Het webontwikkelingsbedrijf gebruikt Dropbox Business om effectiever samen te werken aan bijvoorbeeld administratieve taken en gezamenlijke presentaties. Zo kunnen ontwikkelaars gewoon doorwerken, ook als ze onderweg zijn.

De belangrijkste resultaten voor Mobify

Meer zicht en grip op administratieve taken

Eenvoudige onboarding en brede acceptatie bij gebruikers

Samenwerking vanaf elke locatie en op elk apparaat

De uitdaging

Vallen en opstaan

Omdat er bij Mobify veel technische specialisten rondlopen, hebben ze nooit een officiële IT-afdeling gehad. In plaats daarvan kiest het bedrijf goede producten die weinig support vereisen. Sommige apps, zoals Dropbox, behoorden bijna tot het meubilair omdat ze door praktisch alle medewerkers werden gebruikt. Maar ondanks dat Dropbox Basic- en Pro-accounts populair waren onder het personeel, was deze manier van werken in logistiek opzicht niet ideaal. Het bedrijf wilde de zakelijke bestanden meer gecentraliseerd beheren en strenger toezicht houden op de bestandstoegang. Om die redenen leek het hun beter om over te stappen naar een andere 'Dropbox-achtige' oplossing. Helaas liep dat uit op een nachtmerrie. Systeemtechnicus Kyle Young herinnert het zich nog goed: 'Er kwamen klachten dat documenten niet waren gesynchroniseerd en sommige zelfs waren verwijderd. Eigenlijk kon niemand er wijs uit worden.' Het bedrijf besloot dat het geen zin had om te betalen voor een oplossing die niet werkte. Na enig onderzoek kwamen ze erachter dat Dropbox Business aan al hun beveiligings- en toezichtvereisten voldeed. Mobify was in de wolken en besloot op zijn schreden terug te keren. 'Iedereen wist nog hoe probleemloos het delen en synchroniseren verliep met Dropbox', zegt Young. 'Er gingen nooit bestanden verloren en dat was precies wat de gebruikers wilden. De zakelijke oplossing voldeed bovendien aan al onze criteria. Mensen die werken in de technologie, stellen hogere eisen aan de tools die ze gebruiken. En Dropbox Business is de enige oplossing voor het delen van bestanden die aan die eisen voldoet.' In elk kantoor werkten de teams in eerste instantie met NAS-opslagservers en kregen ze via VPN toegang tot bestanden. Maar al gauw bleken de VPN-verbindingen problemen te veroorzaken. Wereldwijd IT-servicesbeheerder Nithin Veeraarasu zegt hierover: 'De toegang op afstand leverde voortdurend problemen op, met name voor ons salesteam. De verkopers gebruikten 3G-hotspots om informatie op te halen via een VPN-verbinding, wat verre van ideaal was. Er ontstonden veel problemen met het synchroniseren van documenten en het bijhouden van versies.' Naast de verbindings- en versieproblemen kregen Mac-gebruikers (35 procent van het personeel) te maken met conflicten met het besturingssysteem wanneer ze de VPN-verbinding probeerden te gebruiken. Het groeiende aantal problemen leidde tot complicaties bij de uitbreiding van het bedrijf en kostte het IT-team van NewVoiceMedia heel veel tijd en energie.

'Mensen die werken in de technologie, stellen hogere eisen aan de tools die ze gebruiken. En Dropbox Business is de enige oplossing voor het delen van bestanden die aan die eisen voldoet.'

