Wat is DMAIC?

Wat is DMAIC?

DMAIC is een gegevensgerichte probleemoplossingsaanpak waarmee je producten, ontwerpen en bedrijfsprocessen incrementeel kunt verfijnen en optimaliseren. Het werd in de jaren '80 ontwikkeld als onderdeel van de Six Sigma-methodologie door Motorola-ingenieur Bill Smith. De Six Sigma-aanpak is ontwikkeld om continue verbeteringen in productprocessen te stimuleren met behulp van gegevens en statistieken.

Wat zijn de verschillende stappen van het DMAIC-proces?

DMAIC heeft vijf onderling verbonden stappen: Definieer, Meet, Analyseer, Verbeter en Controleer. Elke fase is ontworpen voor een cumulatief effect: het doel is om voort te borduren op informatie en gegevens die in de vorige fasen zijn gegenereerd en over meerdere iteraties worden herhaald.

• Definieer: In de definitiefase wordt bepaald waar een probleem ligt en wat er nodig is om tot een oplossing te komen. In dit deel van het proces stel je helder het probleem vast, het einddoel en de omvang van de werkzaamheden. Deze fase helpt je het gehele proces te begrijpen, alsook welke elementen essentieel zijn voor succes. Deze worden ook wel CTQ's genoemd (Critical to Quality). De invoer en uitvoer worden meestal uiteengezet met behulp van een SIPOC-diagram. SIPOC staat voor Suppliers, Inputs, Process, Outputs en Customers (leveranciers, invoer, proces, uitvoer, klanten). Deze informatie wordt doorgaans vastgelegd in een projectcharterdocument, waarin de vorm van je DMAIC-proces wordt uiteengezet.
• Meet: Als je het procesprobleem eenmaal begrijpt, moet je een overzicht maken van hoe je de beoogde wijzigingen gaat observeren. Natuurlijk is het bij een gegevensgerichte aanpak als het DMAIC-proces essentieel om goede gegevens te hebben. Daarom is het doel van de meetfase om je huidige procesprestaties vast te stellen en te bepalen welke gegevens je gaat analyseren. Van daaruit kun je gebruikmaken van een gegevensverzamelingsplan om je prestaties te monitoren terwijl je wijzigingen aanbrengt en de resultaten aan het eind van het project te vergelijken.
• Analyseer: Inmiddels zou je over basisgegevens moeten beschikken waarmee je beslissingen kunt gaan nemen over je proces. Zoals je zou verwachten, is de analysefase het perfecte moment om deze gegevens door te nemen. Hier ontwikkelen jij en je teamleden met je gegevens een overzicht van het huidige proces om te begrijpen waar problemen beginnen. Hoewel sommige Six Sigma-projecten hiervoor complexere tools gebruiken, zijn visgraatdiagrammen en Pareto-grafieken voldoende en worden deze vaak gebruikt voor hoofdoorzaakanalyses. Wanneer je meerdere hoofdoorzaken hebt geïdentificeerd, is het tijd om je team erbij te betrekken. Laat de leden meebepalen waar de focus van je DMAIC-proces in de toekomst moet liggen.
  
• Verbeter: Dan is het nu tijd om je proces daadwerkelijk te verbeteren. In de verbeterfase werk je samen met je team om creatieve oplossingen te vinden die binnen het DMAIC-proces kunnen worden geïmplementeerd en gemeten. Op dit punt zijn brainstorms en effectieve vergaderingen essentieel voor je team. Zodra je oplossingen in gedachten hebt, moet je deze testen, waterdicht maken en implementeren. PDCA-cyclussen (Plan-Do-Check-Act) zijn hierbij, in combinatie met Failure Mode and Effects Analysis (FMEA), een veelgebruikte methode om op mogelijke problemen te anticiperen. Deze informatie moet worden opgesteld in de vorm van een gedetailleerd implementatieplan dat je vervolgens kunt gebruiken om de toepassing van oplossingen in je processen te begeleiden.
  
• Controleer: De laatste stap in de DMAIC-methodologie kan je helpen het toekomstige succes van je oplossingen te verifiëren en te behouden. In de controlefase moet je team een monitoring- en controleplan opstellen om de impact van alle geïmplementeerde proceswijzigingen continu opnieuw te beoordelen. Tegelijkertijd moet je een responsplan opstellen voor het geval dat de prestaties weer afnemen en er zich een nieuw probleem voordoet. Het kan zeer waardevol zijn om terug te kijken op hoe verbeteringen werden uitgevoerd en welke oplossingen werden ontwikkeld. Op deze momenten is het zeer belangrijk om over de juiste documentatie en een goed versiebeheer te beschikken voor het verbeteringsproces.
  

Als je al iets over DMAIC weet, ben je misschien bekend met een andere beginstap: de herkenningsfase. In deze stap wordt het juiste project of probleem geselecteerd om aan te pakken, aangezien niet alle projecten zo'n rigoureuze aanpak als DMAIC vereisen.

Wat zijn de voordelen van DMAIC?

