Producent kawy premium używa Dropbox Business do synchronizowania swoich zespołów i kawiarni w całej Australii oraz do usprawniania komunikacji z producentami kawy na świecie.

Campos Coffee, producent kawy

Campos Coffee – najważniejsze rezultaty

Bardziej klarowna komunikacja między pracownikami

Łatwa dystrybucja dużych plików i filmów

Większa kontrola nad dostępem do plików i łatwe usuwanie użytkowników

WYZWANIE

Udostępnianie plików między kontynentami

Chcąc oferować w Australii najlepszą na świecie kawę z ekologicznych upraw, firma Campos Coffee sprowadza ziarna z tak różnych miejsc jak Kenia i Salwador, posiada palarnie i biura w Nowej Południowej Walii, Queensland i Wiktorii oraz rozwija współpracę z niezależnymi właścicielami kawiarni w całym kraju. Łączność z pracownikami i partnerami we wszystkich tych miejscach to nieodzowny czynnik sukcesu firmy, który jednak nie zawsze był łatwy w realizacji. Początkowo w Campos założono intranet w celu udostępniania plików wśród członków zespołu, ale jak mówi prezes Will Young, „było on bardzo toporny i zupełnie nieintuicyjny”. E-maile sprawdzały się w przypadku niektórych plików, ale prowadziły do zamieszania związanego z ich wersjami i nie nadawały się do przesyłania dużych plików, które firma musiała często udostępniać. Po rozważeniu sytuacji w Campos postanowiono wypróbować Dropbox Business. Jak mówi specjalistka ds. komunikacji wewnętrznej i asystentka zarządu Rose Cole, „w ciągu tygodnia–dwóch od rejestracji udostępniliśmy Dropbox Business wszystkim pracownikom. Przebiegło to bardzo płynnie. Część naszych pracowników już miała zainstalowany Dropbox i ogólnie wszyscy wiedzieli, jak się po nim poruszać i rozpocząć pracę”.

ROZWIĄZANIE

Łączność na drodze od hodowców do baristów

Dzięki Dropbox Business firma Campos zapewniła klarowną komunikację, wprowadziła jedno wzorcowe źródło danych i wyeliminowała problemy z wersjami plików. Zniknęły dotychczasowe ograniczenia udostępniania – pracownicy firmy mogą współpracować nad recepturami i technikami z baristami z całego kraju, gromadzić obszerne zdjęcia od członków zespołu i partnerów rozsianych od Panamy do Papui Nowej Gwinei, a nawet odbierać od hodowców z Kolumbii filmy przedstawiające stan upraw. Jak dodaje Young, „ponieważ Dropbox Business umożliwił nam tak łatwe udostępnianie plików, nie musieliśmy rozwijać działu IT w tak szybkim tempie, jak przypuszczaliśmy. Bardzo przyczyniło się to do wzrostu ogólnej efektywności firmy”. Oprócz uproszczenia komunikacji i współpracy Dropbox Business umożliwił firmie Campos łatwe tworzenie kopii zapasowych plików i dbanie o ich bezpieczeństwo. Zespoły nie muszą się martwić, że pliki zaginą podczas transmisji, a większość pracowników w ogóle przestała korzystać z serwera. Gdy jakiś pracownik odchodzi z firmy, można mu łatwo zablokować dostęp do plików. „Jeśli pracownik przechodzi do innego działu w obrębie naszej sieci lub postanawia odejść z firmy, Dropbox Business pozwala nam po prostu zawiesić lub zamknąć jego konto, co daje nam natychmiastowy spokój ducha” – wyjaśnia Young.

WYNIKI

Lepszy wgląd, szybsza działalność

Dzięki wdrożeniu Dropbox Business Campos może prowadzić globalną działalność w szybszym tempie. Ponieważ pliki w Dropbox są zawsze aktualne, produkcję i sytuację w sklepach można monitorować przy użyciu kilku kliknięć. Jak mówi Young, „Co rano, gdy się obudzę, wchodzę na Dropbox Business i widzę wszystko, co się wydarzyło w ciągu ostatnich dwudziestu godzin. Mam tam wszystkie dane – dokładne i czytelne”. Poprawa wglądu w dane i ogólnej efektywności pozwala także firmie Campos szybciej rozwiązywać problemy, co przekłada się na płynniejsze funkcjonowanie całej firmy. „Kiedyś musieliśmy czekać, aż cotygodniowe raporty dotrą do nas e-mailem” – dodaje Young. „Dzięki Dropbox Business aktualizacje otrzymujemy codziennie i możemy znacznie szybciej sprawdzać wyniki sklepów czy rozwiązywać problemy. Bardzo ułatwia to nam efektywniejsze zarządzanie całą firmą”.

Najlepsze dla Twojej firmy rozwiązanie z zakresu udostępniania i przechowywania

lub kup teraz