Wat zijn stroomdiagrammen en hoe worden ze gebruikt?

Stroomdiagrammen kunnen gecompliceerde workflows overzichtelijk weergeven, waardoor knelpunten en inefficiënties duidelijk zichtbaar worden.

Wat is een stroomdiagram?

Een stroomdiagram is een diagram dat meestal een proces-, systeem- of computeralgoritme weergeeft en dat gewoonlijk wordt gebruikt om een workflow met meerdere stappen te documenteren, plannen, verfijnen of visualiseren. Het maken van stroomdiagrammen kan helpen bij het definiëren van het doel en de reikwijdte van een workflow en het chronologisch identificeren van noodzakelijke taken. Het idee werd voor het eerst gedocumenteerd in 1921 toen industriële ingenieurs Frank en Lilian Gilbreth een grafisch processtroomdiagram presenteerden aan de American Society of Mechanical Engineers (ASME). De populariteit van stroomdiagrammen groeide in de jaren twintig en dertig, toen Art Spinanger en Ben S. Graham twee bekende gebruikers van het systeem waren. ASME bouwde voort op het werk van de Gilbreths door in 1947 een symbolensysteem voor processtroomdiagrammen vast te stellen. Tegen 1949 werden stroomdiagrammen gebruikt bij het plannen van computerprogramma's. Hoewel dit nu meestal wordt gedaan met pseudocode blijven stroomdiagrammen nog steeds een populaire en krachtige productiviteitstool.

Stroomdiagrammen, zoals we die nu kennen, gebruiken verschillende vormen om hun unieke aspecten van hun workflows en pijlen, of stroomlijnen, weer te geven om hun stapsgewijze reeksen te beschrijven. Ze kunnen variëren van eenvoudige handgetekende ontwerpen tot door de computer gegenereerde complexe patronen, afhankelijk van de behoeften van hun gebruikers.

Wat betekenen de verschillende stroomdiagramvormen?

Als je in het verleden voorbeelden van stroomdiagrammen hebt gezien, is het je misschien opgevallen dat er verschillende vormen in worden gebruikt. Hoewel ze willekeurig lijken, staan deze vormen eigenlijk voor vooraf gedefinieerde processen en subprocessen. Gedetailleerde stroomdiagrammen (vooral de diagrammen die worden gebruikt voor computerprogrammering) gebruiken een breed scala aan symbolen, terwijl eenvoudigere diagrammen vaak slechts een handvol vormen nodig hebben. Hier zijn enkele stroomdiagramsymbolen die je het vaakst zult tegenkomen:

  • Het proces- of actiesymbool: dit symbool is een rechthoek en vertegenwoordigt een stap in het proces. Het is de meest gebruikte vorm van een stroomdiagram.
  • Start/eind- of terminatorsymbool: dit symbool is een rechthoek met afgeronde randen die zowel aan de begin- als aan de eindpunten van een stroomdiagram verschijnt.
  • Beslissingssymbool: een ruitvormig symbool dat een vraag aangeeft die moet worden beantwoord, meestal met ja/nee of waar/onwaar. Het stroomdiagram splitst zich vervolgens op in verschillende takken en biedt unieke richtingen voor elk antwoord.
  • Gegevens- of invoer-/uitvoersymbool: een symbool in de vorm van een parallellogram dat staat voor gegevens die worden ingevoerd in of verwijderd uit het proces, d.w.z. gebruikte of gegenereerde bronnen.

Hoewel je kunt verwachten dat de meeste stroomdiagramsjablonen deze gevestigde symboolnormen volgen, is het prima om deze regels te negeren als je je eigen proceskaart in een diagram zet, vooral als je slechts een document voor jezelf of voor gebruik door een intern team maakt. Begrepen worden door je publiek is het belangrijkste. Als symbolen onconventioneel moeten worden gebruikt, kunnen ze het beste consistent worden gebruikt om verwarring te voorkomen.

Hoe kan ik stroomdiagrammen gebruiken?

Stroomdiagrammen zijn veelzijdige tools met een grote verscheidenheid aan gebruiksscenario's. Over het algemeen worden processtroomdiagrammen gebruikt om:

Complexe systemen en ideeën te vereenvoudigen en visualiseren

De vormen, kleuren en directionele lijnen van stroomdiagrammen zorgen ervoor dat ze veel gemakkelijker toegankelijk zijn dan de intimiderende muur van tekst die vaak gepaard gaat met typische evaluaties van bedrijfsprocessen. Door workflows en ideeën op te splitsen in kleine stukjes wordt de taak om het proces te analyseren veel beter beheersbaar en is het veel gemakkelijker om het grotere geheel te zien.

Processen te documenteren, schetsen en standaardiseren om een gedeeld perspectief op te bouwen

Wanneer je met een team werkt, kan het gemakkelijk zijn om je alleen te richten op de aspecten van het proces waarvoor je direct verantwoordelijk bent. Samenwerking aan een stroomdiagramoefening kan helpen om silo's af te breken door het hogere doel waar het team aan werkt te versterken. Om je team te helpen bij het vinden van een oplossing is het heel nuttig om ervoor zorgen dat iedereen in staat is om met dezelfde visie naar een probleem te kijken.

