Het personeel van het onderzoeksinstituut maakt gebruik van Dropbox Business om veilig samen te werken aan gevoelige onderzoeksdocumenten, vanaf welke locatie dan ook.

De belangrijkste resultaten voor Ehrenberg-Bass

Meer privacy voor afzonderlijke projecten

Eenvoudiger delen voor gebruikers op verschillende locaties

Veiliger archiveren van lopende en afgeronde projecten

De uitdaging

Snelle acceptatie

Met een team van trendspotters aan de leiding wekt het geen verbazing dat Ehrenberg-Bass in de arena van online bestandsopslag dook, zodra dit mogelijk was. Toen directeur en docent Byron Sharp hoorde van Dropbox Business, nam hij het besluit om stafleden te migreren van servers op locatie naar Dropbox Business. Hoewel niet elke werknemer van Ehrenberg-Bass bekend was met Dropbox, was er niet meer nodig dan een korte presentatie van Sharp om iedereen te laten zien hoe het werkte. Vijfenzestig gebruikers werden ingesteld voor het Dropbox Business-account van Ehrenberg-Bass en zij begonnen onmiddellijk onderzoeksprojecten, gegevens en lesmaterialen op te slaan en te delen. Kirsty Willis, Manager Market Research, herinnert zich: 'De overstap was heel eenvoudig. We werden lid, zetten wat bestanden in Dropbox en mensen begonnen onmiddellijk met het delen van informatie. We hoefden geen bestanden meer op de server te zetten.'

'Wanneer we gegevens verzamelen, zetten we deze in een Dropbox-map. Wanneer we een rapport of voorstel schrijven, gaat dit ook in die map. Op die manier kan iedereen in het projectteam gewoon naar Dropbox gaan en pakken wat nodig is.'

De oplossing

Verschuivingen in gedrag

Veel hoofdbestandsjablonen van Ehrenberg-Bass, zoals de sjablonen voor zakelijke voorstellen, staan in Dropbox. Daarom is dat vaak het startpunt voor docenten, masterstudenten en andere medewerkers wanneer ze aan de slag gaan met nieuwe projecten. Wanneer een project eenmaal is gestart, gebruikt het team Dropbox Business voor het opslaan van gegevens, het delen van relevante bestanden en het consolideren van de input van teamleden. Willis legt uit: 'Wanneer we gegevens verzamelen, zetten we deze in een Dropbox-map. Wanneer we een rapport of voorstel schrijven, gaat dat ook in die map. Zo kan iedereen in het projectteam naar Dropbox gaan en gewoon pakken wat ze nodig hebben.' Elk project wordt vaak beheerd door slechts een handjevol mensen, maar deelnemers kiezen er meestal voor om niet op kantoor te werken en dan is Dropbox Business heel waardevol. 'Wanneer veel mensen extern werken, is het fijn dat we gewoon heel gemakkelijk bij Dropbox kunnen', voegt Willis toe. Wanneer projecten zijn voltooid, is het niet ongebruikelijk dat teamleden papers of krantenartikelen schrijven om hun onderzoeksbevindingen te publiceren. Onderzoek en bijbehorende conclusies worden ook vaak gebruikt in het proefschrift van de afgestudeerde studenten bij de universiteit. Sommige stafleden van Ehrenberg-Bass hebben zelfs marktonderzoekhandboeken geschreven met hun bevindingen. Voor elk project na een onderzoek wordt Dropbox Business gebruikt voor het indelen van bestanden tijdens het ontwikkelingsproces. Willis zegt hierover: 'Dit werkt prettig, omdat Dropbox meer privacy biedt dan een server. Mensen kunnen bepalen wie toegang heeft tot hun bestanden wanneer ze aan hun eigen project werken.' Het team van Ehrenberg-Bass vertrouwt niet alleen tijdens onderzoek en rapportage op Dropbox Business, maar gebruikt Dropbox ook om marketingmateriaal op orde te houden. Wanneer de organisatie moet adverteren voor nieuwe klanten of zakelijke sponsors, kunnen ze gewoon de bibliotheek met marketingbestanden in Dropbox zetten en via Dropbox openen.

'Dit werkt prettig, omdat Dropbox meer privacy biedt dan een server. Mensen kunnen bepalen wie toegang heeft tot hun bestanden wanneer ze aan hun eigen project werken.'

De resultaten

Wereldwijd ervaringen delen

De stafleden van Ehrenberg-Bass bewaren veel belangrijke gegevens in Dropbox en raadplegen vaak oude onderzoeksrapporten wanneer ze werken aan projecten met hetzelfde onderwerp. Daarom hechten ze veel waarde aan de mogelijkheid om bestanden te beschermen tegen verwijdering. 'We zouden zeker geen mappen willen verwijderen die we hebben gemaakt', zegt Willis. 'We willen alles in Dropbox heel lang bewaren.' De organisatie kon de kracht van bestandsherstel in Dropbox Business uit eerste hand ervaren toen iemand per ongeluk een map verwijderde waar 'een enorme hoeveelheid werk in stond'. Willis herinnert zich: 'We zaten in een vergadering en kwamen er plotseling achter dat een zeer belangrijke onderzoeksmap was verwijderd. Het was geweldig dat we konden traceren wie het had gedaan en het was natuurlijk fantastisch dat we alle bestanden weer terug hadden.' Met de handige mogelijkheden voor het opslaan en delen van bestanden en continue gemoedsrust over de veiligheid van bestanden, is Ehrenberg-Bass blij dat ze Dropbox in een vroeg stadium in gebruik hebben genomen en alle gegevens erin hebben gezet. Zoals Willis zegt: 'Ik zou Dropbox Business zeker aanbevelen als een manier om een back-up te maken van alles wat je wilt veiligstellen en wat toegankelijk moet zijn.'