Klienci / Cleveland Community College

Cleveland Community College – sylwetka klienta

Dropbox Education wspiera uczelnię North Carolina College, umożliwiając jej pracownikom skupienie się na nauczaniu dzięki możliwości pracy z wieloma urządzeniami i oszczędzając czas poświęcony na zadania informatyczne i administracyjne.

WYZWANIE

Szukając lepszego sposobu na udostępnianie i korzystanie z plików

Chcąc skutecznie przygotować na wyzwania przyszłości wszystkich swoich studentów – których grono obejmuje ponad 13 000 słuchaczy studiów magisterskich i kursów kształcenia ustawicznego – Cleveland Community College od swojego powstania stosuje najnowsze technologie. Uczelnia z siedzibą w Shelby otrzymała niedawno największą dotację federalną na projekt o charakterze technicznym, jaką kiedykolwiek przyznano tego rodzaju szkole wyższej w Karolinie Północnej. Większość tutejszych wykładowców i pracowników administracji używa różnych urządzeń, w tym iPadów i tabletów Surface, aby zapewnić prowadzenie zajęć we wszystkich miejscach, w których oferowane są kursy.

Jednak korzystanie z różnych urządzeń i platform zazwyczaj utrudniało korzystanie z plików i ich udostępnianie. Co więcej, starszy system uczelnianych serwerów wymagał ręcznego tworzenia kopii zapasowych plików, co często prowadziło do przypadkowego usuwania danych i przysparzało pracy działowi IT. Wielu pracowników już radziło sobie z tymi problemami przy użyciu osobistych kont Dropbox. W tej sytuacji władze szkoły zaczęły zastanawiać się nad wdrożeniem rozwiązania do synchronizacji i udostępniania plików klasy korporacyjnej, które przyjęłoby się na całym kampusie.

Po rozważeniu kilku propozycji wybrano Dropbox Education. „Określiliśmy dość ostre wymagania dotyczące funkcji. Obejmowały one na przykład możliwość współpracy, udostępniania, otwierania z różnych lokalizacji itp”. – mówi Athena Smith, uczelniany koordynator ds. rozwoju dydaktycznego. „W naszej ocenie inne proponowane rozwiązania pozostawały daleko w tyle”.

„Z punktu widzenia działu IT, gdy ktoś utraci plik, musimy włączyć się w proces jego przywracania do pierwotnej wersji. Musimy również utrzymywać serwer przeznaczony wyłącznie do tworzenia kopii zapasowych. Gdy przeniesiemy wszystko do Dropbox, ta konieczność zniknie. Będzie to dla nas ogromna oszczędność czasu”.

Howard Roberts, szef działu IT, Cleveland Community College

ROZWIĄZANIE

Ułatwiając nauczanie na kampusie i poza nim

Dzięki Dropbox Education uczelnia może lepiej służyć studentom. Obecnie wykładowcy udający się do szkół i innych miejsc prowadzenia zajęć poza kampusem mogą zabierać swoje preferowane urządzenia i mieć natychmiastowy dostęp do potrzebnych materiałów. „Wykładowca nie musi się już martwić o to, na którym urządzeniu znajduje się jego plik – mówi Smith, ponieważ może go znaleźć na wszystkich swoich urządzeniach. Może go otworzyć w dowolnym miejscu – na kampusie, poza kampusem, na plaży, gdziekolwiek jest”.

Wykładowcy ograniczają korzystanie z materiałów drukowanych dzięki udostępnianiu folderów studentom, co znacznie ułatwia również zadawanie i zbieranie prac. Natomiast plakietka Dropbox ułatwia współdziałanie pracownikom administracyjnym wykonującym np. zadania planistyczne. Plakietka umożliwia udostępnianie plików i aktualizowanie ich do najnowszej wersji, gdy ktoś inny wprowadzi w nich zmiany – a wszystko to w środowisku Microsoft Office. „W szkolnictwie wyższym różne zespoły zawsze nad czymś pracują” – mówi dr Shannon Kennedy, wiceprezes ds. kształcenia i rozwoju studentów. „Dlatego ta funkcja bardzo się przydaje, gdy większa liczba osób pracuje na tym samym dokumencie”.

Według Howarda Robertsa, dyrektora działu IT uczelni, Dropbox Education zapewnia również niezbędne funkcje bezpieczeństwa. Usługa integruje się ze stosowanym na uczelni dostawcą jednokrotnego logowania SecureAuth, dzięki czemu wykładowcy i pracownicy administracji mogą logować się do Dropbox przy użyciu poświadczeń przydzielonych przez uczelnię. „Z perspektywy bezpieczeństwa do danego dokumentu nie może uzyskać dostępu nikt poza uprawniono osobą”. – mówi Roberts.

„Wykładowca nie musi się martwić o to, na którym urządzeniu znajduje się jego plik, ponieważ może go znaleźć na wszystkich swoich urządzeniach. Może go otworzyć w dowolnym miejscu – na kampusie, poza kampusem, na plaży, gdziekolwiek jest”.

Athena Smith, koordynatorka ds. rozwoju dydaktycznego, Cleveland Community College

WYNIKI

Oszczędność czasu informatyków i wykładowców

Według przedstawicieli uczelni Dropbox Education ograniczy czas poświęcany przez informatyków na rozwiązywanie problemów dotyczących udostępniania plików i tworzenia kopii zapasowych. Już wkrótce wykładowcy i pracownicy administracji będą wykonywać kopię zapasową wszystkich plików w Dropbox Education, a nie na dotychczasowym serwerze uczelni. Ułatwi to odzyskiwanie plików, gdy ktoś je przypadkowo usunie lub zakończy pracę w szkole. „Będzie to dla nas ogromna oszczędność czasu”. – mówi Roberts.

Efekt? Wykładowcy będą mogli poświęcać więcej czasu na nauczanie, a mniej na czynności administracyjne. „Jeden z naszych wykładowców polecił studentom utworzyć folder i udostępnić go sobie”. – mówi Smith. „Potem mógł chodzić po sali, zaglądać do folderów studentów, sprawdzać, czy są w nich zadania domowe i odhaczać je na swojej liście”.