E-mail

Hoe stel ik e-mail in als oplossing voor het delen van bestanden?

Het grote voordeel van samenwerken via e-mail is dat de hele infrastructuur al aanwezig is. Je maakt natuurlijk al lang gebruik van e-mail en je kunt er gerust van uitgaan dat je teamleden vertrouwd zijn met het verzenden van bestanden via e-mail.

E-mail

  • De basisfuncties zijn beschikbaar in je bestaande e-mailsoftware.

Dropbox

  • Registreer je bij Dropbox
  • Download de Dropbox-app

Hoewel je je eenvoudig kunt registreren voor Dropbox, is dat nog steeds een drempel. Anderzijds is de knop om een bijlage toe te voegen zichtbaar in elk e-mailbericht. Het vraagt echt wel een gezamenlijke inspanning van je team om geen bestanden meer naar elkaar te verzenden via e-mail. Die inspanning levert echter heel wat voordelen op voor een beter schaalbare samenwerking.


Hoe deel ik een bestand met een teamlid?

E-mail is alleen een bruikbare optie als je een of twee statische documenten moet verzenden. Helaas is het bijwerken van bestanden niet mogelijk. Elke keer dat je een nieuwe wijziging wilt delen, moet je het bestand opnieuw verzenden naar alle teamleden.

E-mail

  • Een nieuw e-mailbericht opstellen.
  • Een bijlage toevoegen.
  • Het bericht verzenden.
  • Herhaal dit telkens wanneer het bestand wordt bijgewerkt.

Dropbox

  • Een nieuwe map in je Dropbox maken voor het delen van bestanden met je team.
  • Met de rechtermuisknop op de map klikken en de map delen met teamleden.
  • Het gewenste bestand in de gedeelde Dropbox-map op je computer zetten.
  • Het bestand wordt weergegeven in de Dropbox-mappen van je teamleden.
  • Wanneer iemand het bestand bewerkt, wordt het exemplaar van iedereen automatisch bijgewerkt.

Het kost enige moeite om een gedeelde Dropbox-map in te stellen, maar je hoeft het maar één keer te doen. Het resultaat is een map die eruitziet en werkt als elke andere map op je computer, maar automatisch wordt bijgewerkt wanneer iemand een bestand wijzigt. Het is zeker de moeite waard als je team veel bestanden gebruikt, niet alleen om iedereen aan dezelfde bestanden te laten werken, maar ook om alle documenten van het bedrijf op dezelfde plek te bewaren.

Bovendien is er bij een echte oplossing voor het delen van bestanden een duidelijke scheiding tussen communicatie en het gezamenlijk bewerken van documenten. Terwijl Dropbox voor je bestanden zorgt, kun je een e-mailprogramma gebruiken waarvoor het is bedoeld: communiceren met je team.


Hoe deel ik een bestand met een klant?

Als je e-mail gebruikt, werkt het delen van bestanden met je klanten op dezelfde manier als het delen met je team. In beide gevallen verzend je een e-mail met een bijlage. Dit kan een beveiligingsprobleem opleveren als je per ongeluk een bijlage naar het verkeerde e-mailadres verzendt (of erger nog: de verkeerde mailinglijst).

E-mail

  • Een nieuw e-mailbericht opstellen.
  • Een bijlage toevoegen.
  • Het bericht verzenden.

Dropbox

  • Met de rechtermuisknop op het bestand in je Dropbox-map klikken.
  • De menuoptie Dropbox-link delen selecteren om een deelbare link te genereren.
  • Je kunt in Dropbox Pro of Dropbox voor bedrijven eventueel een wachtwoord en vervaldatum toevoegen aan de link.
  • De link naar de klant verzenden. De klant kan het bestand bekijken of downloaden met elke internetbrowser.

In Dropbox kunnen gebruikers onderscheid maken tussen deze twee groepen. Teamleden kunnen samenwerken in een gedeelde map, terwijl klanten alleen weergaverechten hebben voor specifieke bestanden en mappen (of zelfs alleen tot deelbare links). Hierdoor kan je team profiteren van automatische bestandssynchronisatie, maar blijft het mogelijk om kopieën ter inzage te sturen naar mensen buiten je organisatie.

Deze alleen-lezen bestanden kunnen in Dropbox Pro of Dropbox voor bedrijven worden beveiligd met een wachtwoord, zodat vertrouwelijke documenten niet onbedoeld worden gedeeld. Ook als je per ongeluk informatie verzendt die je niet wilt delen, kun je een link meteen uitschakelen, zodat het bestand niet meer toegankelijk is.


Hoe deel ik grote bestanden?

