VPN

Hoe stel ik een VPN in als oplossing voor het delen van bestanden?

Voor het gemak en de veiligheid van een VPN zijn een zorgvuldige configuratie en voortdurend onderhoud twee vereisten. Het is voor bedrijven een verstandig idee een IT-professional in te huren voor het instellen en onderhouden van een VPN.

VPN

  • Samen met de IT-afdeling een VPN-server aanschaffen.
  • Een VPN-account voor elke gebruiker laten maken door de IT-afdeling.
  • Samen met de IT-afdeling een bestandsserver voor de VPN aanschaffen.
  • Een gedeelde map maken op de bestandsserver en machtigingen toekennen aan de gewenste gebruikers.
  • Een VPN-client installeren op de computer van iedere gebruiker en de toegang configureren.
  • Op de computer van iedere gebruiker een netwerkstation toekennen aan de gedeelde map.

Dropbox

  • Registreer je bij Dropbox
  • Download de Dropbox-app

IT'ers moeten niet alleen de VPN-server configureren, maar ook een account voor iedere gebruiker maken, de juiste machtigingen instellen voor gedeelde mappen op bestandsservers, de prestaties bewaken, malware tegenhouden en nieuwe gebruikers leren hoe ze verbinding moeten maken.

Je kunt zowel een VPN als Dropbox gebruiken om bestanden te delen via bijvoorbeeld een gedeelde map, maar het instellen van deze map is veel eenvoudiger met Dropbox. Er is geen technische kennis voor nodig. Je voegt gebruikersaccounts eenvoudig toe door de e-mailadressen van je gebruikers in te voeren. Je team hoeft nauwelijks nieuwe software aan te leren.


Hoe deel ik een bestand met een teamlid?

Met een VPN kun je gedeelde bestanden op dezelfde manier behandelen als lokale bestanden op je harde schijf. Je kunt bestanden ter plekke bewerken. Je hoeft ze niet handmatig te uploaden naar en te downloaden van een server, zoals bij FTP. Het nadeel is dat alle interactie met een bestand via een netwerkverbinding verloopt, zodat de prestaties afhangen van je internetverbinding en de capaciteit van de VPN-server voor het verwerken van inkomende aanvragen.

VPN

  • Het VPN-programma openen.
  • Het adres van de server en de gebruikersnaam en het wachtwoord van je VPN-account invoeren.
  • Wachten tot de VPN-server je aanmeldgegevens heeft geverifieerd.
  • Verbinding maken met de bestandsserver.
  • Het bestand op het eerder gemaakte gedeelde netwerkstation zetten.
  • Het bestand wordt automatisch weergegeven op de gedeelde netwerkstations van je teamleden.
  • Zodra iemand het bestand bewerkt, zijn de wijzigingen automatisch beschikbaar voor de rest van je team.

Dropbox

  • Een nieuwe map in je Dropbox maken voor het delen van bestanden met je team.
  • Met de rechtermuisknop op de map klikken en de map delen met teamleden.
  • Het gewenste bestand in de gedeelde Dropbox-map op je computer zetten.
  • Het bestand wordt weergegeven in de Dropbox-mappen van je teamleden.
  • Wanneer iemand het bestand bewerkt, wordt het exemplaar van iedereen automatisch bijgewerkt.

Wanneer je bestanden deelt, lijken Dropbox en VPN in eerste instantie erg op elkaar. Bestanden kunnen rechtstreeks worden bewerkt (je hoeft ze niet te downloaden) en wijzigingen worden automatisch zichtbaar in de gedeelde mappen van je team. In Dropbox heeft elke gebruiker een eigen, lokaal exemplaar van elk document. Zo kan hij bestanden veel eenvoudiger doorzoeken en bewerken dan met VPN.

Bij een VPN heb je alleen toegang tot bestanden als je bent verbonden met het netwerk. Met Dropbox kun je bestanden ook bewaren voor offline toegang en bewerking. Veranderingen worden geüpload zodra je weer online bent. Verder maakt Dropbox een exemplaar met conflicten als gebruikers gelijktijdig hetzelfde bestand bewerken. Andere gebruikers worden niet geconfronteerd met een vergrendeld bestand dat ze in alleen-lezen modus moeten openen.


Hoe deel ik een bestand met een klant?

Het delen van je bestanden met klanten via een VPN is niet altijd eenvoudig, omdat je externe medewerkers niet onbeperkt toegang wilt geven tot je volledige netwerk. Het is veel veiliger en makkelijker om Dropbox of een ander systeem in te stellen en je bestanden te delen met je klanten.

Als je per se een VPN wilt gebruiken, zou je een VPN met SSL (Secure Sockets Layer) kunnen overwegen. Dat is een minder gangbare vorm van de standaard, waarbij je systeembeheerder toegang kan beperken tot bepaalde servers of bestanden op je particuliere netwerk.

VPN

  • In een vroeg stadium overleggen met de IT-afdeling om te garanderen dat je server kan worden geconfigureerd als een VPN met SSL.
  • Een VPN-account met SSL voor je klant laten maken door de IT-afdeling, met alleen toegang tot de benodigde servers en bestanden.
  • De aanmeldgegevens voor het VPN-account doorgeven aan de klant.
  • Klanten kunnen zich in elke browser aanmelden bij je VPN met SSL.
  • Alle toegestane resources, waaronder bestandsservers, gedeelde mappen en bestanden, worden weergegeven in de webinterface.

