Template notulen en vergaderagenda

Of het nu om de maandelijkse bestuursvergadering gaat, een wekelijks gesprek met een individuele medewerker of een brainstormsessie, met deze intuïtieve sjabloon voor de notulen van een vergadering kun je het jezelf makkelijk maken.
Sjabloon voor notulen met deelnemers, een agenda en discussiepunten

Zorg ervoor dat iedereen op één lijn zit

Voeg je inhoud toe

Met deze vooraf opgemaakte tekst kun je deze kant-en-klare sjabloon voor vergaderingsnotulen gebruiken om alle aanwezigen en agenda-, discussie- en actiepunten in te vullen zodra de vergadering begint.

Stuur je team een uitnodiging voor het document

Met deze cloudgebaseerde notulensjabloon is delen makkelijk. Je hoeft niets op je harde schijf op te slaan of toe te voegen aan een e-mail. Je hoeft alleen de deelnemers van de vergadering uit te nodigen voor het document.

Bewerk gezamenlijk documenten in realtime

Wanneer je je teamleden eenmaal hebt uitgenodigd in het document, kunnen ze de vergaderingsnotities zien en opmerkingen toevoegen Ze kunnen zelfs tekst bijwerken of een foto van het whiteboard toevoegen als je ze bewerkingsrechten geeft.

4 tips om je notulen te verbeteren

Vergaderingsnotulensjabloon van Dropbox Paper
1. Bereid je documenten voor voordat de vergadering begint

Of het nu een formele of informele vergadering is, deze sjabloon is ontworpen zodat je al het materiaal kunt organiseren en ervoor kunt zorgen dat iedereen op één lijn zit voordat de vergadering begint. Omdat het een Dropbox Paper-document is, kun je koppelingen toevoegen naar agenda-afspraken en tijdbesparende snelkoppelingen gebruiken. 

2. Voeg koppelingen toe voor context

Als je bestaande documenten hebt met achtergrondinformatie, kun je koppelingen toevoegen om alle informatie sneller met je team te delen. Deel je document met notulen voor de vergadering voordat deze begint om context te leveren voor de discussie.

3. Markeer de belangrijkste items

Als je een opmerking opvallender wilt maken, voeg je afbeeldingen of Dropbox-bestanden toe om een onderbouwing en voorbeelden te geven. Je kunt met de mobiele Paper-app een foto maken van whiteboards en notitiebriefjes. Je foto wordt automatisch in de notulen van de vergadering geplaatst.

4. Leg beslissingen en taken vast

De takenlijstfunctie van de sjabloon laat je team de volgende stappen zien en helpt je bijhouden wat de actie-items zijn zodat je al voorbereid bent op de volgende vergadering. Als je snel selectievakjes wilt maken, typ je rechte haken ('[ ]') gevolgd door een spatie. Als je een taak wilt toevoegen, tag je een teamlid door @ voor zijn/haar naam te zetten.  

Maak en deel de
eerste ideeën

Deze sjabloon voor vergaderingsnotulen is gemaakt in Dropbox Paper, een samenwerkingsruimte waar teams vroege ideeën kunnen ontwikkelen en delen. Met Paper is het gemakkelijk om vergaderingsnotities te maken, taken toe te wijzen, creatieve ideeën te ontwikkelen en projecten te beheren. Met Paper als je centrale projectlocatie, hoef je niet in dezelfde ruimte te zijn om op één lijn te zitten.

