Het in San Francisco gebaseerde architectenbureau voert het volledige ontwerpproces uit in Dropbox Business. Hierdoor kan het moeiteloos samenwerken met aannemers en de capaciteit van zijn kleine team uitbreiden.

Red Dot Studio, een architectenbureau

De belangrijkste resultaten voor Red Dot Studio

Een nauwere samenwerking intern en  met aannemers

Meer tijd om te focussen op ontwerpwerkzaamheden

Snellere bedrijfsgroei

De uitdaging

Onhandige oplossingen omzeilen

Om de 'red-hot' markt van onroerend goed in San Francisco het hoofd te kunnen bieden, moet Red Dot Studio elegante woningen ontwerpen die elke kostbare vierkante meter optimaal benutten. Met een personeelsbestand van slechts zes mensen realiseerde het architectenbureau zich dat niet alleen keukenindelingen efficiënt moesten zijn. Het team moest een eenvoudigere manier vinden om informatie te delen om als klein bedrijf te kunnen slagen. In de begindagen van het bedrijf huurde Red Dot Studio een IT-consultancybedrijf in om een server op locatie te installeren, in de hoop dat dit de last van het beheren van gegevens zou verlichten. Maar het had juist het tegenovergestelde effect. 'De server was log, traag en ingewikkeld en we moesten iemand anders bellen om ons te helpen met de haperingen', zegt Alix Daguin, projectontwerper en de tweede medewerker bij het bedrijf. Voor één klantenpresentatie kon het team de logge server omzeilen door PDF-, Photoshop-, InDesign- en CAD-bestanden te delen via het persoonlijke Dropbox-account van Daguin. 'De volgende dag werd duidelijk dat de maat vol was en hebben we ons geregistreerd voor Dropbox Business', zegt ze.

De oplossing

Samenwerken binnen en buiten het kantoor

Tegenwoordig gebruiken de ontwerpers bij Red Dot Studio Dropbox Business niet alleen om met elkaar samen te werken, maar ook met externe technici, consultants en klanten. Door voor elk project gedeelde mappen te maken, kan het team samenwerken en revisies bijhouden voor zaken als bouwplanberekeningen, vergunningen en schematische ontwerpen. 'Met een georganiseerde mapstructuur werken is een stuk eenvoudiger dan e-mail, waar we informatie kunnen kwijtraken', zegt Daguin. 'Onze aannemers kennen Dropbox, dus ze halen gewoon wat ze nodig hebben uit onze gedeelde mappen om hun werk uit te voeren. Dat bespaart ons enorm veel geheenenweer.' Voor presentaties aan klanten of de coördinatie met technici maakt Red Dot Studio gebruik van gedeelde Dropbox-links om eenvoudig grote presentaties en CAD-bestanden te verzenden. Dropbox Business zorgt dat de leden van het Red Dot Studio-team altijd toegang hebben tot hun werk, waar ze ook zijn. Wanneer ze de nieuwste concepten nodig hebben, halen ze deze gewoon snel tevoorschijn in de mobiele Dropbox-app. 'Vroeger verspilde we na een bezoek aan een bouwlocatie tijd met het zoeken naar een schets en het vervolgens scannen en opslaan van de schets', zegt Daguin. 'Nu kunnen we een foto maken met onze telefoon, de foto onmiddellijk opslaan op de juiste langetermijnlocatie en ter plekke verspreiden. Tegenwoordig gaat het allemaal naadloos.'

De resultaten

Besparen op personeel en overhead

Red Dot Studio heeft alle bestanden van het bedrijf verplaatst naar Dropbox Business, omdat dit de medewerkers gemoedsrust biedt. Ze zijn vooral blij met de functie voor onbeperkte versiegeschiedenis, waarmee ze kunnen terugkeren naar vorige versies van documenten en eenvoudig per ongeluk verwijderde bestanden kunnen herstellen. 'Zelfs in het geval van een overstroming of brand weet ik dat ik kan rekenen op Dropbox', aldus Daguin. Voor Red Dot Studio kwam Dropbox Business precies op het juiste moment. 'Wanneer je groeit van één naar zes werknemers, is het logisch om de flexibiliteit en het gebruiksgemak van Dropbox te benutten', zegt Daguin. We kunnen onze energie nu steken in onze kernvaardigheden en concurrentievoorsprong: geweldige ontwerpen, klantrelaties en medewerkers.'

De beste oplossing voor delen en opslag in jouw bedrijf

of nu kopen