Het bedrijf in digitale ontwerpen vertrouwt op Dropbox om de samenwerking tussen zijn verspreide personeel te vereenvoudigen en te verbeteren.

De belangrijkste resultaten voor UNITiD

Meer tijd voor creativiteit en innovatie

Hogere productiviteit

Flexibele mobiele werkprocessen

De uitdaging

Een raamwerk bouwen voor innovatie

Creativiteit en innovatie zijn de drijvende kracht achter de aantrekkelijke apps en interfaces van UNITiD. Maar ook een effectieve samenwerking is cruciaal om projecten op koers te houden. In het bedrijf werken teams van bedrijfseigenaren, ontwerpers van interactieve en visuele producten, copywriters en technische ontwikkelaars allemaal verspreid over meerdere locaties en daarom moet projectbeheer zeer gedisciplineerd worden aangepakt. 'We gebruiken allemaal een flexibele methode voor het beheren van projecten, die zeer geschikt is voor hergebruik en samenwerking', aldus Matthijs Collard, de oprichter van UNITiD. 'Elk team werkt nauw samen met de klant om inzicht te krijgen in het perspectief van de eindgebruiker, wireframes te ontwikkelen, grafische mockups te maken, prototypen te produceren en te testen, en het uiteindelijke product te bouwen. Tijdens het hele proces verzamelen we continu feedback en verfijnen we ons ontwerp om de kwaliteit en bruikbaarheid van de oplossing te vergroten.' Het managen van meerdere feedbackrondes vormde een uitdaging bij het bijhouden van bestandsversies. Daarom ging UNITiD op zoek naar een cloudoplossing voor het delen van bestanden, die het team snel toegang zou geven tot de nieuwste versie van bestanden. Na het evalueren van verschillende producten besloot het bedrijf Dropbox te implementeren vanwege het gebruiksgemak, de betrouwbaarheid en de eenvoud. Naarmate UNITiD groter werd, namen de vereisten voor bestandsopslag ook toe. Toen het bedrijf hoorde dat Dropbox een nieuwe oplossing had die specifiek was ontworpen voor bedrijven, stapte UNITiD onmiddellijk over. 'Het is een kwestie van vertrouwen', legt Collard uit. 'Wanneer een nieuwe oplossing zoals Dropbox Business op de markt wordt gebracht door een bedrijf waarop we kunnen vertrouwen, dan gaan we ervoor.' Aangezien de meeste medewerkers al bekend waren met Dropbox, verliep de overgang naar de zakelijke oplossing snel en naadloos. 'Het kostte nauwelijks tijd om ons bestaande personeel over te zetten naar Dropbox Business', zegt Collard. 'En nieuwe medewerkers leren alles wat ze nodig hebben in een sessie van 30 minuten, waarin de mapstructuren van ons bedrijf en tips voor synchronisatie worden besproken.'

'Het is een kwestie van vertrouwen. Wanneer een nieuwe oplossing zoals Dropbox Business op de markt wordt gebracht door een bedrijf waarop we kunnen vertrouwen, dan gaan we ervoor.'

Matthijs Collard, oprichter van UNITiD

De oplossing

De productiviteit verbeteren door beperkingen weg te nemen

Dropbox Business heeft de groeiende behoefte aan opslag van UNITiD opgelost en het bedrijf tegelijk meer flexibiliteit gegeven bij het ondersteunen van workflows. Aangezien meer dan 300.000 apps kunnen worden gekoppeld met Dropbox Business, kunnen medewerkers vrijwel elk type bestand openen en delen via hun Dropbox-account. Wanneer er wijzigingen worden aangebracht, worden alle exemplaren van een bestand automatisch door Dropbox Business bijgewerkt. Het beheer van bestandsversies wordt zo een stuk eenvoudiger. UNITiD gebruikt bijvoorbeeld een app genaamd InVision om werkende prototypen van nieuwe ontwerpen te maken. De integratie van deze app met Dropbox betekent dat prototypen continu worden bijgewerkt zodra bestanden worden opgeslagen in Dropbox Business. Bestanden uploaden is niet meer nodig. 'Als onze ontwerpers een prototype aanpassen met InVision, zorgt Dropbox Business dat alle ontwerpmaterialen, schermen en bronbestanden gesynchroniseerd blijven', legt Collard uit. 'Het bespaart ontzettend veel tijd en het werkt altijd.' De mobiele Dropbox Business-app biedt de verspreide teams van UNITiD een handigere manier om wijzigingen en dagelijkse taken bij te houden. Als medewerkers bijvoorbeeld foto's maken om schermafdrukken van voorlopige ontwerpen te documenteren en ideeën tijdens werksessies te noteren, kunnen ze deze opslaan en later bekijken met Dropbox Business. 'Zodra we de foto's in Dropbox Business hebben gezet, kunnen we ze op onze mobiel bekijken, in de trein, 's avonds thuis of de volgende dag tijdens een vlucht', zegt Collard.

'Voor ongeveer 90 procent van onze projecten moeten we samenwerken met klanten en anderen. Met Dropbox Business kunnen we eenvoudig samenwerken met externe partners en tegelijk gegevens veilig bewaren.'

Matthijs Collard, oprichter van UNITiD

De resultaten

Voortgang met behoud van beveiliging

Bestandsbeveiliging is net zo belangrijk als flexibele toegang. Om te voorkomen dat onbevoegde gebruikers bij bestanden kunnen, gebruiken medewerkers van UNITiD tweestapsverificatie en gaan ze zorgvuldig om met gedeelde links. 'Voor ongeveer 90 procent van onze projecten moeten we samenwerken met klanten en anderen', legt Collard uit. 'Met Dropbox Business kunnen we eenvoudig samenwerken met externe partners en tegelijk gegevens veilig bewaren.' Ondertussen biedt de back-up- en herstelfunctionaliteit van de oplossing een vangnet mocht zich een ramp voordoen. 'Een van onze collega's heeft per ongeluk 'Alle bestanden' verwijderd in Mac Finder, die werd gesynchroniseerd met Dropbox', herinnert Collard zich. 'Alles was weg. Maar met Dropbox Business konden we eenvoudig alles terugdraaien en alle verwijderde bestanden terugzetten.' Dankzij Dropbox Business heeft UNITiD minder tijd nodig voor het beheren van bestanden en houdt het meer tijd over voor het creëren van baanbrekende ontwerpen. Collard vat het als volgt samen: 'Het beste van Dropbox Business is dat je je niet bezig hoeft te houden met waar iets is. Het is er gewoon altijd. Het werkt gewoon.'

De beste oplossing voor delen en opslag in jouw bedrijf

of nu kopen