Externe teams beheren

Zorg ervoor dat je werknemers (zowel op kantoor als thuiswerkers) kunnen functioneren en gedijen als een effectief team.

De obstakels van virtuele werknemers wegnemen

Effectief teambeheer is de sleutel tot een naadloze samenwerking tussen je teamleden. En dan hebben we het over zowel virtuele werknemers als personeel op kantoor. Het beheren van virtuele teams kan natuurlijk gemakkelijker gezegd dan gedaan zijn. Controlemomentjes en tijdregistratie in verschillende tijdzones en werktijden kunnen stressvol zijn. Daarnaast kan het een hele uitdaging zijn om vertrouwen op te bouwen in een verspreid team dat niet beschikt over de luxe van tijd met elkaar doorbrengen. Kort gezegd kan het bijna onmogelijk lijken om ervoor te zorgen dat je virtuele werknemers zich gewaardeerd voelen. Net zoals het belangrijk is om een bedrijfscultuur te bevorderen in een virtuele omgeving, wil je er ook voor zorgen dat je effectieve werkprocessen kunt implementeren.

Het gebrek aan fysieke aanwezigheid kan zeker een impact hebben op teamleden en workflows. Als een extern teamlid niet op kantoor is, kan hij het gevoel krijgen niet echt deel uit te maken van het team. En als een andere persoon werkt in een heel ander land, kan hij het gevoel hebben dat er een hele cultuur tussen hem en zijn team in staat. Voor het wegnemen van deze uitdagingen worden managers van virtuele teams aangemoedigd om:

  • Zich te houden aan regelmatige en consistente 1-op-1-vergaderingen via Zoom
  • Context te bieden voor verzoeken en vragen
  • Communicatiestandaarden op te stellen
  • Het team ruimte te geven voor ongestoord werk alleen en samenwerken
  • Doelbewust contact te leggen
  • Een definitie van succes te geven zodat iedereen weet dat er richting een gemeenschappelijk doel wordt gewerkt

Bij gebrek aan persoonlijke interactie loop je groot risico dat veel van de kernwaarden in je bedrijfscultuur aan de kant worden geschoven. Het is jouw taak om dit niet te laten gebeuren. Gelukkig heb je veel fantastische middelen om je hierbij te helpen.

Via tech contact leggen met virtuele werknemers

Het spreekt voor zich dat technologie hier absoluut essentieel is, maar gebruik je de technologie op de juiste manier? E-mail is een fantastisch communicatiemiddel, maar als samenwerken centraal staat in je functie, heb je de tijd niet altijd mee. Verspil je tijd niet met wachten op reacties via e-mail wanneer andere digitale tools enorm veel waardevolle en direct beschikbare virtuele samenwerkopties bieden.

Chatten

Elk personeelsbestand moet beschikken over een chatprogramma. Of het nu Zoom of Slack is, je team blijft 24 uur per dag in contact. Dit is vooral heel erg handig als je met verschillende tijdzones te maken hebt. Chatten kan een ideale constante factor op elke werkplek zijn: thuis, op kantoor of op een externe locatie zoals een koffietentje. Voortdurend in real-time met elkaar in contact staan is essentieel voor het beheren van externe teams, en ook voor teambeheer in het algemeen.

Een belangrijke 'regel van regelovertreders' voor chatten is om de zogenaamde regels onderuit proberen te halen. Hoewel luchtige privégesprekken op een bepaald punt bijna onvermijdelijk zijn, is deze kameraadschap ook een belangrijk aspect van virtuele teambuilding. Het is dus tot op zekere hoogte logisch dat je niet probeert de openheid van deze communicatiekanalen te beperken. De gesprekken over koetjes en kalfjes tussen werknemers moeten waar mogelijk ook virtueel mogelijk worden gemaakt. Deze gesprekken kunnen bovendien ook invloed hebben op de teammotivatie. Iedereen moet in de groepschat zitten als dat kan, zodat niemand zich buitengesloten voelt. Daarnaast moeten nieuwe werknemers altijd virtueel worden voorgesteld. Hier zijn videogesprekken ideaal voor, zodat iedereen een beeld krijgt bij een schermnaam. Zo komen we bij:

Videoconferencing

Tenzij je een enorm introvert persoon bent, kan het gemis van persoonlijke gesprekken zijn tol eisen. Chatten is leuk, maar als samenwerken gaat om het opbouwen van betekenisvolle relaties, werken stilletjes getypte berichten ook maar tot op bepaalde hoogte. Het grootste gedeelte van de boodschap zit immers in lichaamstaal. Maak er een gewoonte van om videoconferenties met je team te houden.

