Video conferencing etiquette

Leer wat je wel - en vooral niet - moet doen om optimaal van je virtuele teamvergaderingen te profiteren.

Wat is een videoconferencing?

Videoconferencing is elke vorm van telecommunicatie tussen twee of meer mensen via video en audio. Mensen die op afstand werken of op grote afstand van hun familie en vrienden wonen, zijn waarschijnlijk al experts op het gebied van videobellen. Nu steeds meer mensen vanuit huis en op afstand werken, wordt communicatie met collega's via videoconferencing steeds gebruikelijker.

Waarom is een goede etiquette belangrijk bij videoconferencing?

Je zou denken dat iedereen zo onderhand wel weet hoe ze zich moeten gedragen, gezien de enorme aanwezigheid van software voor videoconferencing. Hoewel het weliswaar doorgaans geen probleem is om vanuit je eigen bed met familie of vrienden te facetimen, gelden voor hulpprogramma's voor zakelijke communicatie, zoals Zoom, andere regels voor zowel fatsoen als effectiviteit. Zelfs voor de doorgewinterde vergadertijger op een fysiek kantoor kan een virtuele videoconferentie een behoorlijke drempel vormen.

Afleiding ligt voortdurend op de loer en de aandacht kan verslappen door thuiswerken; voor vergaderingen via videoconferenties is dat niet anders. Het is natuurlijk best even schattig wanneer de hond van je collega door het beeld loopt, maar het leidt wel de aandacht af. Hetzelfde geldt voor ongeïnteresseerde deelnemers die overduidelijk niet zitten te luisteren en geen aandacht aan de vergadering besteden.

Basisregels voor video conferentie etiquette

Voor een productief videogesprek moeten we er eerst voor zorgen dat ze goed werken, zowel vanuit technisch als menselijk perspectief. We hebben daarom een checklist samengesteld met de belangrijkste tips voor etiquette bij videoconferenties, om ervoor te zorgen dat je alles uit je videovergaderingen met je collega's haalt:

Controleer voor aanvang je verbinding en hardware

Wanneer je een vergadering probeert te beginnen terwijl je microfoon of webcam niet werkt, kom je onhandig en onprofessioneel over. Plan je een vergadering van tevoren, zorg er dan ook van tevoren voor dat je videoconferentieprogramma naar behoren werkt - en niet twee minuten voordat de vergadering start. Controleer of je ingebouwde microfoon of headset door de software wordt gedetecteerd.

Test ook of je internetverbinding geschikt is voor videoconferenties. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat de verbinding op een cruciaal moment of midden in een gesprek wegvalt. Als dit moeilijk is, kun je in veel apps de kwaliteit van de inkomende videobeelden verkleinen of zelfs helemaal uitschakelen, zodat je nog wel via audio kunt deelnemen. Zelfs als je niet met alle andere deelnemers in beeld bent, kun je nog wel je steentje bijdragen en de vergadering volgen. Houd er ook rekening mee dat sommige mensen om verschillende redenen helemaal geen gebruik willen maken van de video-optie, bijvoorbeeld als ze de ruimte delen met kinderen of huisdieren, of op dat moment gewoon niet in beeld willen zijn. En dat is ook prima.

Kies de juiste outfit

Het is ons allemaal al eens overkomen: net uit bed en dan meteen achter de laptop voor de teamvergadering van 9 uur. Het is echter misschien niet de beste outfit voor een professionele uitstraling als je in je pyjama aan de videovergadering gaat deelnemen. Als je wilt dat mensen je tijdens het videogesprek serieus nemen, kleed je daar dan naar. Dit betekent niet dat je per se in formele kantoorkleding hoeft aan te schuiven, maar zorg er wel voor dat je er goed genoeg uitziet om door je teamleden te worden gezien. Niet alleen laat je zo zien dat je uiterlijke verzorging belangrijk vindt, je komt ook meteen in de goede mindset voor een productief en doelgericht gesprek met je collega's.

