Klienci / CEL Electric

CEL Electric – sylwetka klienta

Firma z branży elektrycznej przy użyciu Dropbox Business umożliwia łączność między centralą i inspektorami terenowymi pracującymi w najbardziej oddalonych rejonach Kanady.

WYZWANIE

Wstrząs dla systemu

Gospodarka kanadyjskiej prowincji Saskatchewan opiera się na górnictwie, produkcji przemysłowej i rolnictwie, a takie firmy elektryczne jak CEL Electric zapewniają zasilanie najważniejszych zakładów produkcyjnych. Od swojego powstania w 1979 r. CEL stale się rozwijała, otwierając sześć oddziałów na terenie Kanady. Jednak wraz z rozwojem firmy istniejące narzędzia coraz bardziej ograniczały pracowników, jeśli chodzi o wymianę informacji między sobą i z klientami. Na przykład w przypadku wysyłania właścicielom obiektów rysunków pocztą e-mail trzeba było dzielić duże pliki PDF na kawałki, ponieważ istniały limity wielkości załączników. „Procedury były uciążliwe i zdarzało się, że dane gdzieś przepadały” – mówi Mark Karr, kierownik projektu. Co gorsza, wielu pracowników musiało wysyłać płyty CD, pendrive'y, stosy wydruków z rysunkami i umowy kurierem – co oczywiście było powolne i kosztowne. Czara goryczy przelała się w 2014 r., gdy w serwer CEL w Saskatoon uderzył piorun, kasując efekty sześciomiesięcznej pracy – mówi Shaun Unger, wiceprezes ds. korporacyjnych. „To był jasny sygnał, że czas na zmiany” – dodaje. W CEL postanowiono wdrożyć chmurę i wybrać usługę Dropbox Business ze względu na możliwość łatwego udostępniania plików partnerom zewnętrznym. Wybór był oczywisty, ponieważ wielu pracowników CEL miało już osobiste konta Dropbox. „Wdrożenie było znacznie łatwiejsze, ponieważ nasi pracownicy dobrze już znali to rozwiązanie” – mówi Unger. „Dropbox okazał się zdecydowanie najbardziej efektywnym sposobem realizacji projektów”.

„Gdy wyjeżdżam na plac budowy, tracę cały dzień. Muszę tam polecieć, dojechać samochodem z lotniska, odbyć kilka spotkań i wrócić do firmy. Sporo to nas kosztuje. Dzięki Dropbox Business mogę bez opuszczania centrali zapewnić niezbędne wsparcie inspektorom w terenie i nie muszę nigdzie wyjeżdżać”.

Mark Karr, kierownik projektu, CEL Electric

ROZWIĄZANIE

Moc lepszej współpracy

Dropbox Business przekształcił cały proces zarządzania projektami w CEL – od pierwotnej oferty przez fazę projektową po budowę generatorów, stacji uzdatniania wody i silosów zbożowych, by wymienić tylko kilka projektów. Aby umożliwić jak najbardziej uporządkowaną realizację tego złożonego procesu, CEL do każdego projektu zakłada podfoldery służące do porządkowania najważniejszych materiałów, takich jak rysunki, zlecenia zmian, wyceny i pozwolenia. „Teraz każdy wie, gdzie znajdują się wszystkie materiały” – mówi Karr. „Nie muszę już nosić pendrive'ów przy kluczach”. Zespoły inżynieryjny i projektowy mogą współpracować nad ogromnymi projektami w AutoCAD, a pracownicy mają dostęp do najnowszych wersji plików w Dropbox, co skraca czas realizacji projektów. Jeśli zmieni się zakres prac, inspektorzy w terenie mogą pobrać potrzebne pliki na telefon, co znacznie ułatwia bieżącą współpracę z biurami CEL. Oferowana przez Dropbox funkcja przesyłania z aparatu sprawia, że centrali firmy można niemal natychmiast udostępniać zdjęcia nowych instalacji lub źródeł zasilania z placów budów. „Gdy tylko inspektor zrobi zdjęcie, od razu widzę, o czym mówi” – podkreśla Karr. Nawet podczas pracy w oddalonych miejscach pracownicy wciąż mają dostęp do potrzebnych plików, ponieważ Dropbox Business działa również przy małej przepustowości. „Zmiany w plikach otrzymywaliśmy nawet w warunkach niestabilnego połączenia w rejonie Zatoki Hudsona” – mówi Karr. Pracownicy CEL nie marnują już czasu na edycję nieaktualnych projektów, ponieważ dzięki plakietce Dropbox widzą, kto jeszcze pracuje nad plikiem. Również informatycy mogą teraz spać spokojniej, ponieważ wiedzą, że poufne firmowe dane są naprawdę bezpieczne. Gdy jakiś pracownik odchodzi z firmy, funkcja przeniesienia z konta pozwala administratorom przenieść jego pliki na konto innego pracownika. Natomiast daty ważności łączy blokują dostęp do ofert i koncepcji projektowych po upływie określonego terminu.

„Wdrożenie było znacznie łatwiejsze, ponieważ nasi pracownicy dobrze już znali to rozwiązanie. Dropbox okazał się zdecydowanie najbardziej efektywnym sposobem realizacji projektów”.

Shaun Unger, wiceprezes ds. korporacyjnych, CEL Electric

WYNIKI

Klikanie łączy zamiast latania samolotem

Dropbox Business sprawdził się w CEL jako niezawodne rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych, co było szczególnie ważne po incydencie z uderzeniem pioruna. Ale według CEL usługa ma też wiele innych zalet. Przydała się na przykład funkcja nieograniczonego odzyskiwania wersji, dzięki któremu jeden z pracowników mógł odzyskać przypadkowo usunięte rysunki i arkusze kalkulacyjne o wartości 5000 USD. Jednak największą korzyścią okazał się wzrost efektywności i produktywności. „Dzięki Dropbox Business mogę bez opuszczania centrali zapewnić niezbędne wsparcie inspektorom w terenie i nie muszę nigdzie wyjeżdżać” – mówi Karr. „Gdy wyjeżdżam na plac budowy, muszę tam polecieć, dojechać samochodem z lotniska, odbyć kilka spotkań i wrócić do firmy. Sporo to nas kosztuje”. W terenie dzięki Dropbox Business wszyscy mają dostęp do aktualnych danych. „Wszystko jest scentralizowane, niezależnie od tego, gdzie działa nasz zespół” – mówi Unger. „Bez wątpienia wydajność wszystkich pracowników wzrosła”.