De productiviteit van je team verhogen

Elk succesvol team weet dat je beter slimmer dan harder kunt werken. Dat is echter makkelijker gezegd dan gedaan.

Wat staat productiviteit van het team in de weg?

De motivatie en mentale veerkracht van een team kennen pieken en dalen, we zijn immers allemaal menselijk. Helaas is het een slechte zaak als jouw bedrijfsprocessen ook last hebben van een offday. Het is noodzakelijk om een bepaalde mate van productiviteit aan te houden. Dropbox helpt teams in de aanloop naar een gedeelde visie gemotiveerd en productief te houden.

De productiviteit van jouw team zal je misschien verrassen. Misschien denk je dat het moreel van je team een vaststaand iets is, aangezien iedereen vijf dagen per week achter hun bureau zit te typen. Dit hoeft echter niet per se zo te zijn. Zo is bijvoorbeeld gebleken dat de productiviteit hoger is onder medewerkers die thuiswerken. Hoe komt dat?

1. Achter jouw bureau zitten is niet hetzelfde als werken

Een opengeklapte laptop wil niet zeggen dat je mentaal actief met jouw werkzaamheden bezig bent. Een van de voordelen van de digitale transformatie van de werkplek en de onverwachte omwenteling van 2020, is dat we nu inzien dat werken vanaf elke locatie mogelijk is. Jouw team van zijn fysieke beperkingen bevrijden, is een efficiënte manier om de arbeidsproductiviteit te verhogen en een van de sterkste punten van Dropbox. Voor de efficiëntie van het team is het noodzakelijk dat je deze ouderwetse aanname loslaat. Als je net als onze tevreden klanten bij Castor & Pollux opdrachtgevers bij jouw workflow betrekt, is het belangrijk om taken op een gezamenlijke en open manier te laten verlopen in plaats van alles binnen de kantoorserver te houden.

2. Belangrijke zaken uit het oog verliezen

Elk teamlid heeft een belangrijke taak te verrichten, maar mensen voelen zich al snel een klein radertje in een groter geheel. Groepen kunnen al snel afhaken bij de samenwerking aan materiaal die hen als team verbindt en werk zien als een eindeloze reeks taken in plaats van een traject naar een gezamenlijk doel. Gelukkig biedt Dropbox Paper in dergelijke gevallen de helpende hand door teamleden op de hoogte te brengen van de voortgang van de rest van het team. Onze integraties met Trello en Monday.com bieden geweldige samenwerkingstools om regelmatig onderling contact te houden. Zo weten alle teamleden of iedereen op schema ligt voor die ene deadline en kunnen ze met eigen ogen zien dat ze een zeer belangrijk onderdeel van het team zijn.

3. Gebrek aan verantwoordelijkheid

Teams functioneren beter als er structuur en verwachtingen zijn door bijvoorbeeld tijdmanagement en deadlines. Als je voor een project geen verantwoordelijkheden hebt, neemt de motivatie al snel af. Op de moderne werkplek draait alles om een platte organisatiestructuur, wat betekent dat iedereen wordt gewaardeerd en belangrijke taken heeft. Door dit te benadrukken, blijft iedereen optimaal presteren.

 

Het vergroten van de teameffectiviteit

Nu je weet wat jouw teamproductiviteit mogelijk in de weg staat, is de volgende vraag: hoe kun je jouw team helpen optimaal te presteren?

Communicatie is het belangrijkste

Verantwoordelijkheid en communicatie zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Iedereen moet contact met elkaar houden, ongeacht de locatie van de werkplek of aan welk project je werkt. Maak gebruik van Dropbox-integraties zoals Slack, die asynchrone communicatie mogelijk maakt (waardoor er niemand in je nek hijgt in afwachting van een onmiddellijk, realtime antwoord). Een goede communicatie bevordert de betrokkenheid en is een onmisbaar onderdeel van teambuilding, waardoor je contact legt met mensen buiten jouw afdeling.

Als je toch bezig bent met het aanpakken van de beperkingen van een fysieke locatie of een ouderwetse hiërarchie, kun je gelijk ook de belemmeringen voor jouw open communicatiekanalen wegnemen. Een verstokte communicatie leidt tot organisatiesilo's, waarin communicatie is vervangen door eenrichtingsverkeer en productiviteit heeft plaatsgemaakt voor bezitsdrang.

De kloof overbruggen

Dropbox kan je geen perfect uitgevoerd project beloven, maar kan zeker helpen met een soepeler taakbeheer. Je verspilt ongemerkt enorm veel tijd aan bijvoorbeeld het aan- en wegklikken van tientallen toepassingen, downloaden en het bewerken en opnieuw verzenden van e-mails. Met een centrale digitale werkplek, beperk je de tijd die je kwijt bent aan het schakelen tussen verschillende apps en de afleiding van zaken zoals sociale media. Dit betekent dat je beter in het werkritme komt en je de beste prestaties kunt leveren.

Neem bijvoorbeeld het team van Patreon. Het platform van Patreon biedt creatieve makers een unieke manier om hun visie te verwezenlijken en hun publiek te bereiken. Daarbij geldt dat hoe productiever Patreon is, hoe productiever hun creatieve klanten kunnen zijn. De Creator Marketing Manager van het bedrijf legt uit: "[We groeien] razendsnel, waardoor we makers op de eerste plek kunnen zetten…we moeten als team heel snel kunnen samenwerken en communiceren."

De perfecte werk-privébalans vinden

Enkele van de grootste merken ter wereld hanteren werkgewoonten die traditioneel gezien als averechts worden beschouwd. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan cabines voor powernaps, flexibele werkuren, onbeperkte vakantie en werken op afstand. Denk eens na over persoonlijke teamontwikkeling en wat jouw teamleden nodig hebben om het beste uit zichzelf te halen, zodat jij weer het beste uit jouw team kan halen. Laten we eerlijk zijn: niemand houdt van forenzen en niemand wil 40 uur per week aan een bureau doorbrengen. Wat zou je ervan vinden om het woon-werkverkeer af te schaffen en jouw team bijna 20 uur per week aan vrije tijd te geven? Op die manier verander je de werkhouding en -mentaliteit van jouw medewerkers, wat weer een positieve invloed heeft op de teameffectiviteit en -productiviteit.

Wanneer je er klaar voor bent, kun je altijd op Dropbox vertrouwen. Dropbox staat voor je klaar als je aan de slag wilt gaan, of je nu in de trein zit, thuiswerkt, op kantoor bent of te kampen hebt met een internetstoring. En als je toe bent aan ontspanning, kun je de verbinding verbreken en erop vertrouwen dat alles veilig en juist is opgeslagen.