Het eerste en enige gecertificeerde biologische zuivelmerk gebaseerd op 100% grasvoer maakt gebruik van Dropbox Business, zodat medewerkers onderweg kunnen samenwerken. Dit resulteert in een betere service aan klanten en lagere IT-kosten binnen dit familiebedrijf.

Maple Hill Creamery, een zuivelbedrijf

De belangrijkste resultaten voor Maple Hill Creamery

Maple Hill Creamery, een voedingsmiddelenbedrijf

Productievere medewerkers

Maple Hill Creamery, een voedingsmiddelenbedrijf

Strakker beheer van belangrijke documenten

Maple Hill Creamery, een voedingsmiddelenbedrijf

Lagere IT-kosten

De uitdaging

Meer melk uit technologie

Net als veel kleine bedrijven is Maple Hill Creamery in een soort van opwelling begonnen. Oprichter Tim Joseph was het bedrijfsleven beu en kocht in 2003 een stuk land in de staat New York, waarmee hij zijn jeugdroom vervulde om boer te worden. Vervolgens kocht hij melkkoeien met het idee dat hij zijn baan zou kunnen opzeggen en zou kunnen leven van het geld dat hij verdiende met de verkoop van melk. 'Natuurlijk werkte het niet zo, want er was niet genoeg geld over om ons salaris te vervangen', zegt hij. Hij besloot een niche te zoeken en koos uiteindelijk voor het produceren van yoghurt, kaas en andere producten met melkvee dat voor 100% met gras wordt gevoed. Naarmate het idee steeds meer aansloeg, werd het voor het merendeel van het extern werkende personeel steeds moeilijker om samen te werken. 'In eerste instantie deden we alles via e-mail', zegt Joseph, 'maar toen we mooie, professionele PDF's en zo gingen maken, werd de grootte van de bijlagen een probleem. 'Medewerkers registreerden zich voor afzonderlijke Dropbox-accounts waardoor het makkelijker werd om bestanden te delen met collega's en distributeurs. Toen Maple Hill producten in heel Amerika ging leveren, besloot Joseph te upgraden naar Dropbox Business om meer opslagruimte en controle te krijgen. 'Het bood meer functionaliteit op het gebied van accountbeheer én meer opslagruimte', zegt Joseph. 'Voor een groeiend bedrijf was het gewoon het beste om dit vroeger in plaats van later te doen.'

De oplossing

Zorgen dat mensen overal hun werk kunnen doen

Maple Hill, dat nu uit maar liefst 16 medewerkers bestaat, gebruikt Dropbox Business om te zorgen dat ze synchroon blijven werken, ook al werken de meesten niet op het hoofdkantoor in Hudson Valley. Sales heeft via een gedeelde map toegang tot de nieuwste verkoopoverzichten, productflyers en ander materiaal, ongeacht of ze op kantoor zijn of op een vakbeurs staan. 'In feite belandt al ons marketingmateriaal in een Dropbox-map', zegt Joseph. 'Zo weten we dat iedereen dezelfde en nieuwste versie heeft, waar ze ook zijn.' Maple Hill heeft ook gedeelde mappen gemaakt voor elk van de 79 boerderijen die melk leveren aan het bedrijf, voor het distribueren van contracten, biologische certificaten en andere belangrijke documenten. Het bedrijf gebruikt machtigingen voor delen in de beheerconsole om te zorgen dat alleen de juiste mensen toegang hebben tot de mappen. Door deze manier van werken hoeven Maple Hill en de bijna 80 melkleveranciers geen moeite meer te doen om e-mailbijlagen op te zoeken. 'Delen is gewoon veel eenvoudiger als je weet dat alles in Dropbox staat', zegt Joseph.Medewerkers maken veel gebruik van de mobiele Dropbox-app, in het bijzonder de manager voor melkaanvoer die de hele staat New York doorkruist op zoek naar nieuwe bronnen voor biologische melk van vee dat voor 100% wordt gevoed met gras. 'Ze kan ergens op een boerderij een foto maken van hun biologisch certificaat en deze snel even in Dropbox op haar iPad zetten', zegt Joseph. Volgens Joseph is de Dropbox-badge ook heel handig gebleken voor samenwerkingstaken, zoals het bijwerken van de melkaanvoerroute in Microsoft Excel. Met deze functie kunnen lezers bestanden delen en bijwerken naar de nieuwste versie wanneer iemand iets wijzigt. En dat allemaal in Microsoft Office. 'Medewerkers werken dagelijks de spreadsheet bij met de hoeveelheid melk die we verwachten van elke boerderij', zegt Joseph. 'Het ballonnetje laat zien dat iemand iets aan het bewerken is, dus raak je nooit werk kwijt.'

De resultaten

Middelen vrijmaken voor groei

Maple Hill kon zijn activiteiten uitbreiden en bereikt nu meer dan 6000 winkels. Volgens Joseph is dit succes mede te danken aan de goede relatie die hij met zijn distributeurs onderhoudt, en die is gebaseerd op het leveren van fantastische producten en een zeer goede service. Medewerkers die nieuwe distributeurs bezoeken, kunnen ter plekke producten laten opsturen met behulp van Dropbox-links en hun mobiele telefoon. 'Ons bedrijf reageert buitengewoon snel', aldus Joseph. 'Iedereen weet altijd precies waar hij aan toe is, omdat we alles onder handbereik hebben. Mensen die contact opnemen met Maple Hill, weten gewoon dat wij overal voor zorgen.' Maple Hill kan met Dropbox Business ook de IT-kosten laag houden, omdat ze geen bestandsservers meer hoeven te onderhouden. Hierdoor komen er meer middelen vrij die ze nuttiger kunnen besteden aan het maken van 32 verschillende producten. 'We kunnen dingen doen die in het verleden alleen mogelijk waren met een volledig ingerichte IT-afdeling', vertelt Joseph. 'Zo blijven we dus klein en flexibel.'

De beste oplossing voor delen en opslag in jouw bedrijf

of nu kopen