Het bedrijf, dat ERP-cloudoplossingen voor fabrikanten maakt, zag zijn personeelsbestand de afgelopen twee jaar verdubbelen en gebruikt Dropbox Business om makkelijker samen te werken op verschillende locaties en apparaten.

Plex Systems, een softwarebedrijf

De belangrijkste resultaten voor Plex Systems

Schaalbare en rendabele IT-architectuur

Kortere reactietijden voor klanten via mobiele apparaten 

 

Eenvoudigere en effectievere samenwerking op verschillende locaties 

 

De uitdaging

Belemmeringen voor snelle groei wegnemen

Met oprichters die zelf in een fabriek hebben gewerkt aan het roer, helpt Plex Systems het beheer van voorraad en verzending bij meer dan 400 fabrikanten te verbeteren door deze processen onder te brengen in de cloud. Het bedrijf in Michigan is de afgelopen twee jaar twee keer zo groot geworden en realiseerde zich dat de interne tools een update nodig hadden om gelijke tred te houden met deze groei. Medewerkers op verschillende locaties waren afhankelijk van e‑mail om met elkaar samen te werken. 'Het bestandsbeheer liep hierdoor regelmatig uit op een ramp met meerdere versies van hetzelfde document', aldus Chris Pesola, Director of IT. 'We hadden behoefte aan een betere manier van samenwerken op verschillende locaties en apparaten', zegt hij. Het bedrijf, dat als leverancier van cloudoplossingen verstand van zaken heeft, evalueerde verschillende samenwerkingsoplossingen. Dropbox Business kwam al snel naar voren als de favoriet vanwege het gebruiksgemak. Na de overstap van een werkomgeving met uitsluitend pc's naar een omgeving waar alle platformen welkom zijn, was het bedrijf op zoek naar een service die moeiteloos werkt op alle soorten apparaten. 'We wilden een oplossing die zo gebruiksvriendelijk was dat iedereen hem meteen zou omarmen', zegt Pesola. 'Dat is geen gemakkelijke opgave, zeker niet als het gaat om de implementatie van een nieuwe technologie.'

De oplossing

Werken met je favoriete tools

Dropbox Business zorgt ervoor dat medewerkers productief blijven omdat ze hun favoriete apps overal kunnen gebruiken. 'Onze gebruikers vinden het geweldig dat ze Microsoft Office-documenten in de oorspronkelijke indeling kunnen openen vanaf het web', zegt Pesola. De marketingafdeling werkt nu samen aan PowerPoint-presentaties met behulp van de Dropbox-badge. Hiermee kunnen ze zien wie er nog meer met het bestand aan de slag is en het bijwerken naar de nieuwste versie als er wijzigingen zijn gemaakt. Medewerkers van het financiële team sturen hun contracten nu als gedeelde links of via gedeelde mappen naar vertegenwoordigers. Op deze manier kunnen vertegenwoordigers de documenten eenvoudig openen en met klanten delen en zo een deal sluiten vanaf hun mobiele apparaat. 'Als een potentiële klant contact opneemt met een van onze verkopers en aangeeft dat hij de overeenkomst wil ondertekenen, hebben ze het contract meteen bij de hand', zegt Pesola. Dankzij de beheerconsole kan Plex medewerkers met een gerust hart hun eigen apparaten laten gebruiken omdat het bedrijf verdacht gedrag en verdachte aanmeldingen in de gaten kan houden. En als een medewerker het bedrijf verlaat, kan de IT-afdeling de bestanden overdragen of het apparaat op afstand wissen.

De resultaten

Lagere kosten, hogere productiviteit

Met Dropbox Business zegt Plex beter te kunnen opschalen in reactie op toekomstige groei. De opslagruimte voor lokale schijven en apparaten is teruggeschroefd, zodat het bedrijf op de lange termijn minder hoeft te investeren in hardware. 'Het bedrag dat we besparen omdat we onze back-end-architectuur niet hoeven te upgraden, loopt in de zes cijfers', zegt Pesola. De verkoop- en marketingafdelingen verzenden minder e-mails omdat ze gedeelde mappen gebruiken. Hierdoor kunnen ze zich richten op hun werkzaamheden en de wensen van de klant, in plaats van tijd te verspillen aan het zoeken naar de nieuwste versie van een bestand. En omdat vertegenwoordigers via Dropbox op hun mobiele apparaten toegang hebben tot belangrijke documenten en contracten, kunnen ze de klant sneller van dienst zijn. Het resultaat? Vertegenwoordigers sluiten meer deals en verhogen zo de omzet van het bedrijf.

De beste oplossing voor delen en opslag in jouw bedrijf

of nu kopen