaal zo makkelijk te kunnen herstellen wanneer er zoveel mensen zijn met toegang tot de mappen', voegt zij daaraan toe. Tijdens de New York Fashion Week, een van de meest cruciale perioden voor Refinery29, kan het personeel met behulp van Dropbox gelijke tred houden met de massaal binnenstromende informatie en foto's die op de website van het bedrijf moesten worden geplaatst. De redacteuren berichten die week over shows, straatmode en meer, wat inhoudt dat Refinery29 duizenden beelden moet bewerken. Met Dropbox Business kunnen de redacteuren selecties maken en die binnen 4 tot 6 uur op de site gepubliceerd hebben. Het afgelopen jaar heeft het bedrijf ontdekt dat inhoud voor de site nog sneller klaar is door redacteuren toe te staan op afstand te werken tijdens de Fashion Week. Kurtz licht toe: 'Om inhoud snel te kunnen verwerken, werkten we die week altijd vanuit kantoor. Maar dankzij Dropbox konden onze redacteuren contact houden zonder dat ze hun gezicht op kantoor hoefden te laten zien. Tussen de modeshows door konden ze vanuit huis werken, of vanaf een andere handige plek, en de verhalen nog sneller en efficiënter doorsturen.' Met Dropbox Business kan Refinery29 snel met inhoud komen en zo het momentum en het succes handhaven. Zelfs onder uitdagende omstandigheden of de druk van deadlines houdt Refinery29 het hoofd koel met Dropbox aan zijn zijde.