Zoek een rustige plek

Niet iedereen beschikt over de luxe van een privékantoor voor thuiswerken, maar het is wel belangrijk om een rustige plek voor videoconferenties te zoeken of te maken. Het kan best zijn dat jij je tijdens je werk niet laat afleiden door gezinsleden, huisgenoten of huisdieren, maar dat geldt wellicht niet voor alle deelnemers. Dus zoek altijd een plek in huis waar anderen niet opeens komen binnenwandelen of je storen als je aan een videoconferentie gaat deelnemen. Op deze manier besteed je optimaal aandacht aan je collega's wanneer die aan het woord zijn en hebben zij geen last van achtergrondgeluid als jij aan het woord bent.

Bepaal je achtergrond

Nu je in een geschikte outfit in een rustige ruimte klaar zit voor je videovergadering, is het tijd om aandacht aan je omgeving te besteden, en hoe dit er op beeld uitziet. Zit je in een te donkere ruimte of kijken je collega's tegen jouw afwas aan, dan is je hele voorbereiding voor niets geweest. Neem even de tijd om de ruimte om je heen op te ruimen en in te richten. Open de gordijnen of doe een lamp aan, of gebruik een groen doek of virtuele achtergrond als je een zichtbaar slordige achtergrond wilt verbergen. In Zoom bijvoorbeeld wordt je achtergrond automatisch gedetecteerd en kun je hier een andere afbeelding op projecteren.

Niet aan het woord? Demp je microfoon

Zodra de vergadering eenmaal aan de gang is, geldt een van de belangrijkste regels van de etiquette rondom videoconferenties: demp je microfoon als je niet aan het woord bent. Zelfs als je een stille plek voor de vergadering hebt gevonden, vangt de microfoon nog steeds allerlei geluiden op, bijvoorbeeld als je beweegt, hoest of typt. Je moet er niet aan denken dat iemand zichzelf moet herhalen omdat hij of zij werd onderbroken, of dat iemand hoort dat jij, hoe kort ook, tijdens de vergadering met iets anders bezig bent. In de meeste softwareprogramma's voor videoconferenties is een knop om jezelf of de hele vergadering te dempen. Vergeet alleen niet om je eigen microfoon weer aan te zetten wanneer je gaat praten.

Kijk in de camera

Tijdens een videogesprek lijkt het logisch om naar de videofeeds van de andere deelnemers te kijken. Maar als je wilt dat zij jou de volle aandacht geven wanneer je aan het woord bent, moet je direct in de camera kijken. Rechtstreeks in de camera kijken is een goede manier om het gevoel van directe communicatie te simuleren, zelfs als je je collega's niet fysiek kunt zien. Zo zorg je ervoor dat ze hun aandacht erbij hebben en echt luisteren naar je verhaal. Als je je collega's wilt zien terwijl je praat, plaats je de schermvideo direct naast de camera, zodat je allebei op oogniveau zit. Voor de meeste laptops is dit geen probleem; als je echter via een desktopcomputer werkt, moet je de indeling misschien wat aanpassen.

Houd je aandacht erbij

Wanneer je aan een videoconferentie deelneemt, is het natuurlijk het belangrijkst om je aandacht volledig op die vergadering te richten. Weglopen bij een vergadering tijdens een videoconferentie is niet alleen gemakkelijker, je komt er ook nog eens beter mee weg dan op kantoor. Het is dus belangrijk dat je aan de vergadering deelneemt alsof je op kantoor bent, zelfs als je thuis in de slaapkamer achter je laptop zit. Je kunt thuis op dezelfde manier de aandacht erbij houden als op kantoor: door bijvoorbeeld notities te maken kun je de stof beter opnemen en er beter op reageren. Maar evengoed moet je de verleiding weerstaan om even naar een ander tabblad met andere activiteiten te klikken of je telefoon erbij te pakken. Je mag dan misschien goed zijn in multitasken: als je je continu laat afleiden, krijg je maar weinig van de vergadering mee.

