Via Dropbox kan het hoofdkantoor van dit elektrotechnisch installatiebedrijf contact houden met opzichters op locatie in de meest afgelegen gebieden van Canada.

CEL Electric, een elektrotechnisch installatiebedrijf

De belangrijkste resultaten voor CEL Electric

Verbeterde samenwerking tussen opzichters en het hoofdkantoor

Onbeperkt gegevensherstel voor waardevolle bedrijfsinformatie

Strengere beveiliging van betalingsgegevens van klanten

De uitdaging

Een schok voor het systeem

De economie in de Canadese provincie Saskatchewan draait grotendeels op mijnbouw, industrie en landbouw. Daarom vertrouwt de provincie op elektrotechnische installatiebedrijven als CEL Electric om belangrijke productielocaties van energie te voorzien. Sinds de oprichting in 1979 is CEL gestaag gegroeid. Het bedrijf heeft inmiddels zes kantoren in verschillende delen van Canada. Maar naarmate het bedrijf groeide, bleek steeds duidelijker dat de bestaande tools het delen van informatie met collega's en klanten beperkten. Als medewerkers tekeningen mailden naar eigenaren van gebouwen, moesten ze grote PDF-bestanden opsplitsen om limieten op de grootte van bestanden te omzeilen. 'De stappen waren omslachtig en gegevens raakten kwijt', zegt Mark Karr, Project Manager. Medewerkers zagen zich soms gedwongen om cd's, USB-sticks of stapels papieren met tekeningen en contracten per koerier te verzenden. Een langzaam en kostbaar proces. 'De druppel die de emmer deed overlopen, was een blikseminslag in een server van CEL in Saskatoon. Hierdoor ging het werk van zes maanden verloren', vertelt Shaun Unger, VP Corporate Affairs. 'Dat was voor ons het signaal om onze werkwijze te veranderen', aldus Unger. CEL besloot te verhuizen naar de cloud en koos voor Dropbox Business omdat ze daarmee eenvoudig bestanden konden delen met externe partners. Het besluit was snel genomen omdat veel CEL-medewerkers al een persoonlijk Dropbox-account hadden. 'De acceptatie liep op rolletjes omdat mensen al gewend waren met het systeem te werken', zegt Unger. 'Dropbox was veruit de meest efficiënte manier om projecten op te zetten.'

De oplossing

Energie voor een betere manier van samenwerken

Dropbox Business heeft de manier waarop CEL opdrachten beheert compleet veranderd, van de eerste offerte tot de ontwerpfase en de uiteindelijke bouw van generatoren, waterzuiveringsinstallaties en graansilo's, om een aantal projecten te noemen. Om dit ingewikkelde proces overzichtelijk te houden, gebruikt CEL submappen voor elk project, waarin belangrijke bestanden worden opgeslagen, zoals tekeningen, wijzigingsopdrachten, offertes en vergunningen. 'Nu weet iedereen altijd waar alles te vinden is', zegt Karr. 'Ik draag geen USB-sticks aan mijn sleutelring meer.' Teams van ingenieurs en ontwerpers werken samen aan enorme AutoCAD-ontwerpen. Daarbij hebben medewerkers toegang tot de nieuwste bestanden in Dropbox, waardoor de doorlooptijd van projecten korter is geworden. Als het bestek wordt gewijzigd, kunnen opzichters op locatie nu de bestanden die ze nodig hebben op hun telefoon laden, zodat ze eenvoudig in realtime kunnen samenwerken met CEL-kantoren. Dankzij de functie camera-upload in Dropbox kunnen foto's van een nieuwe bedrading of nieuwe stroomvoorziening op een bouwterrein direct met het hoofdkantoor worden gedeeld. 'Als een opzichter een foto maakt, kan ik precies zien wat er aan de hand is', zegt Karr. Wanneer ze op afgelegen locaties werken, hebben medewerkers nog steeds toegang tot de bestanden die ze nodig hebben, want Dropbox Business werkt ook als er slechts een lage bandbreedte beschikbaar is. 'We konden wijzigingen zien binnenkomen, zelfs met een instabiele verbinding op een afgelegen locatie bij de Hudsonbaai', zegt Karr. CEL-medewerkers verspillen geen tijd meer met het werken aan verouderde documenten, want de Dropbox-badge laat gebruikers weten wie er nog meer een bestand heeft geopend. De IT-afdeling slaapt nu beter, in de wetenschap dat vertrouwelijke bedrijfsgegevens echt veilig zijn. Met de functie accountoverdracht kunnen beheerders bestanden verplaatsen naar het account van een andere medewerker als iemand het bedrijf verlaat. En met vervaldatums voor links wordt de toegang tot offertes of ontwerpconcepten na een bepaalde datum beperkt.

DE RESULTATEN

Op links klikken in plaats van het vliegtuig nemen

Dankzij Dropbox Business beschikt CEL nu over een betrouwbare back-up van zijn gegevens. Na de blikseminslag was dat de belangrijkste behoefte van het bedrijf. Maar volgens CEL heeft de service ook op andere gebieden vruchten afgeworpen. Dankzij de uitgebreide versiegeschiedenis kon een medewerker voor 5000 dollar aan tekeningen en spreadsheets redden die per ongeluk waren verwijderd. Maar het grootste voordeel is de verbeterde efficiëntie en de hogere productiviteit. 'Met Dropbox Business kan ik opzichters vanuit het hoofdkantoor ondersteunen, zodat ik niet naar ze toe hoef te komen', zegt Karr. 'Als ik naar een bouwplaats ga, moet ik erheen vliegen, naar een afgelegen locatie rijden, vergaderen en weer terugreizen. Al met al een dure aangelegenheid.' Dropbox Business zorgt ervoor dat iedereen die op locatie werkt, altijd op de hoogte is. 'Alles is gecentraliseerd, waar ons team ook aan het werk is', zegt Unger. 'Er is geen twijfel aan dat we daardoor allemaal productiever worden.'

De beste oplossing voor delen en opslag in jouw bedrijf

of nu kopen