Meerdere gebruikers delen ideeën en visuele middelen in een vergadering

Veelgestelde vragen

Voor het maken van notulen tijdens een vergadering moet je eerst nadenken over wat belangrijk is tijdens de vergadering en hoe je deze informatie overzichtelijk aan anderen kunt doorgeven. Dankzij effectieve notulen kan iedereen nakijken wat er is besproken, zodat iedereen op één lijn zit. De beste manier om effectief tijdens een vergadering te notuleren, is om voor de vergadering al een goede structuur te hebben. Hiervoor kun je deze sjabloon voor notulen  in Dropbox erbij pakken om je eigen document aan te maken met de vergaderagenda en de deelnemerslijst. Tijdens de vergadering kun je dan toevoegen waarover wordt gesproken en wie wat zegt. Aan het einde kun je actie-items en deadlines toevoegen met @vermeldingen en noodzakelijke links voor context. Deel uiteindelijk het document met degenen die aan de vergadering hebben deelgenomen. 

Met Dropbox Paper kun je eenvoudig een sjabloon voor notulen in Dropbox maken. Je kunt simpelweg de bestaande sjabloon voor notulen in Paper gebruiken. Of maak je eigen sjabloon voor notulen of de vergaderagenda door een heel nieuw Paper-document te maken. In de rechterbovenhoek van je Paper-document zie je drie stippen met verschillende opties waar je uit kunt kiezen. Klik op de drie stippen en scrol naar beneden naar 'Sjabloon maken (van)'. Daar kun je van je Paper-document een op maat gemaakte sjabloon maken die je eindeloos kunt blijven gebruiken om je notulen geordend te houden, zonder dat je ooit nog een heel nieuwe sjabloon hoeft te maken.

In Dropbox kun je heel eenvoudig notulen bijhouden, omdat alles direct daar kan worden georganiseerd. Een van de beste manieren om je notulen bij te houden, is een geordend archiveringssysteem maken voor al je notulen en alle andere belangrijke documenten, zodat jij en je team de bestanden eenvoudig kunnen bekijken en delen. Een archiveringssysteem voor je notulen is ook een geweldige manier om je team te helpen effectiever samen te werken. Teamleden kunnen eenvoudiger met je notulen werken door opmerkingen aan het document toe te voegen om notulen op te helderen of belangrijke actie-items toe te voegen. 

Je kunt notulen beter georganiseerd houden door je vergaderingen te scheiden per onderwerp. De kans bestaat dat je op het werk aan meer dan één soort vergadering deelneemt. Zo kun je bijvoorbeeld tweejaarlijkse bestuursvergaderingen, maandelijkse of driemaandelijkse brainstormvergaderingen, wekelijkse individuele vergaderingen, sollicitatiegesprekken of zelfs werkstudeersessies hebben waarvoor je notulen heel gedetailleerd moeten zijn. Maak een map 'Vergaderingen' in Dropbox en maak dan een subsysteem met soorten vergaderingen. Zo weet je altijd waar je moet zoeken naar belangrijke notulen, ongeacht het soort vergadering. 

Maximaliseer je notulen met Dropbox

Let op: niet al het materiaal is in elke taal beschikbaar

Collega's staan in een kantoor en praten terwijl ze naar een laptop kijken

IDG-onderzoek

Ontdek de geheimen van samenwerking optimaliseren.

Collega's delen een bureau en maken aantekeningen op verschillende stukjes papier

IDC-whitepaper

Verlaag de kosten en vergroot de bedrijfswaarde met de samenwerkingstools van Dropbox.

Meer functies bekijken

Productiviteitstools voor op het werk

Productiviteitstools

Gebruik Dropbox-tools om productiever te zijn op de werkplek

Sjabloon voor projectplan

Sjabloon voor projectplan

Maak je eigen projectplanning template met Dropbox Paper

Tool voor brainstormsessies

Brainstormsessie

Maak een brainstormsjabloon dat helpt bij het creëren en delen van ideeën

Documenten opslaan in de cloud

Online documentopslag

Beheer documenten online met eenvoudige en veilige cloudopslag

Maak je eigen sjabloon voor notulen

Wil je voor je volgende teamvergadering je notities aanpassen? Met Paper kun je je eigen overzichtelijke, professioneel uitziende sjabloon voor vergaderingsnotulen of -agenda's maken met elke willekeurige subkop of sectie die je maar wilt.