In de branche was het grote voordeel van Six Sigma en DMAIC de mogelijkheid om een lean productiemethode te stimuleren. Het doel was om verspilling, defecten en overproductie zoveel mogelijk te elimineren. De naam Six Sigma komt van het gebruikte statistiekmodel. In de statistiek wordt een standaarddeviatie ook wel een 'sigma' of σ genoemd. Fabrikanten ontdekten dat hoe meer standaarddeviaties er zijn tussen de gemiddelde en acceptabele kwaliteitslimieten, des te minder waarschijnlijk het is dat die limieten worden overschreden. En zo werd Six Sigma, oftewel zes standaarddeviaties, de gouden standaard voor het definiëren van productielimieten, met minder defecten en verbeterde processen tot gevolg.

Statistisch gezien betekent het hebben van Six Sigma in feite een defectverhouding van 3,4 per 1 miljoen kansen in je processen. In sommige branches, zoals de farmaceutische of vliegtuigindustrie, worden nog hogere sigmaniveaus gebruikt in de productie vanwege de potentiële gevolgen van een defect.

Naast andere methodologieën, zoals Kaizen, was deze statistische aanpak van procesverbetering essentieel voor het stimuleren van productieverbeteringen in de jaren '90 en '00. Maar hoe is DMAIC tegenwoordig op andere branches van toepassing?

Het belangrijkste voordeel van DMAIC is dat het een zeer rigoureuze probleemoplossingsaanpak is. In wat voor bedrijf je ook werkt, experimenten met nieuwe processen of veranderingen in de workflow vertellen je vaak niet precies wat er precies is veranderd. Maar met DMAIC, een gegevensgerichte aanpak met gedefinieerde doelstellingen en fasen die ontwikkeld zijn om op objectieve wijze vast te stellen of de wijzigingen in een proces positief zijn, ben je beter in staat om meetbare voortgang te evalueren. Of het nu gaat om het identificeren van de echte oorzaak van je problemen of de werkelijke impact van je experimenten, DMAIC geeft je de gegevens die je hiervoor nodig hebt.

DMAIC biedt een gestandaardiseerd, gestructureerd framework voor verandering en de heldere vijfstappenbenadering houdt iedereen op de hoogte van elke fase van het proces. Zo kun je documentatie produceren met een overzicht van alle beslissingen en de gemaakte voortgang, zodat je naadloos van de ene stap naar de andere kunt gaan. En het hebben van een definitief proces helpt je bij het begeleiden van teams bij hun huidige doelstellingen en de beoogde richting van hun werk.

Een van de beste dingen aan DMAIC is dat het een zeer herhaalbaar proces is dat ontwikkeld is voor de lange termijn. De controlefase van het proces vereist dat proceseigenaars de impact van de optimalisatie blijven monitoren. Met een al opgesteld plan voor gegevensmonitoring vormen je nieuwe procesgegevens vanzelf de basis voor een nieuwe meetfase. In het geval de eerste verbeteringen niet leiden tot een blijvende prestatieverbetering, kan je responsplan ook het startpunt zijn van een nieuw DMAIC-proces. Hierdoor kan de DMAIC-methodologie continu problemen of de impact op prestaties identificeren met een methode waarmee die problemen ook meteen kunnen worden aangepakt.

Op deze manier biedt het DMAIC-framework een gestructureerde aanpak die het bedrijf door een herhaalde, incrementele optimalisatie van bedrijfsprocessen leidt. In welke sector je ook actief bent en hoe groot je team of organisatie ook is, het is een bewezen methode voor het stimuleren van continue prestatieverbeteringen.

Wanneer moet je DMAIC gebruiken?

Zoals al eerder werd genoemd, wordt er vaak een herkenningsfase aan DMAIC toegevoegd: een periode waarin wordt geïdentificeerd of een probleem geschikt is voor DMAIC. De reden voor deze stap is dat het DMAIC-proces veel afstemming en inspanning vereist en dat het veel tijd kost om proces te begrijpen. Een organisatie moet DMAIC implementeren en uitvoeren om te zien hoe het het beste werkt voor hun teams, hun branche en binnen hun organisatiecultuur. Tegelijkertijd moeten organisaties bepalen waar ze hun bronnen het beste kunnen inzetten: welk proces of team profiteert het meest van DMAIC?

Het is dus niet per se de eerste of beste optie voor elk probleem. Als een procesprobleem geïdentificeerd kan worden en er een eenvoudige oplossing beschikbaar is die wordt ondersteund door overtuigende gegevens, is een volledig DMAIC-proces mogelijk niet nodig.

Wanneer het procesprobleem echter complex is of een hoog risico met zich meebrengt, bijvoorbeeld als de organisatie zich geen prestatieverlies kan veroorloven, heeft de DMAIC-aanpak de voorkeur. Er moeten meer bronnen voor worden ingezet, maar DMAIC zorgt ervoor dat de procedure wordt gevolgd en er geen essentiële stappen worden overgeslagen, voor een hogere kans op een succesvolle implementatie.

Processen verbeteren met DMAIC

De eerste poging tot een DMAIC-project kan een aanzienlijke uitdaging zijn, vooral als er grote problemen zijn die je bedrijf moet oplossen. Het is belangrijk om te begrijpen dat DMAIC geen kant-en-klare best practice-aanpak is voor je organisatie of bedrijf. Wat het wel is, is een ontdekkingsproces waarmee je de best practices voor je teams en organisaties kunt identificeren via iteraties en incrementele verbetering. Niet alle problemen waar je organisatie mee te maken krijgt, vereisen DMAIC, maar de kennismaking ermee kan leiden tot echte veranderingen en verbeteringen aan je processen. En die leiden weer tot meetbaar succes voor je bedrijf.