NewVoiceMedia stroomlijnt zijn wereldwijde uitbreiding en vermindert de druk op het IT-team door bestanden te verplaatsen van traditionele servers naar Dropbox Business.

De belangrijkste resultaten voor NewVoiceMedia

Bestanden opslaan en delen tussen besturingssystemen

Minder behoefte aan IT-support

Snel herstel van verloren of verwijderde bestanden

De uitdaging

Steeds meer IT-problemen

NewVoiceMedia, de toonaangevende leverancier van cloudoplossingen voor klantcontacten, ziet zijn wereldwijde klantenbestand continu groeien. Door de stijgende verkoop heeft het bedrijf zijn eigen infrastructuur moeten uitbreiden om tegemoet te komen aan de behoeften van klanten. Zo zijn er kantoren bijgekomen in het VK en Australië en een groot aantal locaties daartussenin. In elk kantoor werkten de teams in eerste instantie met NAS-opslagservers en kregen ze via VPN toegang tot bestanden. Maar al gauw bleken de VPN-verbindingen problemen te veroorzaken. Wereldwijd IT-servicesbeheerder Nithin Veeraarasu zegt hierover: 'De toegang op afstand leverde voortdurend problemen op, met name voor ons salesteam. De verkopers gebruikten 3G-hotspots om informatie op te halen via een VPN-verbinding, wat verre van ideaal was. Er ontstonden veel problemen met het synchroniseren van documenten en het bijhouden van versies. Naast de verbindings- en versieproblemen, kregen Mac-gebruikers (35% van het personeel) te maken met conflicten met het besturingssysteem wanneer ze de VPN-verbinding probeerden te gebruiken. Het groeiende aantal problemen leidde tot complicaties bij de uitbreiding van het bedrijf en kostte het IT-team van NewVoiceMedia heel veel tijd en energie.

De oplossing

Betrouwbare verbindingen, hoge compatibiliteit

NewVoiceMedia nam een aantal cloudoplossingen onder de loep die de toegang, beveiliging en synchronisatie van bestanden konden verbeteren voor geografisch verspreide teams. Aangezien de divisies van NewVoiceMedia, een partner van Salesforce, gebruikmaken van Microsoft® Office 365, leek OneDrive de logische oplossing. 'Maar toen we de kosten en functies vergeleken, stak Dropbox Business er echt met kop en schouders bovenuit', legt Veeraarasu uit. 'Dropbox voldoet aan zeer hoge normen, en iedereen kent het.' Het bedrijf besloot Dropbox Business te implementeren. Er werd een installatiehandleiding en probleemoplossingsgids aan de map van elk team toegevoegd, om de werkdruk van het IT-team te verlichten. 'Wanneer er nu een nieuwe medewerker wordt aangenomen, kan hij of zij de handleiding van Dropbox Business raadplegen als er een probleem is', zegt Veeraarasu. 'Niemand hoeft te wachten tot het kantoor in het VK de volgende dag open gaat om een probleem op te lossen.” Mac-gebruikers hebben geen last meer van compatibiliteitsproblemen, omdat Dropbox Business naadloos werkt met verschillende apparaten en besturingssystemen. De toepassing biedt ook bestandsherstel, ongeacht welk apparaat wordt gebruikt. Dit is volgens Veeraarasu 'een bijzonder groot pluspunt voor het bedrijf'.

De resultaten

Kostenbesparingen hebben een positief effect voor de klant

Dankzij Dropbox Business wordt het IT-team minder belast en kunnen de VPN-kosten worden geschrapt. Hierdoor kan NewVoiceMedia meer middelen inzetten voor initiatieven met een hogere prioriteit. En nu de systemen zoveel betrouwbaarder zijn, kan het bedrijf ook eenvoudiger het personeelsbestand en de kantoorlocaties uitbreiden. Volgens Veeraarasu hebben deze veranderingen ook een positief effect op de klanten van NewVoiceMedia. 'Onze marketingteams kunnen ideeën, campagnes, budgetten en resultaten delen. En onze verkopers hebben toegang tot de juiste bestanden voor klantpresentaties. Met Dropbox Business kan iedereen zijn steentje bijdragen aan de groei van het bedrijf.'

De beste oplossing voor delen en opslag in jouw bedrijf

of nu kopen