Klanten / Sundance

Uitgelichte klant: Sundance Film Festival 2016

Het festival gebruikt Dropbox Business om het selectieproces van de beste onafhankelijke films van het jaar en de organisatie van een van de meest geroemde festivals ter wereld te stroomlijnen.

DE UITDAGING

Van dvd naar digitaal

Quentin Tarantino, Steven Soderbergh en Darren Aronofsky zijn slechts enkele voorbeelden van tientallen beroemde regisseurs die zijn doorgebroken op het Sundance Film Festival. Het festival wordt georganiseerd door het door Robert Redford opgerichte Sundance Institute en heeft een proces voor het ontdekken van nieuw talent dat zo indrukwekkend is dat het op zichzelf al de moeite van het verfilmen waard is. Voordat Park City in Utah elk jaar wordt overspoeld door 50.000 filmfanaten, hebben de festivalprogrammeurs een paar maanden de tijd om uit 12.600 inzendingen 200 prijswinnaars te kiezen. Er was niet altijd een heldenrol weggelegd voor de technologie in dit verhaal. De programmeurs verstuurden Excel-spreadsheets met updates over ingezonden films als e-mailbijlagen, met soms verwarring over de laatste versie tot gevolg. Ze stuurden de films heen en weer op dvd's en USB-sticks, hoewel geen van beide echt geschikt is om nooit eerder vertoonde films veilig te delen. 'We hadden geen idee of programmeurs de juiste films op tijd hadden ontvangen of dat ze op de verkeerde plek waren bezorgd', zegt Adam Montgomery, Senior Manager of Programming. Festivalprogrammeurs begonnen gebruik te maken van hun persoonlijke Dropbox-account om taken uit te voeren, en zo was de overstap van het festival naar Dropbox Business snel gemaakt. 'Nu we een tool hebben die populair is onder gebruikers, kunnen we onze manier van werken gaan veranderen', zegt IT Director Justin Simmons.

DE OPLOSSING

Een nieuw script voor samenwerking

Nu werken festivalprogrammeurs samen via gedeelde mappen van Dropbox. De service maakt het een stuk eenvoudiger voor screeners om hun wekelijkse 25 films te bekijken, omdat de integratie elke video die via Dropbox wordt gedeeld automatisch laadt in de Vimeo-speler. Door Excel-bestanden met de screeningsstatus bij te houden in gedeelde mappen, kunnen meerdere gebruikers de bestanden bewerken en van feedback voorzien en weet iedereen zeker dat ze met de nieuwste versie werken. 'Ik weet dat alle gegevens in die documenten in realtime worden bijgewerkt', zegt Montgomery.

 Met de voorbeeldweergave van video's kunnen programmeurs nog voordat ze de film hebben gedownload verifiëren of ze het juiste bestand hebben ontvangen. Zodra een film is uitgeroepen tot finalist kunnen de teams voor programmering en tentoonstelling eenvoudig clips van regisseurs verzamelen om die tijdens het festival te vertonen. 'We nemen contact op met filmmakers en panelleden via bestandsaanvragen van Dropbox. Ze slepen de bijgewerkte versies dan gewoon naar de juiste map', zegt Holden Payne, Technical Director of Exhibition and Production. Tijdens het festival bespaart het razenddrukke personeel tijd door Dropbox-links aan mediakits en andere informatiepakketten toe te voegen, in plaats van bestanden via e-mail naar afzonderlijke journalisten te verzenden.

 'Het beveiligen van gegevens is een prioriteit omdat het festival te maken heeft met materiaal dat pas na de première openbaar mag worden gemaakt', vertelt Montgomery. Met Dropbox kunnen festivalmedewerkers ervoor zorgen dat alleen de beoogde programmeurs toegang hebben tot bepaalde mappen. 'Je kunt de machtigingen eenvoudig wijzigen of opnieuw instellen, wanneer je maar wilt', zegt Montgomery.

DE RESULTATEN

Focus op de films

Dankzij Dropbox hebben medewerkers van het festival hun handen vrij om originele films (zoals de uiteindelijke Oscar-winnaars Boyhood en Whiplash) te laten debuteren, in plaats van tijd te verspillen aan logistieke problemen. 'Ik werk met duizenden bestanden van twee tot vier gigabytes', zegt Montgomery. 'Met Dropbox Business kan ik die gegevens snel, efficiënt en veilig verzenden. Ik kan me niet eens meer voorstellen hoe we dat vroeger deden.' Het netwerk van externe medewerkers van het festival, onder wie zo'n 12.000 filmmakers, is al bekend met de service, wat een gigantisch voordeel is als je met zo veel verschillende mensen werkt. 'Het komt zelden voor dat iemand een andere service dan Dropbox gebruikt', zegt Montgomery. 'Het is de standaardoplossing voor het delen van gegevens in de filmwereld.' Nu de productiviteit een stuk hoger is, 'kunnen we ons richten op het samenstellen van de best mogelijke programmering van onafhankelijke films', zegt Montgomery.