Kyle Young, System Engineer, Mobify

De oplossing

Vlotte en eenvoudige acceptatie

In slechts één week tijd konden alle 85 medewerkers van Mobify zich prima redden met Dropbox Business. Omdat de gebruikers Dropbox al kenden en er graag mee werkten, verliep de installatie bijzonder eenvoudig. De stroom klachten die over de vorige oplossing binnenkwam, droogde meteen op. Young beschrijft Dropbox Business als 'zeer intuïtief' en voegt eraan toe: 'Teamproductiviteit en snelheid zijn voor ons van cruciaal belang. We willen ons helemaal richten op de kernactiviteiten van ons bedrijf, niet op het beheren van IT-processen. En Dropbox Business is daarbij een grote steun.' Met Dropbox Business heeft Mobify weer de controle over de bedrijfsdocumenten. Er is een duidelijke scheidslijn tussen zakelijke en persoonlijke bestanden, terwijl medewerkers nog steeds toegang hebben tot hun persoonlijke Dropbox-accounts. De synchronisatieproblemen die zich voordeden bij de vorige oplossing, zoals de mysterieuze verdwijning van de verkoopcontractsjabloon midden in de onderhandelingen, zijn nu verleden tijd. Young voegt hieraan toe: 'Voorheen was ik een paar uur per week kwijt aan het oplossen van problemen. Mensen toevoegen, mensen verwijderen en machtigingen instellen... met de oude oplossing was het allemaal heel gecompliceerd in vergelijking met Dropbox Business.' Nu kunnen de eigenaren van materialen zelf hun bestandsmachtigingen beheren, zodat Young zich kan richten op de prioriteiten in de systeem- en productontwikkeling. Young is zelf een enthousiaste gebruiker van Dropbox Business. Hij legt uit: 'Bij Mobify geven we de voorkeur aan oplossingen als Dropbox Business die we niet hoeven te beheren. De tijd die we hiermee uitsparen, kunnen we rechtstreeks in ons product investeren.'

'Bij Mobify geven we de voorkeur aan oplossingen als Dropbox Business die we niet hoeven te beheren. De tijd die we hiermee uitsparen, kunnen we rechtstreeks in ons product investeren.'

Kyle Young, System Engineer, Mobify

De resultaten

De kracht van samenwerking

Mobify plaatst in Dropbox Business materialen die voor alle medewerkers zijn bedoeld, zoals formulieren voor de zorgverzekeringswet en dia's van de wekelijkse gezamenlijke vergadering. Maar afzonderlijke afdelingen kunnen Dropbox Business ook gebruiken om materialen in kleinere kring te delen. Productontwikkelaars delen bijvoorbeeld bestanden met marketingspecialisten, zodat ze het reclamemateriaal hier alvast op kunnen afstemmen. 'Dropbox Business is bijzonder geschikt om een creatieve groepsmentaliteit op te bouwen, waarbij ontwerpers van totaal verschillende afdelingen toch eenvoudig met elkaar kunnen communiceren en samenwerken', aldus Young. Op het gebied van externe samenwerking zijn de gedeelde links van Dropbox Business ideaal. Zo kan Mobify via een gedeelde link heel eenvoudig materiaal naar de marketingpartner in Seattle sturen. En kan het team voor speciale services voorbeeldversies van productontwikkelingen delen met klanten. Dropbox Business speelt een belangrijke rol bij het snel delen van nieuwe materialen', zegt Content Marketing Strategist David Fay. Als medewerkers van Mobify onderweg zijn, kunnen ze dankzij de betrouwbare synchronisatie, de offline toegang en de intuïtieve mobiele app, probleemloos verbinding met elkaar houden en productief blijven. Fay legt uit: 'Soms zitten we in het vliegtuig of in een hotelkamer en moeten we snel iets in elkaar zetten. Met Dropbox Business grijp je nooit mis. Alles ligt gebruiksklaar voor ons opgeslagen, zodat we direct iets kunnen maken en het werk niet stil komt te liggen.' De medewerkers van Mobify kunnen altijd op Dropbox Business rekenen, of ze nu midden in een productie zitten of onderweg nieuwe klanten proberen binnen te halen. De eenvoud en betrouwbaarheid zijn de voornaamste redenen waarom Mobify in eerste instantie (en dus ook in laatste instantie) voor Dropbox koos.

De beste oplossing voor delen en opslag in jouw bedrijf

of nu kopen