Wat is een zip-bestand?

Help je bedrijf opslagruimte en tijd te besparen door e-mails met zip-bestanden te verzenden.

Wat is een zip-bestand?

Bestandscompressie is een zeer belangrijk onderdeel van de digitale werkplek. Zip-bestanden zijn een populaire tool voor bedrijven over de hele wereld, omdat we meer en sneller gegevens kunnen versturen dan ooit mogelijk is geweest. Maar een zip-bestand?

Uitleg over zip-bestanden

ZIP is een veelgebruikt archiefindeling die wordt gebruikt om een of meer bestanden te comprimeren op één locatie, waardoor het totale bestand kleiner wordt en het gemakkelijker is om de bestanden te verzenden. Zip-bestanden werken op vrijwel dezelfde manier als een standaardmap op je computer. Maar bij gezipte bestanden wordt de inhoud van de map gecomprimeerd, waardoor je computer minder gegevens gebruikt. Dus, als je wilt weten hoe je een bestand kunt verkleinen, is het in je eigen belang om naar de zip-bestandsindeling te kijken.

Hoe kun je een zip-archiefbestand herkennen? Eenvoudig. Als je de extensies .ZIP of .zip ziet aan het einde van een bestandsnaam, is het een zip-bestand. De zip-bestandsindeling bestaat al een tijdje, want het is in 1986 uitgevonden door Phil Katz. Aanvankelijk implementeerde Katz zip-bestanden in het PKZip-programma van zijn bedrijf, maar het gebruik ervan werd uiteindelijk wijdverbreid, en hoewel er veel verschillende archiefindeling zijn, is ZIP het bekendst, voornamelijk door de populariteit van het WinZip-programma in de jaren 90 van de vorige eeuw.

Hoe werken zip-bestanden?

Zip-bestanden coderen informatie in minder bits, waardoor de bestandsgrootte wordt verkleind, door overbodige gegevens te verwijderen. Dit is een zogenaamde 'verliesvrije gegevenscompressie', waardoor alle oorspronkelijke gegevens intact blijven. Laten we even naar dit korte voorbeeld kijken om uit te leggen hoe dit werkt.

Stel je een bestand voor met daarin de volgende zinnen:

  • De beste oplossing voor delen en opslag in jouw bedrijf
  • De beste oplossing voor delen/opslag voor jouw bedrijf

Elk woord komt in dit bestand twee keer voor. Als elk teken en elke spatie in het bestand overeenkomt met één geheugeneenheid, dan zou de hele bestandsgrootte 110 eenheden zijn. Maar als je een genummerde code voor het bestand aanmaakt, kunnen de gegevens anders worden uitgedrukt:

  • 1 – De
  • 2 – beste
  • 3 – oplossing
  • 4 – voor
  • 5 – delen/
  • 6 – opslag
  • 7 – voor
  • 8 – jouw
  • 9 – bedrijf

Of om het anders te zeggen, de zin luidt nu: 123456789896712345. Dit betekent dat de oorspronkelijke bestandsgrootte nu teruggebracht kan worden van 110 naar slechts 18 eenheden, wat enorm veel scheelt. De zip-bestandsindeling gebruikt daarvoor verliesloze compressie-algoritmes, waardoor je dezelfde gegevens efficiënter kunt uitdrukken door simpelweg de overbodige gegevens uit het bestand te verwijderen.

Wanneer gebruik je zip-bestanden op werk?

Er is een groot aantal mogelijkheden om gezipte bestanden te gebruiken in een zakelijke omgeving. Het is belangrijk om grote aantallen bestanden via e-mail te kunnen versturen. Stel dat je een groot aantal bestanden moet doorsturen naar een collega of klant. In plaats van dat je elk bestand één voor één moet uploaden als e-mailbijlage en moet wachten tot elk bestand geüpload is voordat je het volgende bijvoegt, kun je gewoon alle documenten in één keer zippen en een enkel zip-bestand aan je e-mail toevoegen. Vergeet ook de mogelijke opslagoplossingen van de zip-indeling niet. In plaats van al je zakelijke bestanden te bewaren op originele grootte, kun je de bestanden zippen en daarmee de benodigde ruimte voor je oude bestanden aanzienlijk verkleinen.

Wat zijn de voor- en nadelen van de zip-bestandsindeling?

