Template notulen en vergaderagenda

Voor het maken van notulen tijdens een vergadering moet je eerst nadenken over wat belangrijk is tijdens de vergadering en hoe je deze informatie overzichtelijk aan anderen kunt doorgeven. Dankzij effectieve notulen kan iedereen nakijken wat er is besproken, zodat iedereen op één lijn zit. De beste manier om effectief tijdens een vergadering te notuleren, is om voor de vergadering al een goede structuur te hebben. Hiervoor kun je deze sjabloon voor notulen  in Dropbox erbij pakken om je eigen document aan te maken met de vergaderagenda en de deelnemerslijst. Tijdens de vergadering kun je dan toevoegen waarover wordt gesproken en wie wat zegt. Aan het einde kun je actie-items en deadlines toevoegen met @vermeldingen en noodzakelijke links voor context. Deel uiteindelijk het document met degenen die aan de vergadering hebben deelgenomen. 

Met Dropbox Paper kun je eenvoudig een sjabloon voor notulen in Dropbox maken. Je kunt simpelweg de bestaande sjabloon voor notulen in Paper gebruiken. Of maak je eigen sjabloon voor notulen of de vergaderagenda door een heel nieuw Paper-document te maken. In de rechterbovenhoek van je Paper-document zie je drie stippen met verschillende opties waar je uit kunt kiezen. Klik op de drie stippen en scrol naar beneden naar 'Sjabloon maken (van)'. Daar kun je van je Paper-document een op maat gemaakte sjabloon maken die je eindeloos kunt blijven gebruiken om je notulen geordend te houden, zonder dat je ooit nog een heel nieuwe sjabloon hoeft te maken.

In Dropbox kun je heel eenvoudig notulen bijhouden, omdat alles direct daar kan worden georganiseerd. Een van de beste manieren om je notulen bij te houden, is een geordend archiveringssysteem maken voor al je notulen en alle andere belangrijke documenten, zodat jij en je team de bestanden eenvoudig kunnen bekijken en delen. Een archiveringssysteem voor je notulen is ook een geweldige manier om je team te helpen effectiever samen te werken. Teamleden kunnen eenvoudiger met je notulen werken door opmerkingen aan het document toe te voegen om notulen op te helderen of belangrijke actie-items toe te voegen. 

Je kunt notulen beter georganiseerd houden door je vergaderingen te scheiden per onderwerp. De kans bestaat dat je op het werk aan meer dan één soort vergadering deelneemt. Zo kun je bijvoorbeeld tweejaarlijkse bestuursvergaderingen, maandelijkse of driemaandelijkse brainstormvergaderingen, wekelijkse individuele vergaderingen, sollicitatiegesprekken of zelfs werkstudeersessies hebben waarvoor je notulen heel gedetailleerd moeten zijn. Maak een map 'Vergaderingen' in Dropbox en maak dan een subsysteem met soorten vergaderingen. Zo weet je altijd waar je moet zoeken naar belangrijke notulen, ongeacht het soort vergadering.