Klanten / USA Gymnastics

Met Dropbox Business gaan de leden van USA Gymnastics voor goud

USA Gymnastics is in Amerika de nationale organisatie voor turnen. De organisatie stelt landelijk de regels en het beleid op, selecteert en traint teams voor de Olympische Spelen en het wereldkampioenschap en stelt zich ten doel het turnen zowel op lokaal als nationaal niveau te ontwikkelen. USA Gymnastics organiseert voor heren en dames verscheidene turnevenementen, ritmische gymnastiek, trampolinespringen, acrobatische gymnastiek en groepsgymnastiek, met inbegrip van nationale kampioenschappen en internationale wedstrijden.

Goed in vorm

Na de Amerikaanse Turnkampioenschappen van 2008 kreeg het evenemententeam van USA Gymnastics te maken met een technologisch incident. Het gevolg was dat de manier waarop ze onderweg hun werk deden, goed onder de loep moest worden genomen. Volgens het gebruikelijke protocol had het personeel vóór het evenement alles op hun laptop gekopieerd, van documenten met accreditaties en de plattegronden van locaties tot de roosters. Maar toen één medewerker zijn bijgewerkte documenten na het evenement op de server wilde terugzetten, werden er per ongeluk honderden bestanden gewist.

Hoewel het team vele kopieën van bestanden wist terug te halen vanaf andere computers, zat de schrik om alles kwijt te raken er goed in. Dat was de directe aanleiding voor een verandering. Jeff Smith, Managing Director of Events and Technology, begon de opties in kaart te brengen in de hoop een oplossing te vinden waarmee laptopgebruikers zowel back-ups zouden kunnen maken als bestanden uitwisselen. Omdat de medewerkers van USA Gymnastics regelmatig reizen, zocht Smith een manier om hen in staat te stellen informatie vanaf allerlei verschillende locaties op te vragen en te delen.

Het duurde even voordat er iets passends werd gevonden, want er waren vele opties waarmee wel back-ups konden worden gemaakt, maar geen bestanden konden worden gedeeld. Uiteindelijk vond Smith in Dropbox precies wat hij zocht. Zijn team begon met ongeveer tien Dropbox Pro-accounts en stapte meteen over op Dropbox Business zodra dat beschikbaar kwam.

"Veel van onze mensen werken gedurende internationale evenementen dag en nacht door. Dat zij dan gewoon met hun telefoon toegang hebben tot onze bestanden en op elk gewenst moment documenten tevoorschijn kunnen toveren, is enorm handig."

Toonbeeld van kracht

Voor de medewerkers en leden van USA Gymnastics is er rond wedstrijden altijd veel drukte en gedoe, en is de beschikbaarheid van logistieke informatie essentieel. Omdat grafieken en schema's van wedstrijdlocaties eenvoudig toegankelijk zijn, kan het personeel ervoor zorgen dat sporters, coaches en de wedstrijdleiding op het juiste moment op de juiste plaats zijn. Verder moet het personeel spreadsheets met reisschema's en reisdocumenten bij de hand hebben om bij te kunnen houden wie waarheen moet en wanneer. 'Met Dropbox Business hebben alle betrokkenen de benodigde bestanden en informatie onder handbereik', zegt Smith. 'We hebben geen gedeelde stations of bestandsserver meer nodig.'

 Televisie-uitzendingen vormen een ander belangrijk onderdeel van de wedstrijddagen, met een op de seconde nauwkeurige planning van de opnamen. Het team van USA Gymnastics werkt doorgaans met maar liefst vijf mensen die moeten bepalen van welke sporters en welke evenementen er televisieopnamen worden gemaakt — en vaak is er nog op het laatste moment sprake van wijzigingen. 'Met de tv-opnameschema's in Dropbox Business kunnen we ze op het moment zelf nog bewerken', licht Smith toe. 'Bovendien kunnen we de bestanden daar opslaan en de gegevens nog eens terughalen als we hetzelfde evenement in de toekomst opnieuw organiseren.'

Eén handige plek voor het opslaan van bestanden is ook heel praktisch voor USA Gymnastics bij activiteiten die los van evenementen plaatsvinden. Met gedeelde mappen blijven programmadirecteuren en assistenten makkelijk op de hoogte en hebben ze het beheer over bestandsversies. En als er voor bepaalde evenementen tijdelijke krachten worden ingehuurd, kunnen ook zij snel toegang krijgen tot de benodigde documenten. Ze kunnen hun bestanden op één plek achterlaten waar onze vaste medewerkers ze later weer makkelijk kunnen terugvinden.

Met zo veel verschillende mensen die aan bestanden werken, is de mogelijkheid om verwijderde bestanden te herstellen een cruciale functie voor het team van USA Gymnastics. Of zoals Smith uitlegt: 'Het kwam in het verleden wel eens voor dat mensen bestanden per ongeluk weggooiden. Het is prettig te weten dat Dropbox Business ons beschermt mocht dat weer gebeuren.'

Winnende prestaties

Medewerkers van USA Gymnastics verrichten behoorlijk wat werk buiten kantoor. Een van de belangrijkste voordelen van Dropbox Business is dan ook de mogelijkheid om op afstand efficiënt te kunnen blijven werken. Hoewel het merendeel van het personeel op laptops werkt, gebruiken veel mensen ook de iPhone met de Dropbox-app. Volgens Smith: 'Veel van onze mensen werken tijdens internationale evenementen dag en nacht door. Dat ze dan gewoon met hun telefoon toegang hebben tot onze bestanden en op elk gewenst moment documenten tevoorschijn kunnen toveren, is enorm handig.'

Het belangrijkste internationale evenement voor USA Gymnastics is natuurlijk de Olympische Spelen. In 2012 was Dropbox Business ter plekke bij de evenementen van de VS, en verzorgde het de toegang voor het personeel in Londen en Indianapolis. Smith verklaart: 'Dropbox was een enorm belangrijk hulpmiddel voor de organisatie, waarmee we tijdens onze wedstrijden en tussen het personeel in Londen en de VS documenten en informatie konden uitwisselen. Dropbox heeft ons bij het hele proces geholpen.'