Maak je werk gemakkelijker met de Dropbox-desktopapp

Dropbox biedt een veilige plek voor al het belangrijke materiaal van je bedrijf. Maar het biedt alle teamleden, dus ook jou, ook een geweldige manier om tijd te besparen. Dropbox geeft je tools waarmee je rommel en overbodig werk kunt verminderen en je werk gemakkelijker kunt maken.

Een van de belangrijkste tools is de Dropbox-desktopapp.

De desktopapp kan worden uitgevoerd op computers met Windows, Mac of Linux (vergelijkbaar met een mobiele app op je telefoon). Een van de vele andere geweldige kenmerken is dat de desktopapp een Dropbox-map op de harde schrijf maakt. Deze map werkt net als de andere mappen op je computer, maar met twee belangrijke verschillen:

  • Van de bestanden die in de Dropbox-map staan, wordt een back-up gemaakt op Dropbox.
  • Deze bestanden zijn automatisch ook beschikbaar op elke computer, telefoon of tablet die je hebt gekoppeld aan je Dropbox-account.

Klaar om aan de slag te gaan?

1. Maak een account

Als het goed is heb je een e‑mail ontvangen met een uitnodiging om lid te worden van je Dropbox Business-team. Klik op de link in deze e‑mail en volg de aanwijzingen. Heb je geen e‑mail ontvangen of wil je dat deze opnieuw wordt verzonden, vraag dan je IT-afdeling of Dropbox Business-beheerder om hulp.

Professionele tips: synchroniseren

Bij het gebruik van Dropbox zie je vaak het woord 'synchroniseren'. Synchroniseren betekent dat je dezelfde versie van een bestand op elk apparaat ziet wanneer je bent aangemeld bij je Dropbox-account. Bestanden die je versleept naar de Dropbox-map, worden automatisch gesynchroniseerd met Dropbox online. Wijzigingen aan de bestanden in deze map worden ook gesynchroniseerd met Dropbox.

2. Open de Dropbox-desktopapp

Nu je een account hebt gemaakt, kun je de Dropbox-desktopapp starten. Het is mogelijk dat de app al is geïnstalleerd op je computer. Als dit niet zo is, moet je de app downloaden en installeren.

Als de desktopapp al is geïnstalleerd

Als de desktopapp al is geïnstalleerd op je computer, zie je deze in de lijst met apps op je computer of als pictogram op het bureaublad. Start de app door erop te dubbelklikken en ga dan naar stap 3 in deze handleiding.

Als de desktopapp nog niet is geïnstalleerd

Is de desktopapp nog niet geïnstalleerd op je computer, dan moet je deze downloaden. Je kunt dit op drie manieren doen:

Wanneer de app is gedownload, zie je deze in de lijst met apps op je computer of als pictogram op het bureaublad van je computer. Start de app door erop te dubbelklikken en ga vervolgens naar stap 3 in deze handleiding.

Professionele tips: automatische actie

De desktopapp wordt op de achtergrond uitgevoerd en houdt je bestanden automatisch gesynchroniseerd (zolang je computer een internetverbinding heeft). Dit betekent dat je niet handmatig bestanden hoeft te uploaden of downloaden.

3. Meld je aan

Wanneer de app is gedownload, zie je een Dropbox-map op je harde schijf (via het Start-menu, in de Finder of in een andere bestandsviewer). Als het goed is staat er ook een Dropbox-pictogram in het systeemvak of op de menubalk. Klik op de app om hem te starten. Je wordt dan gevraagd je aan te melden.

Meld je aan met het e‑mailadres en wachtwoord die je hebt gebruikt om lid te worden van je Dropbox Business-team. Door je aan te melden, koppel je je computer direct aan je Dropbox-account. Als je je kunt aanmelden, ga je naar stap 4 van deze handleiding.

  • Tip: Je wordt mogelijk ook gevraagd om een tweestapsverificatiecode in te voeren. Neem contact op met je IT-team of Dropbox Business-beheerder als je niet zeker weet wat je moet doen.

Professionele tips: snelle installatie

Als je Dropbox al gebruikt, kun je de desktopinstallatie ook voltooien met een QR-codelezer op je telefoon.

Wat je moet doen als je geen wachtwoordvak ziet

Als je geen wachtwoordvak ziet, heeft een teambeheerder waarschijnlijk eenmalige aanmelding geactiveerd. Als dit het geval is, volg je onderstaande stappen om Dropbox te openen. Je gebruikt hierbij dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord als voor het aanmelden bij het bedrijfsnetwerk of andere bedrijfstools (zoals Active Directory).

  1. Open de Dropbox-desktopapp.
  2. Selecteer Ik heb al een Dropbox-account en klik op Doorgaan.
  3. Voer je e-mailadres in maar laat het wachtwoordveld leeg.
  4. Klik op Doorgaan.
  5. Klik op Linkcode ophalen.
  6. Als je je nog niet hebt aangemeld op de pagina voor eenmalige aanmelding van je bedrijf, wordt een webbrowser geopend waarin je wordt gevraagd dit te doen. Voer je e‑mailadres en je zakelijke wachtwoord in (niet je Dropbox-wachtwoord), evenals alle andere informatie die je bedrijf vereist.
  7. Je ziet een Dropbox-pagina met een speciale code. Klik op Linkcode kopiëren.
  8. Ga terug naar de Dropbox-app en klik op Plakken.
  9. Klik op Doorgaan en volg de aanwijzingen om het koppelen van je Dropbox-account te voltooien.