Het inwerkproces voor alle virtuele werknemers moet plaatsvinden via videogesprekken of regelmatige telefoongesprekken in plaats van een overvloed aan e-mails zonder gezicht of stem. Houd regelmatig vergaderingen via videogesprekken om bij te praten met je thuiswerkers. Dit kun je één-op-één doen of in een teamvergadering. Zoom is hier bijvoorbeeld perfect voor. Je voert met Zoom niet alleen echte gesprekken met video, maar je kunt ook je scherm delen en samenwerken aan documenten in Dropbox. Deze toevoegingen aan je normale toolkit besparen je op de lange termijn nog meer tijd en zorgen ervoor dat je bijgepraat blijft. Je team moet videovergaderingen beschouwen als elke andere vergadering en de mogelijkheid hebben om eraan deel te nemen en ze te organiseren. Niet elk gesprek hoeft overigens over serieuze zaken te gaan. Overweeg om als team elke vrijdag even wat tijd met elkaar door te brengen via Zoom, net zoals je misschien samen zou gaan lunchen of een vrijmibo zou houden.

Tijdregistratie

Thuiswerkers kunnen al gauw gevoel voor tijd of verantwoordelijkheid verliezen zonder de structuur van het kantoor die hen bij de les houdt. Zelfs als je teamleden zich in de buurt bevinden, kan het feit dat ze niet op kantoor werken er toch voor zorgen dat ze niet helemaal geconcentreerd zijn. Leg je team uit wat tijdregistratie is zodat ze weten dat ze verantwoordelijk zijn voor de uren waarmee ze akkoord gaan en het werk dat ze moeten doen. Zo kun je gewerkte uren en teamleden per vaardighedenset afstemmen in verschillende tijdzones.

Kies teamleiders voor je thuiswerkers zodat ze nog wel een duidelijke structuur hebben. Stel duidelijke verwachtingen en zorg ervoor dat iedereen zich aan zijn taken houdt. Als je vaste werkuren hanteert, is er altijd iemand waarmee thuiswerkers contact op kunnen nemen. Dit kan ook een andere senior zijn die virtueel werkt zodat ook na kantooruren iemand beschikbaar is.

Eenvoudig taakoverzicht

Zodra tijdregistratie is geïmplementeerd, moet je ervoor zorgen dat je team effectief werkt. Hier worden taakbeheertools belangrijk. Takenlijsten zijn een onmisbare tool voor projectbeheer en met Dropbox kun je takenlijsten maken die duidelijk zijn en eenvoudig kunnen worden bijgewerkt. Je kunt einddatums instellen met automatische herinneringen zodat niemand achterloopt. Alles wordt op één plek duidelijk beschreven en daarom weet je dat iedereen op de hoogte en verantwoordelijk blijft. Bij het beheren van externe teams moet iedereen op de hoogte worden gehouden, dus een centrale locatie voor je belangrijke taken kan je processen goed stroomlijnen.

Telewerken

Niemand is fan van de drukke trein naar het werk of de gekmakende drukte op de weg tijdens het spitsuur, maar het speelt allemaal wel een belangrijke rol. Hoewel het vaak onplezierig kan zijn, bereid je je onderweg naar het werk mentaal voor op je werkdag. Bovendien kan het een fysieke splitsing tussen je werk- en privéleven zijn, en dat is nog wel het belangrijkst. Thuiswerkers kunnen het gevoel hebben de scheiding tussen werk en privé een beetje kwijt te zijn wanneer ze aan de eettafel zitten te werken. De balans tussen werk en privé kan worden verbeterd door een virtuele werkdag te bevorderen via telewerken.

Dropbox is een ideale oplossing voor werk op afstand. Hiermee kunnen teamleden namelijk alles doen en dat allemaal vanuit één plek. Zodra teamleden in de werkmodus zitten, hoeven ze alleen maar in te loggen. Aan het einde van de dag hoeven ze alleen maar alles af te sluiten en even melden dat de werkdag klaar is. Het is niet alleen handig, maar zorgt ook voor een nuttige, virtuele omgeving. Zelfs als je dezelfde laptop voor werk en privé gebruikt, kunnen tijdens je werktijden verleidingen zoals social media in de hand worden gehouden.

