Creëer een georganiseerde teamruimte

Maak mappen zodat iedereen snel vindt wat ze nodig hebben. Deze handleiding bevat best practices en enkele voorbeelden, zodat je één georganiseerde plek voor de bestanden van je team kunt maken.

Ontdek hoe je team werkt

Voordat je begint met het maken van mappen, moet je even de tijd nemen om inzicht te krijgen in de workflows van je team. Het maken van een schaalbare structuur en naamgevingsregels voor je team, betekent minder onderhoud op een later moment. Overweeg het volgende:

  • Werken je gebruikers over het algemeen alleen of in teams?
  • Wordt elk bestand door één persoon bewerkt of kunnen meerdere personen bewerkingen uitvoeren?
  • Verwacht je dat bestanden vaak buiten je Dropbox Business-team zullen worden gedeeld?
  • Als Dropbox een bestaand systeem vervangt, wil je de bestaande mappenstructuur dan kopiëren?
  • Hoe groeperen verschillende afdelingen hun bestanden het liefst?

Stel groepen in om makkelijker te delen

Met groepen kun je mappen direct delen met een vooraf geselecteerde lijst met mensen. Stel een groep in voor elke afdeling waarvan de leden regelmatig bestanden met elkaar delen. Groepen geven je de mogelijkheid om snel mappen te delen met een afdeling, in plaats van leden uit te nodigen om één voor één deel te nemen. En wanneer nieuwe mensen deelnemen, geeft het toevoegen aan groepen ze automatisch toegang tot de gedeelde mappen van hun afdeling.

Nieuwe map maken in de teamruimte die wordt gedeeld met de Business Development-groep

Organiseren met gestandaardiseerde mapnamen

Zodra je jouw structuur en groepen hebt gekozen, overleg je met je team over hoe bestanden en mappen moeten worden benoemd. Het opstellen van effectieve naamgevingsregels maakt het voor iedereen eenvoudiger om te vinden wat ze nodig hebben, vooral wanneer het aantal bestanden in de teamruimte groeit. Hier zijn een aantal tips:

  • Maandelijkse mappen moeten de naamindeling JJJJ-MM hebben, zodat ze in chronologische orde worden weergegeven.
  • Als je mappen organiseert per klant en je bedrijf maakt gebruik van klantcodes, zal het plaatsen van de klantcode vóór de mapnaam van de klant mensen helpen om te vinden wat ze nodig hebben.
Klik op de submap Marketing, wijzig de naam van de bovenste map in Ontwerp en sleep twee bestanden in de map

Beheer wie wat ziet

Mappen die in je teamruimte zijn gemaakt, zijn zichtbaar voor iedereen in het team, maar dat betekent niet dat iedereen er toegang toe heeft. Beheerders kunnen in de beheerconsole personen en groepen toevoegen aan of verwijderen uit mappen en beslissen of mappen bewerkingsrechten of alleen weergaverechten krijgen.

Klik op Beheren om te zien wie toegang heeft tot een map en voeg leden toe met weergave- of bewerkingsrechten

Gebruik mappen om toegang te beheren

Blauwe map met pictogram van een gebouw

Teammap

Dit wordt automatisch gedeeld met het volledige team, maar jij kunt bepalen wie weergave- of bewerkingsrechten krijgt en je kunt materiaal delen met mensen buiten je team.

Blauwe map met pictogram van minteken

Map met beperkte toegang

Deze map wordt gemaakt wanneer je specifieke personen of groepen uitnodigt voor een map binnen de teamruimte. Alleen de mensen of groepen die door jou zijn aangewezen, kunnen dit materiaal bekijken of bewerken.

Paarse map met pictogram van een persoon

Teamlidmap

​​Elk teamlid heeft een map met materiaal die standaard staat ingesteld op privé. De map heeft de naam van de gebruiker en gebruikers kunnen ervoor kiezen om bestanden en mappen uit deze map te delen met anderen.

Blauwe map met pictogram van twee personen

Gedeelde map

Hiermee kunnen gebruikers materiaal delen in hun teamlidmap. Wanneer gebruikers zijn uitgenodigd, kunnen ze dit materiaal toevoegen aan hun ledenmap om het privé te houden of aan een teammap toevoegen om anderen up-to-date te houden.

Je teamruimte onderhouden

Hier zijn een aantal tips om georganiseerd te blijven nadat je teamleden hebt uitgenodigd en ze materiaal hebben toegevoegd aan de teamruimte:

  • Verplaats voltooide projecten naar archiefmappen. Gebruik vervolgens Slimme synchronisatie van Dropbox om ze te markeren als 'Alleen online' en ruimte vrij te maken op de harde schijven van teamleden.
  • Beheerders kunnen inloggen als een teamlid om toegang te krijgen tot machtigingen voor alle mappen die de gebruiker heeft gedeeld.
  • Werk groepslidmaatschappen bij wanneer mensen lid worden van andere teams.
  • Trek de toegang tot bedrijfsgegevens in door teamleden die het bedrijf hebben verlaten, op te schorten of te verwijderen
Markeer verschillende bestanden en selecteer Slimme synchronisatie > alleen online, zodat ze geen ruimte innemen op de lokale harde schijf.

Bekijk een voorbeeld

Dit is een mappenstructuur geïnspireerd op voorbeelden die zijn gedeeld door Dropbox Business-klanten. Pictogrammen met blauwe personen zijn leden van het team, terwijl pictogrammen met grijze personen teamleden van buiten het bedrijf zijn.

Mappenhiërarchie voor het hele bedrijf met mappen georganiseerd op afdeling, klanten en projecten, die laat zien wie waar toegang toe heeft