4. Voeg bestanden toe

Wanneer je je op je computer aanmeldt bij Dropbox, is het mogelijk dat je al wat mappen ziet in je account. Ze hebben verschillende pictogrammen om aan te geven waar ze voor zijn. Je kunt deze mappen net zo gebruiken als elke andere map op de harde schijf.

Je zou vier verschillende soorten mappen kunnen zien:

Blauwe map met pictogram van een gebouw

 

Teammap (of een map in de teamruimte). Deze mappen worden gedeeld met je Dropbox Business-team of een deel van dit team, en beheerd door je beheerder. Je kunt ze ook delen met mensen buiten je team.

Paarse map met pictogram van een persoon

 

Persoonlijke map (of teamledenmap). Je teamledenmap wordt standaard met niemand anders gedeeld. Maar je kunt er zelf voor kiezen de map te delen.

Blauwe map

 

Gewone map. Gewone mappen werken net als elke andere map op je computer. Ze bieden een goede manier om bestanden te organiseren, maar je kunt ze met niemand delen.

 

Blauwe map met twee personen

 

Gedeelde map. Je kunt een gewone map op elk moment veranderen in een gedeelde map. Leden van een gedeelde map (mensen met wie je de map deelt) kunnen de bestanden in die map weergeven, bewerken en van opmerkingen voorzien.

  • Opmerking: gedeelde mappen in een teammap hebben een pictogram van een gebouw.

Opmerking: Het uiterlijk van deze mappictogrammen is afhankelijk van waar je ze bekijkt. De pictogrammen hierboven zie je op de Dropbox-website (dropbox.com).

Je kunt op twee manieren bestanden toevoegen aan deze mappen:

  • Sleep bestanden vanaf een andere locatie op je computer (of vanuit een andere map in Dropbox).
  • Open een bestand, klik op Opslaan als en kies Dropbox als locatie.

5. Download de mobiele app en koppel je account aan je telefoon of tablet

Bestanden in de Dropbox-map zijn beschikbaar op elke andere computer, telefoon of tablet die je hebt gekoppeld aan je Dropbox-account. Als de Dropbox-app al op je telefoon of tablet staat, hoef je je alleen aan te melden met je zakelijke account. Staat de app nog niet op je andere apparaten, dan kun je deze downloaden:

Professionele tips: toegang op meerdere apparaten

Synchronisatie werkt op elk apparaat dat je hebt gekoppeld aan je account. Meld je met dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord op een computer, telefoon of tablet bij Dropbox aan, en je ziet altijd dezelfde bestanden.

Als je de mobiele app voor het eerst gebruikt, start je de app en meld je je aan met de gebruikersnaam en het wachtwoord van je zakelijke account. Ben je al een Dropbox-gebruiker, volg dan onderstaande stappen:

  1. Open de Dropbox-app.
  2. Tik op Ik ben al een Dropbox-gebruiker.
  3. Voer je e-mailadres in maar laat het wachtwoordveld leeg. Tik op Aanmelden bij Dropbox.
  4. Als je al bent aangemeld bij de pagina voor apparaatbeheer van je bedrijf, zou de app automatisch moeten openen. Ben je nog niet aangemeld, dan wordt je in een browservenster gevraagd om door te gaan. Voer je e-mailadres, zakelijke wachtwoord (niet je Dropbox-wachtwoord) en eventuele andere vereiste informatie in.
  5. Als je bedrijf eenmalige aanmelding gebruikt, wordt een nieuwe pagina geopend in je browser, waarin goedkeuring wordt gevraagd voor gebruik van eenmalige aanmelding door de app. Tik op Toestaan.
  6. Volg de rest van de stappen voor het instellen van de app.

6. Koppel je persoonlijke account

De beheerder van je Dropbox Business-team kan je toestaan om een persoonlijk Dropbox-account op je werkcomputer te koppelen. Dit betekent dat je zowel persoonlijke als zakelijke bestanden kunt openen op hetzelfde apparaat.

  • Tip: als je beheerder dit niet toestaat, kun je altijd via de Dropbox-website (dropbox.com) bij zowel je zakelijke als persoonlijke account.

Wanneer je persoonlijke en zakelijke accounts zijn gekoppeld, zie je twee aparte Dropbox-mappen op de harde schijf of in de mobiele app. Je zakelijke account wordt weergegeven als Dropbox (bedrijfsnaam) en je persoonlijke account als Dropbox (persoonlijk).

Professionele tip: offline toegang

Zelfs wanneer je offline bent, kun je bij de bestanden in de Dropbox-map op je computer. Deze bestanden worden namelijk ook opgeslagen op de harde schijf. Als je een bestand bewerkt terwijl je offline bent, synchroniseert Dropbox deze wijzigingen de volgende keer dat je weer online bent.

7. Ga Dropbox gebruiken

Mooi! Je bent klaar met het installeren van Dropbox en aanmelden op al je apparaten, en je hebt je belangrijkste bestanden toegevoegd. Je kunt nu Dropbox gaan gebruiken en je creatieve energie de vrije loop laten.

Heb je nog iets nodig? Ga met vragen of ideeën naar de beheerder van je Dropbox Business-team.

De beheerder van je Dropbox Business-team vinden

 

Hoe nuttig was dit artikel?

Het spijt ons dat te horen.
Laat ons weten hoe we het volgende kunnen verbeteren:

Bedankt voor je feedback.
Laat ons weten hoe dit artikel je heeft geholpen:

Bedankt voor je feedback.