Klienci / Chapman University

Uniwersytet Chapman – sylwetka klienta

Dział informatyczny Uniwersytetu wdraża Dropbox Education, aby ułatwić kadrze współpracę w bezpieczniejszy sposób, co pociąga za sobą zwiększoną wydajność i oszczędności.

WYZWANIE

Zgodnie z postępowymi tradycjami

Uniwersytet Chapman został założony 4 marca 1861 r. – w tym samym dniu, w którym prezydent Abraham Lincoln został zaprzysiężony na pierwszą kadencję. Nie był to przypadek: kilka godzin po przemowie Lincolna ta uczelnia, mieszcząca się w pobliżu Los Angeles, otworzyła swe podwoje dla wszystkich, niezależnie od płci i koloru skóry – co w tamtych czasach było posunięciem dość radykalnym. Po ponad 150 latach Uniwersytet Chapman kontynuuje to postępowe podejście w wielu dziedzinach. „Przesuwanie granic mamy w genach – dotyczy to również sposobu, w jaki podchodzimy do nowych rozwiązań technicznych”, mówi Armando Diaz, specjalista ds. służb technicznych. Dlatego członkowie kadry wiedzieli, że są lepsze metody współpracy w dziedzinie badań i zajęć, niż wymiana płyt CD i pamięci USB. „Trzeba je było wysyłać pocztą uniwersytecką albo chodzić z nimi do czyjegoś gabinetu”, mówi Diaz. „Ten czas można było lepiej wykorzystać”. Wiele osób zaczęło korzystać z kont osobistych Dropbox, aby szybko udostępniać dokumenty – co nie uszło uwagi działu informatycznego. „Ponieważ tak wielu członków kadry już korzystało z Dropbox, wiedzieliśmy, że Dropbox Education pomoże nam odpowiednio zabezpieczyć ten obszar”, mówi Helen Norris, dyrektor działu informatyki. „Ze wszystkich rozwiązań, które rozważaliśmy, to było najbardziej elastyczne i łatwe do wykorzystania”.

„Ponieważ tak wielu członków kadry już korzystało z Dropbox, wiedzieliśmy, że Dropbox Education pomoże nam odpowiednio zabezpieczyć ten obszar. Ze wszystkich rozwiązań, które rozważaliśmy, to było najbardziej elastyczne i łatwe do wykorzystania”.

Helen Norris, dyrektor działu informatyki, Uniwersytet Chapman

ROZWIĄZANIE

Bezpieczniejsza współpraca

Uniwersytet Chapman wdrożył Dropbox Education, konfigurując portal WWW, na którym użytkownicy mogli sami się zarejestrować. „Chcieliśmy zmierzyć faktyczny poziom współczynnika wdrożenia, zamiast zmuszać użytkowników do rejestracji”, mówi Paul Kang, zastępca dyrektora ds. infrastruktury. Zaledwie tydzień po uruchomieniu portalu zespół liczył już ponad 300 użytkowników, co odpowiadało niemal jednej trzeciej całej kadry Uniwersytetu. Kang podaje, że współczynnik wdrożenia poprzedniego rozwiązania wynosił po czterech latach zaledwie 20%. „W przypadku Dropbox Education osiągnęliśmy wyższy współczynnik w ciągu siedmiu dni”, twierdzi. „Ale ludzie nie tylko się rejestrowali – zostawali aktywnymi użytkownikami. To był wielki sukces”.

Aby zachęcić do współpracy w ramach badań, wykładowcy nagrywają teraz swoje wykłady i udostępniają je w folderach udostępnionych w Dropbox. Cała kadra może z nich korzystać, będąc na kampusie czy też po drugiej stronie globu. Każdego dnia sam wydział farmacji przesyła do Dropbox osiem godzin wykładów z pięciu przedmiotów. Jeden profesor na wydziale wykorzystuje folder udostępniony jako miejsce współpracy z partnerami badawczymi w Brazylii, Egipcie i RPA. „Mogę przeglądać sprawozdania laboratoryjne, publikacje i wnioski o granty”, mówi dr Ayman Noreddin, profesor farmacji i prodziekan ds. kwestii naukowych. „Wszystko, co jest związane z moimi badaniami znajduje się w Dropbox, ponieważ tutaj pliki tak łatwo znaleźć i udostępnić”.

Kadra akademicka docenia również fakt, że Dropbox pozwala im bezpiecznie pracować na dowolnym urządzeniu w zróżnicowanym środowisku Uniwersytetu. „Czy to komputery PC, Mac, urządzenia iOS lub Android – dane dostępne są wszędzie”, mówi Kang. „To jedna z mocnych stron Dropbox”. W miarę, jak rozwiązanie jest wdrażane przez cały Uniwersytet, konsola administratora pozwala działowi informatyki śledzić nowe konta użytkowników i podłączone urządzenia. „Ten panel jest fantastyczny – możemy zauważyć każdy przypadek użycia wykraczający poza normę”, mówi Kang. „A szyfrowanie i standardy zgodności Dropbox sprawiają, że nie obawiamy się umieszczać naszych ważnych plików na tej platformie”.

„Nasz współczynnik wdrożenia poprzedniego rozwiązania wynosił po czterech latach 20%. „W przypadku Dropbox Education osiągnęliśmy wyższy współczynnik w ciągu siedmiu dni”.

Paul Kang, zastępca dyrektora ds. infrastruktury, Uniwersytet Chapman

WYNIKI

Zwiększone oszczędności i wydajność

Dropbox Education ułatwił pracę na uczelni zarówno działowi informatycznemu Uniwersytetu Chapman, jak i kadrze akademickiej oraz naukowej. „Zarządzałem przedtem serwerami e-mailowymi – wymagały one dużych nakładów czasowych i finansowych”, mówi Kang. „Dzięki Dropbox Education ludzie dużo rzadziej korzystają z e-maili. To dla nas duże oszczędności oraz mniejsze problemy”. Przedstawiciele Uniwersytetu mówią, że łatwość użytkowania tego rozwiązania sprawia, że otrzymują mniej próśb o pomoc techniczną od użytkowników. „Tak naprawdę Dropbox nie wymaga żadnych szkoleń”, mówi Ramiro Landeros, menedżer sieci WWW. „Ludzie sami do wszystkiego dochodzą, co oszędza nam dużo czasu i zasobów”. Dla naukowców z Chapman Dropbox Education oznacza jeszcze jedną korzyść: sprawia, że ich grono współpracowników rośnie. „Dzięki niemu moja praca jest dużo bardziej zorganizowana”, mówi Noreddin. Jestem bardziej skoncentrowany i produktywny – u moich kolegów też widać różnicę. Łatwiej dzielimy się ideami, co bardzo pozytywnie wpływa na nasze badania.”