De Pomodorotechniek

Ontdek hoe de Pomodorotechniek gemakkelijk kan helpen de workflow van elk teamlid te veranderen en zo min mogelijk tijd te verliezen.

Wat is de Pomodoro-techniek

De Pomodorotechniek is een tijdmanagementoplossing die in de jaren tachtig is ontwikkeld door Francesco Cirillo. De techniek is gebaseerd op een groot aantal tijdsintervallen die over een hele dag zijn verdeeld en is vernoemd naar het Italiaanse woord voor 'tomaat', dat verwijst naar de tomatenvormige kookwekker die Cirillo zelf gebruikte bij het perfectioneren van zijn tijdmanagementmethode.

De basisstructuur van de Pomodorotechniek is gemakkelijk te implementeren, maar je kunt er enorme winst mee behalen op het gebied van productiviteit. Hij ziet er als volgt uit:

  1. Stel een doel/taak in op je takenlijst
  2. Stel je Pomodoro-timer in
  3. Werk aan de taak gedurende de ingestelde tijd
  4. Wanneer de timer afloopt, vink je je werkinterval af
  5. Neem na elke werksessie een pauze van vijf minuten
  6. Neem na de vierde sessie een langere pauze van 15-30 minuten
  7. Stel je timer opnieuw in en begin het proces opnieuw

Wat is een Pomodoro?

Pomodoro is niet alleen de naam voor de favoriete timer van Cirillo in de vorm van een tomaat, het is ook de term die wordt gebruikt om te verwijzen naar elke tijdsperiode die, volgens de oorspronkelijke techniek, 25 minuten beslaat. Het idee is dus: werk gedurende één Pomodoro van 25 minuten en neem dan een korte pauze. Na vier Pomodoro's op rij kun je een langere pauze nemen. Naarmate je gewend raakt aan het werken in stappen van 25 minuten en je je concentratievermogen uitbouwt, kun je ze uitbreiden tot 60-90 minuten per keer. Gun jezelf af en toe wat beweging en blijf niet te lang zitten!

Moderne Pomodoromethoden

Hoewel er in het geval van Cirillo voor de klassieke methode een speciale timer nodig was, een Pomodoro-kookwekker, kun je ook je telefoonalarm gebruiken.Het is ook gemakkelijk om je Pomodoro's te plannen met een app. Gebruik gerust een kookwekker als je wilt. Maar vergeet niet dat apps handige extra's kunnen bieden, zoals:

  • Rapporten en trackers
  • Scoreborden - een geweldige optie voor teams
  • Telefoon- en desktopintegratie
  • Gebruikslimieten voor sociale media, blokkeren van telefoongesprekken en andere opties voor het verbeteren van je concentratie

De Pomodorotechniek op kantoor gebruiken

Moderne bedrijven staan meer dan ooit open voor maximalisatie van de efficiëntie en de bedrijfscultuur. De Pomodorotechniek kan helpen bij het verbeteren van je werkruimte en werkcultuur en kan een echte motivatie zijn voor je team. Hij is ideaal voor freelancers en externe teams die bovenop hun taak willen zitten en 'hun flow' willen vasthouden. En als je ervoor wilt zorgen dat je team zich concentreert op één taak, moedig je ze aan om deel te nemen aan Pomodoro's in groepsverband. Gedeelde werk- en pauzetijden kunnen de saamhorigheid van je team versterken, zelf als de leden mijlenver van elkaar verwijderd zijn.

Door kleine blokken werktijd te belonen met korte maar verfrissende pauzes - en met een langere pauze om naar uit te kijken - kan de Pomodorotechniek bijdragen aan het bereiken van kleine doelen. De belangrijke koffie- en lunchpauzes gedurende de dag worden actief aangemoedigd in de Pomodorostructuur zodat de medewerkers geconcentreerder werken en meer uit hun werktijd halen.

Hoewel de Pomodorotechniek misschien niet voor iedereen geschikt is, vooral niet voor degenen die hun tijd nu al goed managen, is het een waardevol hulpmiddel wanneer je team een klus snel moet klaren, zoals bij agile werken of wanneer je team het voortouw moet nemen in een sprint.

Pomodoro's voor toekomstige timing

Als jij en je team eenmaal gewend zijn aan de Pomodorotechniek, kun je eenvoudig berekenen hoeveel werksessies je nodig hebt voor toekomstig werk. Dit kan een geweldige manier zijn om je werkweek of -maand te plannen. Je kunt bijvoorbeeld 's ochtends de belangrijkste taken aan 25-minuten-blokken toewijzen, zodat je prioriteiten altijd worden aangepakt, zelfs als je de rest van de dag geen Pomodorosessies gebruikt.

Misschien is het een goed idee een vaste Pomodorosessie per week in te plannen. Stel voor je team vast wat de meest populaire tijd is om doelen te bereiken en zet deze als vast uur op de agenda om de Pomodoromethode te gebruiken.

Alternatieven voor de Pomodorotechniek

Als het idee achter deze methode je aanspreekt, maar je denkt dat het niet echt iets voor je team is, kun je verschillende opties uitproberen:

De Eisenhower-methode

Deze methode kan worden gebruikt in combinatie met de Pomodoromethode en helpt je te beslissen waar je prioriteiten liggen. Vervolgens kun je met deze taken aan de slag in Pomodoro's. Bij de Eisenhower-methode moet je een raster van vier vakken tekenen. Op de horizontale as staan de vakken 'Dringend' en 'Niet dringend'. Op de verticale as staan de vakken 'Belangrijk' en 'Niet belangrijk". Dit resulteert in vier vakken die samen een genummerde takenlijst opleveren:

  1. Dringend en belangrijk, bijv. deadlines, obstakels in projecten, enz.
  2. Niet dringend en belangrijk, bijv. projectplanning
  3. Niet belangrijk en dringend, bijv. lunch met team vandaag
  4. Niet belangrijk en niet dringend, bijv. een drankje na het werk
Agile

Agile is een werkmethode die in principe is ontworpen voor voltijds gebruik door programmeurs en ontwikkelaars, die er ook het best mee overweg kunnen. Op het gebied van tijdmanagement kan de methode echter nog steeds van waarde zijn. Het meest interessante onderdeel zijn de 'Sprints'. Sprints zijn periodes waarin iedereen samenkomt om aan één bepaalde taak te werken. Een Sprint vraagt van leden van verschillende teams om hun specifieke vaardigheden in te zetten voor een taak, met als doel om aan het einde van de sprint een volledig erkend resultaat gereed te hebben.

Laat de Pomodorotechniek voor jou werken

De Pomodoromethode is zeer aanpasbaar, zodat je de perfecte tijdmanagementtool voor jouw team kunt opzetten. Gebruik het één keer per week om een periode van intensieve samenwerking in te stellen, om je team aan te moedigen om die eentonige taken weg te werken of om iedereen op schema te houden voor een deadline.

Een voorbeeld: je team werkt op afstand en een enorm aantal nieuwe problemen kunnen de werkzaamheden ontregelen. Denk hierbij aan slechte verbindingen, verstoringen, enz. Door de Pomodorotechniek te gebruiken, kun je je team aanmoedigen om 25 minuten achter elkaar de schouders eronder te zetten, zodat ze kleine, maar belangrijke stappen kunnen maken.

Door je tijd te minimaliseren maar je efficiëntie te maximaliseren, hoef je je ook geen zorgen te maken over verstoringen. Je kunt dingen kort, soepel en op schema houden met de Pomodorotechniek.