Hoe voer je een effectieve videoconferentie?

Zodra je de basisregels van de etiquette voor videoconferenties onder de knie hebt, zou je geen problemen meer moeten hebben met het instellen en voeren van videogesprekken met je collega's. Maar het kost wel wat extra moeite, net als op kantoor, om effectieve videovergaderingen te voeren en de tijd productief te besteden. Dus zorg ervoor dat je over alle benodigde materialen beschikt als je een vergadering met je collega's gaat plannen. Gelukkig kun je dankzij de integratie van Zoom met Dropbox eenvoudig bestanden en software voor videoconferenties gebruiken voor effectievere videovergaderingen.

Stel altijd een agenda in

De eerste stap naar een effectieve vergadering is een vaste agenda, of je nu thuis of op kantoor bent. Alleen dit is al een bepalende factor voor een geslaagde videoconferentie. Met behulp van de sjabloon voor een vergaderagenda, die in Dropbox beschikbaar is, kun je snel een deelbare agenda met de basispunten van je vergadering opstellen. Mensen die voor de vergadering zijn uitgenodigd maar die niet kunnen deelnemen, kunnen dan ook naderhand dit document doorlezen. Sterker nog: ze kunnen zelfs de video-opname van de vergadering bekijken. Deze worden automatisch vanuit Zoom naar Dropbox gekopieerd.

Deel bestanden en informatie vóór de vergadering

Als je verwacht dat je team tijdens een videogesprek ook zelf documenten aandraagt en samenwerkt, moet je hiervoor wel de juiste context bieden. Op kantoor kun je even snel een document uitdelen of iets op een whiteboard schrijven, maar voor videoconferenties moet je meer van tevoren plannen. Het is belangrijk dat je vóór de vergadering de benodigde bestanden en documenten voorbereidt en deelt, zodat je collega's niet hoeven te raden over welk document je het hebt. Zodra je alles hebt voorbereid, kun je ook je scherm delen om het document samen met je collega's door te nemen, zodat iedereen weer up-to-date is. Beter nog: je kunt dat bestand ook rechtstreeks vanuit Dropbox met de deelnemers van de Zoom-vergadering delen, zodat teamleden hier in realtime invoer aan kunnen toevoegen.

Stuur van tevoren uitnodigingen

Op kantoor heb je mensen zo in een vergaderruimte. Je hoeft alleen maar even naar hun bureau te lopen en vragen of ze even tien minuten tijd hebben. Bij thuiswerken is het veel moeilijker om de aandacht van mensen te trekken, zelfs als je Slack of andere chat-apps voor kantoor gebruikt. Als je wilt dat mensen aan je videoconferentie deelnemen, moet je hen dit van tevoren laten weten. Doe je dit niet, dan is de kans klein dat ze aan hun bureau zitten of tijd hebben gehad om de agenda te lezen. Geef iedereen voldoende tijd om zich voor te bereiden op de videoconferentie, dan hebben jij en je hele team veel meer kans op een geslaagde vergadering.

Samenwerken via videoconferenties

Nu teamwerk op afstand steeds normaler wordt, vormen videogesprekken niet meer louter een vervanging voor een fysieke vergadering: voor veel bedrijven worden ze de norm. En nu videoconferenties niet alleen voor ons werk, maar ook in ons privéleven een steeds grotere rol spelen, is het essentieel dat je goed weet hoe de technologie werkt. Wanneer je dus de volgende keer een Zoom-vergadering voor 10 uur inplant, gebruik je onze etiquette voor videoconferenties om van je vergadering een succes te maken. Door een videoconferentie goed voor te bereiden, stimuleer je je team om deel te nemen en zul je uiteindelijk beter online samenwerken vanuit je eigen huis.