E-mail schiet tekort bij het werken met grote bestanden. Door de technische beperkingen van e-mail kun je een bestand dat te groot is simpelweg niet verzenden als bijlage. Mogelijk ontvangt de geadresseerde een bestand niet als zijn e-mailservice lagere limieten voor bijlagen heeft.

E-mail

  • Limieten voor bestandsgrootte verschillen per mailserver.
  • Grote bestanden moeten helemaal opnieuw worden verzonden zodra er iets aan wordt veranderd.

Dropbox

Op de meeste mailservers zijn bijlagen van meer dan 25 MB niet toegestaan en op sommige servers kan er maar een beperkte hoeveelheid gegevens worden verzonden vanaf één account. De eenvoudigste oplossing is het uploaden van je bestand naar een server of een systeem voor het delen van bestanden in de cloud (zoals Dropbox). Zelfs voor bestanden die voldoen aan deze beperkingen, kan het vervelend worden als je steeds moet wachten tot het uploaden is voltooid, in het bijzonder als je vaak bewerkingen moet delen.

Bovendien worden door Dropbox alleen de gewijzigde onderdelen van bestanden geüpload. Hierdoor werkt het uploaden efficiënter dan via e-mail.


Hoe beheer ik oude versies van een bestand?

E-mail is niet ontworpen voor het vastleggen van wijzigingen in bestanden, maar wordt vaak als geïmproviseerd versiebeheersysteem gebruikt door bedrijven die daar geen specifieke oplossing voor hebben. Dit komt vaak neer op het doorbladeren van allerlei e-maildiscussies en maar hopen dat iedereen dezelfde naamgevingsconventie gebruikt.

E-mail

  • E-mail biedt geen specifieke functies voor versiebeheer, maar het postvak IN kan enig inzicht bieden in de geschiedenis van een bestand.
  • Vaak wordt ervoor gekozen om een versienummer toe te voegen aan de bestandsnaam elke keer dat een bestand wordt verzonden.

Dropbox

  • Met de rechtermuisknop op het bestand in je Dropbox-map klikken.
  • De menuoptie Vorige versies weergeven selecteren om de geschiedenis van het bestand te bekijken.
  • De gewenste versie selecteren en op Herstellen klikken.

Versiebeheer van bestanden verloopt in Dropbox gestructureerd en automatisch. Anders dan bij e-mail worden oude versies van een bestand gekoppeld aan de huidige versie. Hierdoor kun je op een meer intuïtieve wijze de geschiedenis van een document bekijken. En omdat Dropbox dit allemaal doet zonder dat de gebruiker iets hoeft te doen, hoef jij je geen zorgen te maken over versiebeheer, tenzij je een oudere versie van een bestand wilt herstellen.

E-mail wordt vaak beschouwd als 'goed genoeg' voor kleine teams. Een echt versiebeheersysteem is niet alleen handiger, het is ook veiliger. Het is makkelijk om per ongeluk een e-mail te verwijderen. En als er een opslaglimiet geldt op de mailserver, moeten e-mails zelfs worden verwijderd. En nadat je een bericht met een bijlage hebt verwijderd, is die versie van het document voorgoed verdwenen. Als je team niet uitkijkt, kunnen zo gegevens kwijtraken.


Hoe open ik bestanden op mijn mobiele apparaten?

Het gebruik van e-mail voor het delen van bestanden op mobiele apparaten heeft dezelfde voor- en nadelen als op pc's. Enerzijds is e-mailtoegang waarschijnlijk al ingesteld als je teamleden mobiele apparaten gebruiken op het werk. Het up-to-date houden van documenten blijft echter problematisch.

E-mail

  • De e-mailapp op je mobiele apparaat openen.
  • Het bericht met het bestand zoeken.
  • Het bestand downloaden en bewerken in de gewenste toepassing.
  • De veranderingen in een e-mail terugsturen naar je team wanneer je klaar bent.

Dropbox

  • De mobiele Dropbox-app downloaden.
  • Je aanmelden bij je account en voorbeelden van documenten bekijken in de mobiele app van Dropbox.
  • Als je mobiele apps zoals Microsoft Office gebruikt die aan Dropbox zijn gekoppeld, worden alle veranderingen die je aanbrengt gesynchroniseerd met alle apparaten.

Het grootste voordeel van Dropbox ten opzichte van e-mail op mobiele apparaten is het overzichtelijke bestandssysteem. Je hoeft niet door je e-mail te bladeren op zoek naar de juiste bijlage. Met Dropbox kun je documenten ordenen in een gebruiksvriendelijke structuur van mappen en bestanden. In de mobiele Dropbox-app kun je in een handomdraai een voorbeeld bekijken van de nieuwste versie van bestanden. Je postvak IN wordt dus niet meteen overspoeld met nieuwe bijlagen voor elke wijziging die wordt aangebracht.