FTP

Hoe stel ik FTP in?

Het instellen van een FTP-server en het trainen van teamleden in het gebruik ervan is een ingewikkeld proces. Je moet bijvoorbeeld voor elk FTP-account de toegang tot de shell en de machtigingen in het bestandssysteem definiëren. Bovendien moet elk teamlid een FTP-programma leren gebruiken.

FTP

  • Een FTP-server aanschaffen.
  • Aanmelden bij het beheerpaneel van de server.
  • Een FTP-account maken voor elke gebruiker.
  • FTP-software installeren op de computer van elke gebruiker.

Dropbox

  • Registreer je bij Dropbox
  • Download de Dropbox-app

Je kunt snel en eenvoudig aan de slag met Dropbox. Bestanden worden in de cloud opgeslagen. Je hoeft dus niet met een server te werken. En omdat je nauwelijks software hoeft in te stellen, kan je team de aandacht volledig richten op belangrijke taken zonder te worstelen met ingewikkelde FTP-software.


Hoe deel ik een bestand met een teamlid?

Het handmatige karakter van FTP betekent dat teamleden voortdurend bestanden heen en weer moeten sturen. Elke keer dat iemand een bestand wijzigt, moet het opnieuw worden geüpload naar de FTP-server om het te delen. Iedereen die de nieuwste versie van het bestand wil hebben, moet het opnieuw downloaden. Als het team vaak gezamenlijk bestanden bewerkt, kan dit tot vertragingen leiden.

FTP

  • Het FTP-programma openen.
  • De URL van de server en de gebruikersnaam en het wachtwoord van je FTP-account invoeren.
  • Verbinding maken met de server.
  • Het bestand op je computer vinden met de bestandenbrowser van het FTP-programma.
  • Het bestand uploaden naar de server.
  • Je teamleden vertellen dat ze zich moeten aanmelden bij de FTP-server en het bestand moeten downloaden naar hun computer.
  • Herhaal dit telkens wanneer het bestand wordt bijgewerkt.

Dropbox

  • Een nieuwe map in je Dropbox maken voor het delen van bestanden met je team.
  • Met de rechtermuisknop op de map klikken en de map delen met teamleden.
  • Een bestand in de gedeelde map op je computer zetten. Het bestand wordt automatisch weergegeven in de Dropbox-map van je teamleden.
  • Wanneer iemand het bestand bewerkt, wordt het exemplaar van iedereen automatisch bijgewerkt.

In Dropbox verloopt de samenwerking volledig automatisch zodra je een gedeelde map hebt ingesteld. Iedereen kan zijn eigen actieve exemplaar van een bestand bewerken. De wijzigingen worden vervolgens automatisch weergegeven in de exemplaren op de computers van de anderen. Maak je je zorgen over conflicten?


Hoe deel ik een bestand met een klant?

Het is niet altijd eenvoudig om bestanden via FTP beschikbaar te maken voor klanten. Je wilt mogelijk niet dat ze je documenten wijzigen. Hun FTP-accounts hebben dus alleen-lezen toegang nodig. Waarschijnlijk wil je ook niet dat ze alle interne bestanden kunnen bekijken. Daarom moeten de machtigingen voor het bestandssysteem van de FTP-server zorgvuldig worden geconfigureerd door een systeembeheerder.

FTP

  • Je klant FTP-software op zijn computer laten installeren.
  • Een FTP-account voor je klant maken. Dat is precisiewerk.
    • Het account moet alleen-lezen machtigingen hebben.
    • Bovendien mag het alleen toegang hebben tot bepaalde bestanden.
  • De FTP-aanmeldgegevens en het pad naar het bestand op de server verstrekken aan de klant.
  • Vervolgens kan de klant de gewenste bestanden downloaden, net als je teamleden.

Dropbox

  • Met de rechtermuisknop op een bestand in je Dropbox-map klikken.
  • De menuoptie Dropbox-link delen selecteren om een deelbare link te genereren.
  • De link naar de klant verzenden. Het bestand kan worden bekeken of gedownload met elke internetbrowser.

Met Dropbox is het veel makkelijker om de bestanden van je team te scheiden van de bestanden voor je klanten. Deelbare links staan volledig los van de gedeelde Dropbox-mappen van je team, zodat je klanten alleen toegang hebben tot de bestanden die je met hen wilt delen. Omdat er geen extra software nodig is, kunnen klanten bestanden ophalen zonder dat ze een nieuw systeem hoeven te leren. Het is ook mogelijk om wachtwoorden en vervaldatums in te stellen voor bestanden als je Dropbox Pro of Dropbox Business gebruikt. En je kunt op elk gewenst moment de toegang tot een document intrekken door de link uit te schakelen.


