Een pdf ondertekenen en elektronische handtekeningen online genereren

Je hebt geen fysiek papier nodig om een wettelijk bindende handtekening te genereren. Stroomlijn het contractondertekenproces voor jou en je klanten met elektronische handtekeningen.

Wat is een elektronische handtekening?

Een elektronische handtekening is wat je denkt dat het is: een digitale versie van je handgeschreven handtekening. Wanneer een handtekening voor een pdf-formulier is vereist, zie je een handtekeningveld dat door jou kan worden bewerkt om tekst toe te voegen en te ondertekenen. De termen 'digitale handtekening' en 'elektronische handtekening' worden afwisselend gebruikt, maar betekenen niet hetzelfde. Een pdf kan op twee manieren digitaal worden ondertekend:

Elektronische handtekeningen

Een elektronische handtekening is in overeenstemming met de E-Sign Act het bindende equivalent van je handgeschreven handtekening waarmee je instemt met de voorwaarden in het document dat je ondertekent. De elektronische handtekening wordt ook wel e-handtekening genoemd en is in feite een afbeelding van je handtekening op een digitaal document. De elektronische handtekening kan niet ongeldig worden verklaard enkel omdat het geen fysieke handtekening is.

Digitale handtekeningen

Een digitale handtekening is versleuteld en ontworpen om elke mogelijkheid van vervalsing tegen te gaan. Wanneer een document met een digitale handtekening wordt ondertekend, genereert een algoritme een 'hash'. Deze hash is volledig uniek voor het document dat je ondertekent op het moment van ondertekening. De hash zal veranderen als het document wordt aangepast of vervalst. Als je een document opent dat met een hash is ondertekend, zal je programma vertellen of de inhoud is veranderd sinds de handtekening is gezet. Als dat het geval is, moeten er vraagtekens worden gezet bij de integriteit van het document.

Zijn elektronische en digitale handtekeningen bindend?

Ja, elektronische en digitale handtekeningen zijn bindend, hoewel dit per staat en land kan variëren. Beide soorten handtekeningen zijn legaal bindend voor elk document dat je ondertekent.

Heb ik een elektronische of digitale handtekening nodig?

Dat hangt af van het document. Digitale handtekeningen zijn beter beveiligd omdat de ondergetekende geen getuige kan zijn en de handtekeningen worden geleverd op notarisniveau. Maar in de meeste gevallen zullen jij en je team geen notaris nodig hebben en in die gevallen is een elektronische handtekening afdoende.

Wanneer heb ik een elektronische handtekening nodig?

Je kunt een elektronische handtekening gebruiken om documenten te ondertekenen, zoals contracten, overeenkomsten en facturen. Een extra voordeel is dat je je documenten beter dan ooit kunt rangschikken. Je hoeft elke afzonderlijke factuur nooit meer met de hand te ondertekenen of je zorgen te maken over de opslag daarvan. Misschien ben je wel bekend met een touchscherm of touchpad die bij kantoorrecepties vaak worden gebruikt om je aan te melden. Deze gelden ook als elektronische handtekeningen.

Met welke programma's kan ik een pdf ondertekenen?

Je kunt met veel verschillende Dropbox-app-integraties een elektronische handtekening zetten in programma's zoals Microsoft Word en Adobe Acrobat. Dropbox-integraties omvatten uitmuntende tools voor elektronische handtekeningen, zoals HelloSign, een Dropbox-bedrijf, DocuSign en Adobe Sign. En het beste? Zolang je apparaat deze tools ondersteunt, kun je een handtekening zetten. Dat betekent dat niets je in de weg staat om contracten te ondertekenen en af te ronden, ongeacht of je op een pc, Android-telefoon of iOS werkt.

Een elektronische handtekening zetten onder een pdf-document zonder een afbeelding van je handtekening

Geen zorgen als je geen digitale afbeelding van je precieze handtekening hebt, want die heb je niet nodig. Met een elektronische handtekening kun je tekst toevoegen als handtekening of een 'geschreven' handtekening van je naam genereren. Daarnaast kun je met iPad-stylustools en pc-trackpads je eigen handgeschreven handtekening invoegen, maar deze tools zijn niet per se nodig om een online handtekening te maken.

Een pdf-document ondertekenen met Dropbox

Met Dropbox-integraties zoals HelloSign kun je gemakkelijk gebruikmaken van elektronische handtekeningen in je Dropbox-account. Je kunt een contract in zijn geheel opstellen en dit versturen om ondertekend te worden vanuit Dropbox. Dit betekent dat je geen gevoelige documenten op je lokale pc hoeft te downloaden en deze niet per ongeluk kunt verwijderen of onbeheerd in een onveilige map kunt achterlaten. Als jij de handtekening moet zetten, kun je je handtekening ook vanuit Dropbox toevoegen: selecteer een pdf- of Word-document dat je wilt ondertekenen en selecteer HelloSign of een andere tool voor elektronische handtekeningen.

Bestanden worden veilig online opgeslagen, zijn extern toegankelijk en gebruiken onze meerlaagse beveiliging en strikte versleuteling. Dropbox is een totaaloplossing: van samenwerken aan voorstellen tot contractconcepten versturen en je ondertekende pdf-document uiteindelijk opslaan.

Elektronische handtekeningen in Dropbox gebruiken om werk te stroomlijnen

We hebben allemaal geaccepteerd dat het printen, ondertekenen, bevestigen en ordenen van bestanden dagen, al dan niet weken van je tijd in beslag kan nemen, of je nu wacht op goedkeuring van een factuur of een nieuwe medewerker introduceert. Maar dat hoeft niet zo te zijn. Als je documenten via HelloSign en Dropbox ondertekent, kun je je workflow stroomlijnen:

  • 80% snellere doorlooptijd
  • Veilige opslag
  • Milieuvriendelijk
  • Bespaart tijd op beheer
  • Bespaart geld op faxen en verzenden (met name voor freelancers)
  • Kan rechtstreeks in je Dropbox-werkruimte worden gedaan

Hoewel de wereld zich nog steeds aan het aanpassen is aan elektronische handtekeningen, zijn de dagen van geschreven handtekeningen binnenkort voorgoed verleden tijd.