Template notulen en vergaderagenda

Moet je notuleren voor een vergadering? Maak het jezelf makkelijk en gebruik deze handige sjabloon.

Zorg ervoor dat iedereen op één lijn zit

Voeg je inhoud toe

Met deze vooraf opgemaakte tekst kun je deze kant-en-klare sjabloon voor vergaderingsnotulen gebruiken om alle aanwezigen en agenda-, discussie- en actiepunten in te vullen zodra de vergadering begint.

Stuur je team een uitnodiging voor het document

Met deze cloudgebaseerde notulensjabloon is delen makkelijk. Je hoeft niets op je harde schijf op te slaan of toe te voegen aan een e-mail. Je hoeft alleen de deelnemers van de vergadering uit te nodigen voor het document.

Bewerk gezamenlijk documenten in realtime

Wanneer je je teamleden eenmaal hebt uitgenodigd in het document, kunnen ze de vergaderingsnotities zien en opmerkingen toevoegen. Ze kunnen zelfs tekst bijwerken of een foto van het whiteboard toevoegen als je ze bewerkingsrechten geeft.

4 tips om je notulen te verbeteren

1. Bereid je documenten voor voordat de vergadering begint

Deze sjabloon is ontworpen zodat je al het materiaal kunt organiseren en ervoor kunt zorgen dat iedereen op één lijn zit voordat de vergadering begint. Omdat het een Dropbox Paper-document is, kun je koppelingen toevoegen naar agenda-afspraken en tijdbesparende snelkoppelingen gebruiken. 

2. Voeg koppelingen toe voor context

Als je bestaande documenten hebt met achtergrondinformatie, kun je koppelingen toevoegen om alle informatie sneller met je team te delen. Deel je document met notulen voor de vergadering voordat deze begint om context te leveren voor de discussie.

3. Markeer de belangrijkste items

Als je een opmerking opvallender wilt maken, voeg je afbeeldingen of Dropbox-bestanden toe om een onderbouwing en voorbeelden te geven. Je kunt met de mobiele Paper-app een foto maken van whiteboards en notitiebriefjes. Je foto wordt automatisch in de notulen van de vergadering geplaatst.

4. Leg beslissingen en taken vast

De takenlijstfunctie van de sjabloon laat je team de volgende stappen zien en helpt je bijhouden wat de actie-items zijn. Als je snel selectievakjes wilt maken, typ je rechte haken ('[ ]') gevolgd door een spatie. Als je taken wilt toewijzen, tag je een teamlid door @ plus de naam in te voeren. 

Maak je eigen sjabloon voor notulen

Wil je je vergaderingsnotities aanpassen? Met Paper kun je je eigen overzichtelijke, professioneel uitziende sjabloon voor vergaderingsnotulen of -agenda's maken met elke willekeurige subkop of sectie die je maar wilt.

Dropbox Paper is een collaboratieve werkruimte waar teams vanaf één locatie projecten kunnen coördineren en over materiaal kunnen communiceren. Paper biedt realtime bewerkingsfuncties naast takenlijsten en tijdlijnen, waardoor het eenvoudiger wordt om projecten te plannen, te brainstormen, vergaderingen te houden en werk te bekijken.

Als je Dropbox Paper wilt gebruiken, moet je een Dropbox-account hebben. Momenteel tellen Paper-documenten niet mee voor je opslagquotum en gelden er geen beperkingen voor hoeveel Paper-documenten je kunt maken of mag hebben. Je kunt je Paper-documenten op het internet openen door op het tabblad Paper op dropbox.com te klikken of naar dropbox.com/paper te gaan. Je kunt ook de mobiele Paper-app gebruiken om Paper-documenten te openen, maken en bewerken.

Ja, je kunt offline werken in Paper met alleen de mobiele Dropbox Paper-app. Met de mobiele Paper-app kun je nieuwe documenten maken, bestaande documenten bewerken, opmerkingen toevoegen en materiaal met anderen delen. Terwijl je offline bent, kun je documenten met toegevoegde sterren en recente documenten openen, bewerken en opmerkingen eraan toevoegen of nieuwe documenten maken. Wijzigingen die je hebt aangebracht, worden gesynchroniseerd wanneer je weer online bent.

Er zijn een paar tips om effectief notulen te maken met Dropbox Paper. Notulen vormen een verslag van wat er is besproken en wat er moet gebeuren als resultaat van de vergadering, dus het is goed om een structuur op te zetten voordat de vergadering begint. Koppel een Paper-document aan de agenda, voeg links toe voor context en deel het met degenen die zijn uitgenodigd voor de vergadering, zodat iedereen op één lijn zit. Notulen moeten ook actiepunten en einddatums voor die taken bevatten, wat eenvoudig in Paper kan worden ingesteld door @vermeldingen en vervaldatums toe te voegen.

Het is eenvoudig om een sjabloon voor notulen te maken met Dropbox Paper. Wanneer je Paper op het internet gebruikt, kun je de bestaande sjabloon voor notulen gebruiken door in de rechterkolom op de link 'Notulen maken' te klikken. Je kunt ook je eigen sjabloon voor notulen maken die op je behoeften is afgestemd door een nieuw Paper-document te maken, de velden in te stellen die je moet invullen en te klikken op 'Sjabloon maken' in het menu van het document. Op deze manier wordt je Paper-document geconverteerd naar een sjabloon die je op elk gewenst moment kunt gebruiken.

Maak en deel de
eerste ideeën

Deze sjabloon voor vergaderingsnotulen is gemaakt in Dropbox Paper, een samenwerkingsruimte waar teams vroege ideeën kunnen ontwikkelen en delen. Met Paper is het gemakkelijk om vergaderingsnotities te maken, taken toe te wijzen, creatieve ideeën te ontwikkelen en projecten te beheren. Met Paper als je centrale projectlocatie, hoef je niet in dezelfde ruimte te zijn om op één lijn te zitten.

sjabloon voor vergaderagenda door Dropbox Paper