Hoe kan ik met anderen samenwerken aan hetzelfde bestand?

Wanneer meerdere mensen samenwerken aan één bestand, kan dat tot een conflict leiden: welke bewerkingen moeten worden geaccepteerd? Stel je voor dat twee gebruikers tegelijk hetzelfde document bewerken. De eerste gebruiker die klaar is, uploadt het bestand naar de FTP-server. De tweede gebruiker doet even later hetzelfde en wist daardoor al het werk van de ander.

Dit probleem wordt door Dropbox heel anders opgelost dan met FTP.

FTP

  • Het oplossen van conflicten wordt niet ondersteund in FTP.
  • Het werk van iedereen wordt overschreven door het meest recente exemplaar.
  • Oplossingen vereisen dat bestanden worden 'uitgecheckt', zodat slechts één persoon ze tegelijk kan bewerken.

Dropbox

  • Als er een conflict optreedt, worden beide exemplaren bewaard.
  • Op die manier kun je de wijzigingen van beide gebruikers bekijken en kiezen hoe ze moeten worden samengevoegd.

Met FTP zijn zulke conflicten gevaarlijk. De enige manier om zo'n menselijke fout te voorkomen is door een procedure in te voeren waarbij slechts één gebruiker tegelijk een bestand mag bewerken.

In Dropbox daarentegen worden exemplaren met conflicten zo verwerkt dat gegevensverlies wordt voorkomen. Niemand hoeft zich nog zorgen te maken over het uitchecken van bestanden of het overschrijven van gegevens, want Dropbox geeft aan wanneer er een conflict optreedt.


Hoe beheer ik oude versies van een bestand?

Op een FTP-server staat slechts één exemplaar van een bestand. De server heeft geen idee van de geschiedenis van een bestand, zodat gegevens makkelijk verloren kunnen gaan. Als een gebruiker bijvoorbeeld bepaalde informatie verwijdert en het document opnieuw uploadt naar de server, is die informatie voorgoed verdwenen.

FTP

  • Versiebeheer wordt niet ondersteund in FTP.
  • Een veelgebruikte oplossing is het bestand kopiëren en een versienummer aan de bestandsnaam toevoegen.

Dropbox

  • Met de rechtermuisknop op het bestand in je Dropbox-map klikken.
  • De menuoptie Vorige versies weergeven selecteren om de geschiedenis van het bestand te bekijken.
  • De gewenste versie selecteren en op Herstellen klikken.

Wanneer je je bestanden opslaat in Dropbox, wordt elke opgeslagen bewerking vastgelegd. Als je ontdekt dat je een tijdje geleden belangrijke gegevens hebt verwijderd, kun je die gegevens met een paar muisklikken terughalen. Net als bij het delen van bestanden werkt dit helemaal automatisch. Je hoeft pas aan versiebeheer te denken als je een oud exemplaar van een bestand wilt bekijken.


Hoe open ik bestanden op mijn mobiele apparaten?

FTP heeft dezelfde beperkingen op mobiele apparaten als op desktopcomputers. Je hebt nog steeds speciale FTP-software voor je mobiele apparaat nodig en je moet bestanden telkens handmatig synchroniseren wanneer iemand een bewerking uitvoert.

FTP

  • FTP-software installeren op je mobiele apparaat.
  • Verbinding maken met de FTP-server en het bestand downloaden.
  • Het bestand elke keer handmatig downloaden en uploaden wanneer je een wijziging wilt delen met je team.

Dropbox

  • Download de mobiele Dropbox-app
  • Aanmelden bij je account. Je kunt voorbeelden van documenten meteen bekijken in de mobiele Dropbox-app.
  • Als je mobiele apps zoals Microsoft Office gebruikt die aan Dropbox zijn gekoppeld, worden alle veranderingen die je aanbrengt gesynchroniseerd met alle apparaten.

Dropbox is beschikbaar voor de meeste mobiele apparaten, inclusief iOS, Android en Windows-telefoons en -tablets. Je hebt ook toegang tot je bestanden via de Dropbox-website. Met de mobiele app van Dropbox kun je bestanden verkennen, ze bewerken met externe apps en deelbare links voor klanten maken.