Het horlogebedrijf maakt gebruik van Dropbox Business om marketingmaterialen te delen met zijn dealers, waardoor logge FTP-sites niet langer nodig zijn.

De belangrijkste resultaten voor Citizen Watch

Sneller en eenvoudiger bestanden delen met externe partijen 

Gestroomlijnde distributie van beeldmateriaal 

Eenvoudig toevoegen van nieuwe gebruikers en snelle acceptatie 

De uitdaging

Het begin van een nieuw tijdperk

Achter de schermen van het groeiende Citizen Watch America voorziet een hard werkend en zeer toegewijd team van veertien IT-professionals de medewerkers van het bedrijf van betrouwbare technologie. Terwijl de afdeling voor sales en marketing ervoor zorgt dat de juiste producten voor tijdregistratie worden gepromoot en worden gedistribueerd aan de juiste leveranciers, zorgt IT ervoor dat systemen, software en hardware allemaal zo efficiënt mogelijk werken. Toen CWA in 2012 besloot om zijn website volledig te vernieuwen (volgens een zeer strak tijdsschema), gebruikte het IT-team de bestaande FTP-site om met ontwikkelaars te werken. Het team merkte echter hoe beperkend dit was voor de overdracht van afbeeldingen met een hoge resolutie en andere bestanden. IT Director of Development, Gen Miake, herinnert zich: 'Het kostte IT veel tijd om te zorgen dat bestanden ook inderdaad bij anderen terechtkwamen.' Het team besloot om Dropbox te proberen om processen te vereenvoudigen en IT minder te belasten. Het paste perfect. 'Het gemak en de snelheid waarmee iedereen met Dropbox bij gegevens kon, gaf de doorslag', aldus Miake. 'Dat het project op tijd klaar was, was voor een groot deel te danken aan Dropbox.'

'Zorgen dat mensen Dropbox gaan gebruiken, is helemaal niet moeilijk, wat mijn leven een stuk gemakkelijker maakt. Ik leid ze naar het water en ze gaan drinken. Het is perfect!

Gen Miake, IT Director of Development, Citizen Watch America

De oplossing

Al snel favoriet bij de medewerkers

Leden van het IT-team hadden een oplossing gevonden die voldeed aan hun behoeften. Toen de kracht van Dropbox bekend werd in de rest van het bedrijf, begonnen steeds meer medewerkers van CWA het te gebruiken om bestanden te delen met externe zakelijke partners, in plaats van via langzamere methodes, zoals e-mail. Naarmate steeds meer mensen in het bedrijf de voorkeur gaven aan Dropbox, was het voor Miake en zijn team duidelijk dat ze moesten overstappen op een product dat geschikt was voor meer gebruikers. Dus implementeerden ze begin 2013 Dropbox Business in CWA. Na slechts één trainingssessie liep het van een leien dakje. 'IT hield zich voorheen bezig met het leveren van nieuwe technologie aan gebruikers, maar de truc is te zorgen dat ze die gaan gebruiken', zegt Miake. 'Zorgen dat mensen Dropbox gaan gebruiken, is helemaal niet moeilijk, wat mijn leven een stuk gemakkelijker maakt. Ik leid ze naar het water en ze gaan drinken. Het is perfect!' Wanneer Citizen nu een nieuw horlogemodel introduceert, kunnen geautoriseerde afbeeldingen snel worden verzonden naar dealers voor de promotie op hun websites. Om te zorgen dat vertegenwoordigers afbeeldingen sneller kunnen ophalen, heeft CWA een beheersysteem voor digitale afbeeldingen gecreëerd dat kan worden geïntegreerd met Dropbox. 'Wanneer een klant belt en een foto nodig heeft van een bepaald horloge, kunnen vertegenwoordigers de foto sneller leveren dankzij de integratie met Dropbox', voegt Miake toe. Voor de IT-afdeling betekent Dropbox Business niet alleen dat er niet langer FTP-sites in stand hoeven te worden gehouden, maar is het ook een integraal onderdeel geworden van projectbeheer. Bij de keuze van een nieuwe ERP-oplossing voor het bedrijf heeft IT nauw samengewerkt met een externe consultant, en daarbij Dropbox gebruikt om alle informatie te leveren die hij nodig had. Nu gebruikt CWA Dropbox weer bij het implementeren van de gekozen ERP-oplossing. Miake legt uit: 'Alle diagrammen over het laden en opschonen van gegevens, evenals de ontwerpdiagrammen die onze nieuwe ERP-partner nodig heeft, worden opgeslagen in Dropbox.' Bij het upgraden van het magazijnbeheersysteem van CWA gebruiken Miake en zijn team Dropbox voor het delen van gegevens over verzendingstypen, maximaal transportvolume en volume van producten die worden verplaatst, zodat de consultant nauwkeurige specificatievereisten kan schetsen. 'Net als de meeste 'live' documenten worden onze specificaties vaak aangepast. Dit zou niet langer beheersbaar zijn als we het via e-mail zouden doen', zegt Miake. 'Met versiebeheer van Dropbox weten mensen zeker dat ze de huidige versie hebben van alles wat ze nodig hebben.'

'Met hulpmiddelen als Dropbox kunnen we blijvende groei zeker in stand houden.'

Gen Miake, IT Director of Development, Citizen Watch America

De resultaten

Een progressievere benadering

Met zijn twintig jaar ervaring heeft Miake grote verschuivingen gezien in het IT-landschap. 'De reikwijdte van IT is drastisch toegenomen', verklaart hij. 'Het gaat niet langer om alleen ERP: er zijn SaaS-oplossingen die cruciaal zijn voor het bedrijf dat we moeten ondersteunen.' Technologie zoals Dropbox Business helpt teams zoals die van Miake om uitdagingen het hoofd te bieden zonder middelen uit te putten. 'Ons doel is hulpmiddelen te leveren die mensen helpen hun werk te doen en die voldoen aan zakelijke behoeften. Het bijhouden van het gebruik is een belangrijk onderdeel en met Dropbox Business kunnen we zien waar het gebruik terugloopt. Het oude IT-adagium 'als je het bouwt, dan komen ze wel' werkt niet meer.' Naarmate Citizen Watch America blijft groeien en zijn werkwijze blijft optimaliseren, ziet Miake hierin een cruciale rol voor Dropbox Business. Hij zegt: 'In 2013 hebben we een dubbelcijferige groei bereikt en we zijn van plan dat dit jaar weer te doen. 'Met hulpmiddelen als Dropbox kunnen we blijvende groei zeker in stand houden.'

De beste oplossing voor delen en opslag in jouw bedrijf

of nu kopen