Dropbox

  • Met de rechtermuisknop op het bestand in je Dropbox-map klikken.
  • De menuoptie Dropbox-link delen selecteren om een deelbare link te genereren.
  • De link naar de klant verzenden. De klant kan het bestand bekijken of downloaden met elke internetbrowser.

Met deelbare links in Dropbox bepaal je precies welke bestanden je klanten kunnen zien. Ze zijn toegankelijk via een eenvoudige muisklik, zodat niemand nog ingewikkelde VPN-software hoeft te gebruiken. Het is ook mogelijk om wachtwoorden en vervaldatums in te stellen voor bestanden als je Dropbox Pro of Dropbox Business gebruikt. En je kunt op elk gewenst moment de toegang tot een document intrekken door de link uit te schakelen.


Hoe deel ik grote bestanden?

Grote bestanden kunnen een probleem opleveren voor een VPN. Iedere keer als je het opslaat, wordt het volledige bestand via de VPN-verbinding verzonden naar de bestandsserver van het particuliere netwerk. Dat kan bij grote bestanden vertraging opleveren.

Je kunt het bestand van het netwerkstation verplaatsen naar een lokale harde schijf, het daar bewerken en het vervolgens weer terug verplaatsen naar het netwerkstation als je klaar bent. Dat komt neer op dezelfde omslachtige workflow met downloaden en uploaden als bij FTP, zodat het moeilijk wordt bestanden te blijven synchroniseren met de rest van je team.

VPN

  • Er zijn geen beperkingen aan de grootte van bestanden die je via een VPN kunt verplaatsen.
  • Het werken met grote bestanden kan lastig zijn doordat een VPN afhankelijk is van een internetverbinding.
  • Grote bestanden moeten helemaal opnieuw worden verzonden zodra er iets aan wordt veranderd.

Dropbox

Achter de schermen worden alle bewerkingen vastgelegd door het ingebouwde versiebeheersysteem van Dropbox. Je kunt de volledige geschiedenis van een document met een paar muisklikken opvragen. Informatie kan dus niet meer per ongeluk worden verwijderd.


Hoe beheer ik oude versies van een bestand?

Op een bestandsserver staat slechts één exemplaar van elk bestand. De server heeft geen idee van de geschiedenis van het bestand, waardoor gegevens makkelijk verloren kunnen gaan. Als een gebruiker bijvoorbeeld informatie verwijdert en het document vervolgens opnieuw uploadt naar de server, is die eerdere versie definitief verloren.

VPN

  • Versiebeheer wordt niet ondersteund door een VPN.
  • Een veelgebruikte oplossing is het bestand kopiëren en een versienummer aan de bestandsnaam toevoegen.

Dropbox

  • Met de rechtermuisknop op het bestand in je Dropbox-map klikken.
  • De menuoptie Vorige versies weergeven selecteren om de geschiedenis van het bestand te bekijken.
  • De gewenste versie selecteren en op Herstellen klikken.

Wanneer je bestanden in Dropbox staan, wordt elke opgeslagen versie bijgehouden. Als je bedenkt dat je een tijdje geleden belangrijke gegevens hebt verwijderd, kun je die gegevens met een paar muisklikken terughalen. Net als bij het delen van bestanden werkt dit helemaal automatisch. Je hoeft pas aan versiebeheer te denken als je een oud exemplaar van een bestand wilt bekijken.


Hoe open ik bestanden op mijn mobiele apparaten?

De meeste mobiele VPN-clients zijn alleen gericht op het tot stand brengen van een versleutelde verbinding. Dit is handig voor veilig internetgebruik, e-mail en bellen via internet (VoIP), maar het is niet genoeg voor het delen van bestanden. Er is meestal een andere app nodig om een netwerkstation te definiëren en toegang te geven tot de gedeelde bestanden van je bedrijf. Voor sommige apps is zelfs speciale configuratie door je IT-afdeling nodig.

VPN

  • Gebruik de geïntegreerde VPN-ondersteuning of installeer een VPN-app op je mobiele apparaat.
  • Maak verbinding met het VPN door het adres van de server, je gebruikersnaam en je wachtwoord in te voeren.
  • Definieer een netwerkstation met een externe toepassing en open het bestand zoals je gewend bent op een pc.
  • Er is een stabiele internetverbinding nodig om documenten te kunnen bewerken.

Dropbox

  • De mobiele app van Dropbox downloaden.
  • Je aanmelden bij je account en voorbeelden van documenten bekijken in de mobiele app van Dropbox.
  • Als je mobiele apps zoals Microsoft Office gebruikt die aan Dropbox zijn gekoppeld, worden alle veranderingen die je aanbrengt gesynchroniseerd met alle apparaten.

Met de mobiele Dropbox-app hoef je je geen zorgen meer te maken over het tot stand brengen van een VPN-verbinding. De eerste keer dat je de app gebruikt, meld je je aan bij Dropbox. Daarna beschik je op je mobiele apparaat over een compleet bestandssysteem. Je kunt bestanden zoeken, ze bewerken met externe apps en deelbare links maken, net zoals in een gedeelde map op je pc.

Mobiele VPN-software is ook bijzonder vatbaar voor verbroken verbindingen (bijvoorbeeld als je door een tunnel rijdt). Afhankelijk van de VPN-software en de toepassing waarin je werkt, kan het hierdoor onmogelijk worden om zonder een stabiele verbinding bestanden te bewerken. Dit is geen probleem in Dropbox, omdat je bestanden kunt downloaden en ze offline kunt bewerken.