Klienci / Asana

Dropbox Business daje Asanie prosty sposób na zwiększenie produktywności i bycie na bieżąco

Asana to internetowa, współdzielona lista zadań, która pomaga firmom w organizacji i byciu na bieżąco. Podstawowe zastosowanie ogranicza konieczność spotkań i e-maili o stanie, umożliwiając zespołom wydajniejszą pracę, aby osiągnąć cel. Siedziba główna Asany mieści się w San Francisco; firma zatrudnia obecnie ponad 35 innowacyjnych pomysłodawców.

Koncentracja

Asana przykłada wielką wagę do wydajności i dlatego dba o maksymalną efektywność stosowanych przepływów pracy. W duchu upraszczania wszystkiego – w tym zasobów komputerowych – założyciele Asany wcześnie postanowili zrezygnować z dużych inwestycji w serwery lub infrastrukturę IT. Zamiast tego zdecydowali się na strategię udostępniania i przechowywania plików charakteryzującą się niższymi kosztami stałymi. Z reguły to podejście się sprawdzało, przede wszystkim dlatego, że firma mogła polegać na własnym oprogramowaniu do organizowania i monitorowania projektów. Jednak kiedy zaczęło krążyć więcej arkuszy, projektów marketingowych i dokumentów, przechowywanie plików stało się problematyczne. Pracownicy zaczęli korzystać z urządzeń USB i osobistych kont Dropbox, aby trzymać na nich pliki, ale często trudno było je przez to zlokalizować. Szef operacji biznesowych Kenny Van Zant mówi: „Pliki były wszędzie. To był koszmar”. Przejście na Dropbox Business w końcu dało Asanie centralne miejsce do przechowywania plików, ułatwiając szybki dostęp do nich oraz współpracę. Van Zant wspomina: „Skonfigurowaliśmy Dropbox, przeszkoliliśmy wszystkich w jednym e-mailu, przenieśliśmy największe foldery udostępnione i całość po prostu zaczęła działać”.

„Każdego dnia ktoś może odejść od biurka i podejść w pokoju konferencyjnym do nieswojego laptopa. Dropbox pozwala nam to zrobić, bez konieczności martwienia się o to, jak dostaniemy się do swoich plików.”

Większa skuteczność

Dropbox Business jest teraz integralną częścią przepływu pracy w Asanie. Stanowi pierwszy etap procesu wdrażania nowych pracowników, a oprócz umożliwiania standardowego dostępu do plików Dropbox służy pracownikom jako miejsce, w którym mogą znaleźć najważniejsze prezentacje, prognozy firmowe, a nawet dane finansowe Asany. „Dropbox pomaga nam wspierać kulturę całkowitej przejrzystości” – mówi Van Zant. Dropbox Business pomaga także utrzymać mobilność stanowisk pracy, dając pracownikom dostęp do plików z dowolnego komputera. Van Zant wyjaśnia: „Laptopy krążą po całym biurze. Każdego dnia ktoś może przejść od biurka do nieswojego laptopa w sali konferencyjnej. Dropbox pozwala nam na to bez konieczności martwienia się, jak dostaniemy się do swoich plików”. Nawet pracując w domu, pracownicy mają szybkie i wygodne połączenie z Asaną przez Dropbox. Sam Van Zant ma w domu dwa komputery zsynchronizowane ze swoim kontem Dropbox Asany. Potwierdza on: „Dostęp do swoich zasobów niezależnie od tego, gdzie się jest – bez przywiązania do jednego komputera lub biurka – jest naprawdę niesamowity”. Oprócz korzystania z usługi Dropbox do przechowywania i udostępniania plików wewnątrz firmy, Asana używa jej do współpracy z podmiotami zewnętrznymi. Zapisując w Dropbox materiały takie jak dokumenty prawne i prezentacje, pracownicy Asany oraz zewnętrzni partnerzy prawni i finansowi mogą wymieniać informacje bez konieczności przesyłania e-maili – co Van Zant bardzo docenia. „Wierzę, że e-mail to miejsce, gdzie umierają pliki” – żartuje. Wraz z próbą utrzymania prostoty wewnętrznych procesów, chęć unikania e-mail oznacza, że pracownicy do współpracy używają tylko oprogramowania Asany i usługi Dropbox. „W ten sposób mamy pewność, że wszyscy pracują na najnowszych informacjach i nie marnujemy czasu ani energii” – wyjaśnia Van Zant. „Jest to naprawdę ważne dla skuteczności naszej firmy”.

Wolność finansowa i kulturowa

Jednym z największych osiągnięć Asany wynikających z przejścia na Dropbox Business był postęp w możliwościach technologicznych – bez potrzeby posiadania dodatkowych zasobów technicznych. Van Zant potwierdza, że Dropbox pomógł Asanie zachować mniejszy zespół. „Od kosztów infrastruktury po pensje za cały etat, nasze oszczędności na pewno idą w setki tysięcy dolarów. Opłacalność tej inwestycji jest niesamowita”. Zamiast tego Asana może się skupić na zwiększaniu liczby pracowników w kluczowych obszarach, które stymulują rozwój działalności. Van Zant uważa, że zwiększając produktywność poszczególnych pracowników, Dropbox pomógł Asanie osiągać cele z mniejszym zespołem. Dodaje: „Ostateczne korzyści objawiają się w zyskowności i wydajności na pracownika. A dla nas są to kluczowe parametry”. Posiadanie mniejszej liczby pracowników pozwoliło także Asanie zachować kulturę ukształtowaną w chwili uruchamiania firmy. Van Zant mówi, że Dropbox Business pozwolił Asanie urosnąć w odpowiednim czasie, bez nadmiarowej technologii i zasobów spowalniających postęp. Dodaje: „To nieuchwytna zaleta, ale naprawdę się z niej cieszymy”.