Maak het eenvoudig

Als je verspreide teams hebt waarvan de teamleden zich overal en nergens bevinden, is het niet gek dat werkprocessen ook her en der verspreid raken. Virtuele teams hebben geen gedeeld kantoor en daarom ontbreekt het hen al gauw aan eenduidige workflows. Laat dit niet gebeuren: samen als één team werken is een essentieel onderdeel voor teams van alle soorten en maten. Met Dropbox Paper kunnen teams in realtime bewerkingen aanbrengen en samenwerken. Er hoeven dus niet eindeloos offlinebestanden worden gedeeld die gemakkelijk kwijtraken. Dankzij handige sjablonen voor vergadernotulen kunnen thuiswerkers op de hoogte worden gehouden van vergaderingen die buiten hun tijdzones vallen. En als je virtuele werknemers inbellen op verschillende momenten tijdens de vergadering, hebben ze zich binnen een paar seconden ingelezen. App-integratie in Dropbox houdt de zaken ook duidelijk en gestroomlijnd met een enorm assortiment aan fantastische werk-apps zoals Xero en Zapier. Je hoeft geen tijd meer te verspillen aan schakelen tussen programma's of apparaten als samenwerkingstools alles eenvoudig houden.

Tips voor het beheren van externe teams

Technologie is fantastisch, maar er zitten ook beperkingen aan. De basis van een goed beheer van externe teams is een sterke mentaliteit en een echte teamgeest. Ben je bezig een ruimte in te richten die de mogelijkheid biedt voor virtuele teambuilding, een ruimte die zorgt voor een bedrijfsbreed gevoel van saamhorigheid ongeacht tijdzone of werkplek?

Hier vind je enkele belangrijke overwegingen als je ervoor wilt zorgen dat je bedrijf virtueel teamwerk echt serieus neemt.

Wees echt een team

Het is misschien een voor de hand liggende tip, maar als team kom je niet ver als je niet echt een team wilt zijn. Alle correspondentie, elke update, elk evenement dat invloed heeft op je interne team, moet ook worden gedeeld met je thuiswerkers. Dit is essentieel om een gevoel van virtueel teamwerk te creëren: geen enkele man of vrouw kan de klus alleen klaren, zelfs niet als hij of zij alleen in een thuiskantoor zit.

Effectieve communicatie komt voort uit de kennis dat beide zijden er evenveel moeite voor doen. Laat je virtuele werknemers weten dat ze een stem en aanwezigheid hebben op je kantoor. Dit kan variëren van een felicitatie vanuit het bedrijf op de verjaardag van de thuiswerker tot ervoor zorgen dat de thuiswerker wordt ingebeld in wekelijkse teamvergaderingen. Beheer van virtuele teams moet niet voor obstakels zorgen. Als je interne team snel even iemand, of dat nu een stagiair of medeoprichter is, aan de jas kan trekken voor een kort gesprekje, zorg er dan voor dat je virtuele team dat ook kan. Videogesprekken en synchronisaties hoeven niet dagen van tevoren te worden gepland of belangrijker te worden gemaakt dan ze zijn. Het belangrijkste doel hiervan is dat iedereen weet dat het team verbonden en toegankelijk is en kan helpen waar nodig.

Maak van je virtuele werknemers geen handelsartikel

Je hebt al snel het gevoel dat thuiswerkers moeten worden ingezet waar en wanneer nodig, maar dit is een houding die je snel in de kiem moet smoren. Zorg ervoor dat er altijd sprake is van teambonding. Bouw een goede relatie op met al je teamleden zodat je virtuele werknemers net zo'n goede band met elkaar hebben als de werknemers die in dezelfde fysieke ruimte werken. Je moet samenwerking met je virtuele werknemers nooit zien als een taak die extra moeite kost.

Laat het beheer van je virtuele team niet over aan slechts één contactpersoon: thuiswerkers moeten net zo in je personeelsbestand worden geïntegreerd als alle andere werknemers. Uiteindelijk zou het beheren van externe teams geen verschil moeten maken voor je daadwerkelijke waarden en de inspanningen die je verricht om samen te werken als één personeelsbestand. Ze moeten juist een aanvulling vormen. Wanneer je hen hier de mogelijkheid voor geeft, zal dat ook gebeuren.

Hup, team!

Als je bedrijf de intentie heeft om een virtueel team samen te stellen, zorg er dan voor dat je er ook echt klaar voor bent. Het onderhouden van een bedrijfscultuur is essentieel op elk kantoor. Het is dubbel zo belangrijk als je kantoor ook gebruik gaat maken van de virtuele ruimte. Zorg er bovendien voor dat je externe team ook echt alleen een extern team is, en zorg ervoor dat je samenwerkingstools iedereen altijd alle mogelijkheden bieden.