Nu je iets meer weet over gezipte bestanden, is het belangrijk om de mogelijke voor- en nadelen van dit soort archiefbestand te onderzoeken, vooral bij bestanden verkleinen. Allereerst, maar dat spreekt voor zich, geeft ZIP gebruikers de mogelijkheid om te besparen op opslagruimte en om hun computer efficiënter te laten werken. Zo kun je ook efficiënter e-mails versturen, aangezien je met kleinere bestanden veel sneller e-mails kunt versturen. Bovendien versleutelt de zip-bestandsindeling je privégegevens, wat altijd belangrijk is als je bestanden online verstuurt. Het is kortom een eenvoudige manier om je bestanden zo efficiënt mogelijk te verwerken. Klik rechts met je muisknop op de bestanden die je wilt zippen, selecteer 'Verzenden naar', klik op 'Gecomprimeerde (gezipte) map' en klaar is Kees.

Er kleven echter wel een aantal nadelen aan zip-archiefbestanden waar je je bewust van moet zijn. Wat vooral belangrijk is, is dat sommige bestanden niet veel meer gecomprimeerd kunnen worden dan ze al zijn, zoals MP3- en JPG-bestanden. Als je dus uitgebreid met video- en beeldbestanden werkt, kun je misschien niet veel opslagruimte besparen met de zip-indeling. Vervolgens moet je nadenken over het veiligheidsaspect van gezipte bestanden. Hoewel gezipte bestanden worden versleuteld, weet je nooit wat er met je gegevens gebeurt als ze naar een bestandscompressie-app worden geüpload en je kunt ook niet voorkomen dat de gegevens in verkeerde handen terechtkomen. Natuurlijk kun je gebruikmaken van de ingebouwde zipfuncties in Windows en Apple, maar als je een externe compressie-app gebruikt, zal de gegevensbeveiliging altijd een zorg zijn. Het is ook de moeite waard om te onthouden dat zip-extensies ook beschadigd kunnen raken en dat beschadigde gegevens soms de hele ZIP-map kunnen aantasten.

Wat is een 7z-bestand?

Als je online naar zip-bestanden zoekt, kom je waarschijnlijk de term '7z-bestand' of '7-ZIP' tegen. Maar wat is een 7z-bestand en wat is het verschil met de zip-indeling? Het is vergelijkbaar met andere archiefindelingen zoals ZIP en RAR, maar de 7z-bestanden gebruiken een hogere compressieverhouding. Dit betekent dat elk bestand minder megabytes bevat, waardoor gebruikers nog meer opslagruimte kunnen besparen. Hoewel het iets langer duurt om 7z-bestanden te verwerken, is het wel het beste archiefbestand voor iedereen die zo effectief mogelijk bestandsgroottes wil leren verkleinen.

Welke alternatieven zijn er voor zip-bestanden?

Natuurlijk is de zip-bestandsindeling niet de enige oplossing voor bestandscompressie. Er is een groot aantal soorten archiefbestanden, waaronder RAR, TAR en 7z, maar ook archiverings- en bestandscompressiesoftware, zoals WinRAR, ZIPx en PeaZip. Zoals we al zeiden, zijn er wel een aantal potentiële problemen met zip-bestanden, zoals lange wachttijden, gedupliceerde bestanden, beperkte bestandsgroottes en corruptie.

In plaats van te worstelen met verschillende bestandscompressie-apps, kan cloudopslag een alternatief voor zip-bestanden bieden, waardoor compressie helemaal niet meer nodig is. Zo is er bij Dropbox geen lang, meervoudig proces dat je moet doorlopen om grote bestanden op te slaan of te verzenden. Je verstuurt een bestand of map in de originele grootte zonder te comprimeren door op 'Delen' te klikken. Je kunt bestanden van maximaal 50 GB opslaan en delen, waardoor je snel en betrouwbaar bestanden deelt zonder je inbox te gebruiken of schijfruimte op je computer in beslag te nemen. Maar zelfs als je met gecomprimeerde bestanden moet werken, kan Dropbox een ideaal platform zijn, met zip- en rar-voorbeelden, post-uploadcompressie en bewerkingsondersteuning.

Tot slot

Samengevat is een zip-bestand een manier om gegevens efficiënt op te slaan of te verzenden. Maar het is niet de enige manier om bestanden te comprimeren, dus kijk zeker naar de verschillende compressiemogelijkheden om het beste archiefsysteem voor jou te vinden.