Teams te organiseren, te bepalen wat overbodig is en samen te werken om processen te verbeteren

Een visuele weergave hebben van het werk dat moet worden gedaan en daardoor zien wie het moet doen, kan soms helpen om problemen in het proces onmiddellijk te identificeren. Mogelijk zie je dat een lid van je team te veel werk heeft of te veel vrije tijd heeft die beter kan worden verdeeld. Door zorgvuldig het doel van elk onderdeel van je proces te schetsen, ben je goed in staat om te zien welke elementen echt nodig zijn en welke beter kunnen worden geoptimaliseerd.

De voortgang in één oogopslag bij te houden met één enkele bron van waarheid op één centrale locatie

Stroomdiagrammen (met name gedetailleerde en ingewikkelde) zijn doorgaans documenten waar je tijdens de verschillende stadia van je workflowproces regelmatig naar zult verwijzen. Het kan van onschatbare waarde zijn om te weten dat je één hoofddocument hebt waarin elk detail is weergegeven en elke productiefase is bijgehouden, zowel tijdens de productie als bij het analyseren van het proces na voltooiing. Door processtroomdiagrammen als trackers en evaluatietools te gebruiken, kun je ervoor zorgen dat je proces soepel verloopt, omdat je je meer bewust bent van de actieve delen van je taken en de aspecten van de workflow die waarschijnlijk fout zullen gaan.

Ondanks hun brede toepassingen zijn er gevallen waarin meer specifieke soorten stroomdiagrammen nodig zijn. Zwemstrook- of functieoverschrijdende diagrammen markeren workflowprocessen door ze te groeperen in gecategoriseerde kolommen. Deze kolommen zijn doorgaans verdeeld per rol, afdeling of fase van het proces. Dit creëert visuele indelingen in het stroomdiagram die vergelijkbaar zijn met een zwembad, waardoor het diagram de naam zwemstrookdiagram heeft gekregen. Zwemstrookdiagrammen zijn niet altijd nodig, maar kunnen erg handig zijn wanneer je in één oogopslag probeert de eisen voor verschillende indelingen in een workflow te vergelijken. Andersom verschillen gegevensstroomdiagrammen van algemene stroomdiagrammen doordat ze geen beslissingsregels, lussen of beheersstroom hebben. In plaats daarvan zijn ze alleen gericht op hoe gegevens zich verplaatsen binnen een systeem. Vooral waar ze vandaan komen, waar ze naartoe gaan en hoe ze worden opgeslagen.

Een ander noemenswaardig stroomdiagram is het Business Process Model and Notation (BPMN), dat de standaard is voor het bieden van grafische weergaven van zakelijke workflows. Het is de geaccepteerde visuele modelleringstaal geworden voor bedrijfsanalyse en heeft conventies en best practices die moeten worden gevolgd. Hoewel het gebaseerd is op bekende stroomdiagramtechnieken ondersteunt BPMN alleen modelleringsconcepten die van toepassing zijn op bedrijfsprocessen en is het niet bedoeld voor enig ander gebruik.

Ondanks hun vele vormen zijn stroomdiagrammen niet de enige manier om informatie te visualiseren. Diagrammen die op het eerste gezicht door hun bekende vormen of stroomlijnen op stroomdiagrammen lijken, kunnen vaak heel anders zijn. In plaats daarvan kan er voor specifieke gebruiksscenario's gekozen worden voor diagrammen met unieke kenmerken, zoals o.a.: beslissingsbomen, mindmaps, tijdlijnen of visgraatdiagrammen.

Hoe kan ik een stroomdiagram maken?

Het maken van een stroomdiagram kan zo eenvoudig of ingewikkeld zijn als je zelf wilt. Je kunt een technisch proces weergeven met speciale software die is ontworpen om te voldoen aan een industriestandaard, of op een vel kladpapier beginnen met het krabbelen van vormen die met pijlen zijn verbonden. De keuze is echt helemaal aan jou. Als je probeert om een bedrijfsproces weer te geven of werk binnen je team te coördineren, kun je een optie overwegen die zowel gemakkelijk opgeslagen als gedeeld kan worden. Speciale stroomdiagramsoftware zoals Lucidchart kan hierbij een geweldige manier zijn om jou en je team te helpen om complexe processen te visualiseren en ingewikkelde workflows te vereenvoudigen.

Lucidchart biedt stroomschema's, mindmaps, organigrammen en een reeks andere technische diagrammen en visuele weergaven, waardoor je direct een overzicht van je processen en een duidelijk overzicht van de organisatie van je team krijgt. De integratie van Lucidchart met Dropbox Paper betekent dat je naadloos een voorbeeld van een Lucidchart-document in Paper kunt bekijken en deze gemakkelijk kunt delen met je medewerkers. Er is geen installatie vereist - je hoeft alleen een Lucidchart-publicatielink in een Paper-document te plakken en Dropbox Paper genereert automatisch een voorbeeld van de visuele weergave. Dit betekent dat je teamleden opmerkingen kunnen achterlaten en realtime wijzigingen kunnen aanbrengen in één gedeeld document, terwijl ze er zeker van kunnen zijn dat ze naar de meest actuele versie van het bestand kijken. Het weergeven van zelfs complexe processen wordt veel eenvoudiger doordat je gemakkelijk stroomdiagramoverzichten kunt delen met de mensen die aan het proces deelnemen, zodat ze niets missen.

Stroomdiagrammen hebben een rijke geschiedenis en zijn een tijdloos hulpmiddel voor het evalueren van alle soorten systemen. Als je ooit te maken hebt met een procespuzzel waar je niet uitkomt, overweeg dan om je workflow visueel in kaart te brengen. Misschien was er al een oplossing die je nog niet had gezien.